Przedsiębiorca zatrudniający pracowników może być w określonych przypadkach płatnikiem zasiłków. Z uwagi na ten fakt obciążają go pewne obowiązki pracodawcy jako płatnika zasiłków. O jakich obowiązkach mowa, wyjaśniamy w treści poniżej.
Kiedy pracodawca jest płatnikiem zasiłków?
Liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada każdego roku decyduje o tym, kto jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
ZUS wypłaca zasiłki ubezpieczonym wtedy, gdy ich płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych. Zmiana liczby zatrudnionych po 30 listopada lub w trakcie następnego roku kalendarzowego nie wpływa na ustalenie płatnika zasiłków.
Jakie zasiłki wypłaca płatnik zasiłków?
Płatnicy zasiłków na mocy Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłacają następujące świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa:
- zasiłek chorobowy,
- świadczenie rehabilitacyjne,
- zasiłek wyrównawczy,
- zasiłek macierzyński,
- zasiłek opiekuńczy.
Z ubezpieczenia wypadkowego wypłacany jest:
- zasiłek chorobowy,
- zasiłek wyrównawczy,
- świadczenie rehabilitacyjne.
Obowiązki pracodawcy jako płatnika zasiłków
Przedsiębiorca będący płatnikiem zasiłków ma określone obowiązki. Wśród obowiązków pracodawcy jako płatnika zasiłków należy wymienić:
- wypłatę zasiłków;
- ustalanie prawa do zasiłków;
- ustalanie wysokości zasiłków;
- prawo kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia, za które pracownik otrzymuje zasiłek;
- współpraca z ZUS-em w zakresie kontroli prawidłowości wypłacanych zasiłków.
Wypłata zasiłku
Pracodawca, który zobowiązany jest do wypłaty zasiłków, dokonuje tej wypłaty po ustaleniu prawa do zasiłku i jego wysokości. Obowiązek ten obciąża pracodawcę przez cały czas zatrudnienia pracownika, jeśli w okresie tym pracodawca pozostaje płatnikiem zasiłków. Gdy w trakcie pobierania zasiłku lub świadczenia umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, wówczas obowiązek wypłaty zasiłku lub świadczenia przechodzi na ZUS.
Przykład 1.
Pan Albert jako pracodawca na 30 listopada 2024 roku zatrudniał 20 pracowników. Na 30 listopada 2025 roku zatrudnia już 19 pracowników. Pani Julia w okresie od 25 listopada 2025 roku do 16 stycznia 2026 roku przebywa na zwolnieniu chorobowym. Kto będzie płatnikiem zasiłku w tej sytuacji? W tym wypadku zmniejszenie stanu zatrudnienia ma wpływ na ustalenie płatnika zasiłków. Pan Albert na 30 listopada 2024 roku zatrudniał 20 pracowników, za których opłacał składki na ubezpieczenie chorobowe, w związku z czym będzie płatnikiem zasiłków w 2025 roku. W 2026 roku wypłacanie zasiłków przejmie ZUS. Zatem w tym przypadku pan Albert w 2025 roku będzie płatnikiem zasiłku pani Julii, a od 2026 roku rolę tę przejmie ZUS.
Ustalenie wysokości zasiłków
Obowiązkiem pracodawcy jest ustalanie wysokości zasiłków. W tym celu musi on wyliczyć podstawę wymiaru zasiłku, która stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, albo za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.
Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków
Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi przyjmuje się przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe lub odpowiednio wypadkowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne.
Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości, lub wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, jeżeli otrzymuje on wynagrodzenie zmienne.
Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu, jeżeli przepracował choćby 1 dzień. Przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.
Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika u płatnika składek w okresie ubezpieczenia chorobowego, z którego tytułu przysługuje zasiłek chorobowy. W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na mocy przepisów Kodeksu pracy podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się na podstawie wynagrodzenia uzyskanego u poprzedniego i aktualnego płatnika składek. W pozostałych przypadkach podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie uzyskane wyłącznie u aktualnego płatnika składek.
Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował on mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy oraz przyjmuje się po uzupełnieniu wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy. Jeżeli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, uzupełnione do pełnej wysokości.
W przypadku gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, niektóre składniki wynagrodzenia wypłacane były pracownikowi w formie zaliczki, wówczas do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku oblicza się, uwzględniając te składniki i wyrównuje wysokość zasiłku.
Jeżeli jednak składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki w wysokości wypłaconej za poprzedni miesiąc. W tym przypadku podstawy wymiaru zasiłku nie przelicza się ponownie.
W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest stosowana wtedy, gdy zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w miesiącach poprzedzających.
Ustalenie prawa do zasiłku
Pracodawca będący płatnikiem zasiłku ustala prawo pracownika do zasiłku.
Wypłata zasiłków
Zasiłki wypłaca się osobie, której one przysługują, lub osobie przez nią upoważnionej albo osobie, do której rąk wypłaca się wynagrodzenie lub dochód ubezpieczonego.
Pracodawca powinien sprawdzić, czy pracownik spełnia warunki do otrzymania zasiłku i czy jego niezdolność do pracy została prawidłowo udokumentowana.
Kontrola prawidłowości korzystania ze zwolnienia
Pracodawca ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracownika zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem bądź innym chorym członkiem rodziny.
Pracodawca, który wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży czy też poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy.
Ponadto pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, również ma uprawnienie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny. Uprawnienie to dotyczy także osób zatrudnionych na umowę zlecenie.
- płatnik składek ma wątpliwości co do ustaleń kontroli,
- ubezpieczony nie zgadza się z ustaleniami kontroli dokonanymi przez płatnika składek,
- występuje o to ubezpieczony lub płatnik składek.
Z zastrzeżeniem, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest właściwy do rozstrzygania sporów dotyczących prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, jeżeli za okres tego zwolnienia rozpatrywane jest prawo do wynagrodzenia wypłacanego ze środków pracodawcy na podstawie art. 92 kp, ponieważ w tych sprawach oddział ZUS nie wydaje decyzji.
Ubieganie się o zwrot nienależnego zasiłku
Jeżeli płatnik składek wypłacił zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne, a w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego zostało ustalone, że świadczenie to nie powinno być wypłacone, np. gdy zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, wówczas pracodawca jako płatnik składek powinien wystąpić do oddziału ZUS-u o wydanie decyzji zobowiązującej ubezpieczonego do zwrotu wypłaconego mu nienależnie świadczenia. ZUS wówczas wydaje decyzję, w której zobowiązuje ubezpieczonego do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.
Przykład 1.
Pan Dariusz wypłacił swojej pracownicy jako płatnik zasiłku zasiłek chorobowy. Okazało się, że pracownica wykorzystała zwolnienie L4, aby wyjechać na wakacje. Ustalono to w toku kontroli. Czy pracownica zwróci pracodawcy nienależnie pobrane świadczenie? Pan Dariusz musi wystąpić do ZUS-u o wydanie decyzji zobowiązującej pracownicę do zwrotu świadczenia, którego nie powinna była otrzymać.
Podsumowanie - obowiązki pracodawcy jako płatnika zasiłków
Podsumowując, pracodawca ma dodatkowe obowiązki, będąc płatnikiem zasiłków, i powinien się z nich wywiązywać. Znajomość tych zasad jest bardzo ważna.
