Nadpłata zasiłku chorobowego a przychód ze stosunku pracy w świetle interpretacji organów skarbowych

Rozliczenia przychodów pracowniczych zostały uregulowane w przepisach prawa podatkowego. W praktyce może się zdarzyć, że konieczne będzie wydanie interpretacji przez organy skarbowe. Czy nadpłata zasiłku chorobowego, do której doszło na skutek wyłącznej winy pracodawcy (płatnika), którego pracownicy nie zwrócą, rodzi po ich stronie przychód ze stosunku pracy? Z takim pytaniem zwrócił się do Krajowej Izby Skarbowej (KIS) jeden z przedsiębiorców.

Opis stanu faktycznego we wniosku o wydanie przez KIS interpretacji indywidualnej

18 czerwca 2024 roku do KIS wpłynął wniosek jednego z przedsiębiorców o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. 

We wniosku opisano następujący stan faktyczny. W maju 2024 roku wnioskodawca otrzymał pismo ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w przedmiocie błędnie rozliczonego zasiłku chorobowego w stosunku do jednego z pracowników przedsiębiorcy za okres kwietnia 2021 roku. Wnioskodawca dokonał korekt ZUS RCA i ZUS RSA, ponadto dalsza weryfikacja wewnętrzna u pracodawcy wykazała, że podobny przypadek błędnie rozliczonego zasiłku chorobowego odnosi się do 29 pracowników. 

W rezultacie stwierdzono nadpłatę zasiłku chorobowego u 29 pracowników firmy w okresie od listopada 2020 roku do marca 2021 roku. Nadpłata stanowiła konsekwencję błędnie wyliczonej – z winy pracodawcy – podstawy zasiłku i wysokości zasiłku w przypadku pracowników przebywających w kwarantannie z powodu COVID-19. Polegało to na tym, że pracodawca omyłkowo wprowadzał w systemie kadrowo-płacowym kwarantannę w rozumieniu kwarantanny służb medycznych (art. 4g Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Zgodnie z tą regulacją w okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ubezpieczonemu zatrudnionemu w podmiocie leczniczym, w okresie podlegania obowiązkowej kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych – przysługuje zasiłek chorobowy, którego miesięczny wymiar wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku obliczonej zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. 

Wobec takiego stanu rzeczy wprowadzona kwarantanna została obliczona jako zasiłek chorobowy w wymiarze 100% podstawy wymiaru zasiłku obliczonej na podstawie przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. 

Spowodowało to powstanie nadpłaty zasiłku chorobowego, przy czym zarząd przedsiębiorstwa podjął decyzję o rezygnacji z żądania zwrotu od pracowników nadpłaconego zasiłku.

Stanowisko wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie

W ocenie pracodawcy kierującego wniosek wypłata zawyżonych kwot zasiłku nastąpiła na skutek winy pracodawcy, a konsekwencje błędnego ustalenia wysokości zasiłków ponosi wyłącznie pracodawca jako płatnik. Wnioskodawca uważa zatem, że nie jest obowiązany do zaliczenia do przychodu pracowników kwoty zasiłków, jakie zostaną zwrócone w 2024 roku do ZUS-u z własnych środków płatnika. 

Powyższa kwota nie stanowi dla pracowników przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 11 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PIT) i w konsekwencji przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, jak również przychodu z innych źródeł. 

Wypłacony pracownikom zasiłek w zawyżonej wysokości opodatkowano już w latach 2020 i 2021, w związku z czym pracodawca nie jest zobowiązany do korekty deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 w odniesieniu do tych pracowników za wskazane lata.

Interpretacja KIS dotycząca nadpłaty zasiłku chorobowego w kontekście przychodu ze stosunku pracy

Wątpliwości w przedmiotowej sprawie – przedstawione we wniosku przedsiębiorcy – zostały rozstrzygnięte przez KIS w interpretacji z 3 lipca 2024 roku (0112 – KDIL 2 – 1.4011.497.2024.1.MKA).

Po przypomnieniu podstawowych zasad opodatkowania przychodów pracowniczych KIS odniósł się do art. 61 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej jako ustawa zasiłkowa), zgodnie z którym prawo do zasiłków określonych w ustawie zasiłkowej i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. 

Jak wynika z art. 66 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej, jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek innych okoliczności wskazanych w ustawie, wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 

Decyzja ZUS-u w sprawie zwrotu bezpodstawnie pobranych zasiłków stanowi tytuł wykonawczy w postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 

Z kolei zgodnie z art. 84 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa o SUS) osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.

Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uznaje się: 

• świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części – jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania;
• świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia.

Kluczowe znaczenie w omawianej sprawie ma z pewnością treść zawarta w art. 84 ust. 6 ustawy o SUS.

W interpretacji KIS podkreślił, że wypłata wyższych kwot zasiłku chorobowego wynikła z winy pracodawcy. 

W świetle powołanych unormowań ustawy o SUS skutki błędnego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku ponosi wyłącznie pracodawca (płatnik). Realizując taką wypłatę, wykonał ciążące na nim, a nie na pracowniku zobowiązanie. W powyższym przypadku nie może być zatem mowy o przychodzie podatkowym występującym po stronie pracowników. 

„Końcowo wskazać należy, że w sytuacji, gdy w informacji PIT-11 za 2020 rok i 2021 rok wnioskodawca wykazał faktycznie wypłacone pracownikom w tym okresie przychody (w tym również z tytułu zawyżonej kwoty zasiłku chorobowego) oraz faktycznie pobrane w tym okresie zaliczki na podatek dochodowy, zaś w deklaracji PIT-4R należne zaliczki, to w związku z dokonanym zwrotem nie ciąży na nim obowiązek korygowania wyżej wymienionych informacji i deklaracji za te lata” – podkreślił Dyrektor KIS w uzasadnieniu do interpretacji.

Oznacza to zatem, że przedsiębiorca nie jest obowiązany do zaliczenia do przychodu pracowników kwoty zasiłków, których zawyżona wypłata była skutkiem błędu pracodawcy.

Wypłacony pracownikom zasiłek w zawyżonej wysokości opodatkowano już w latach 2020 i 2021, w związku z czym pracodawca nie jest zobowiązany do korekty dokumentów ubezpieczeniowych i podatkowych.

Nadpłata zasiłku chorobowego a przychód ze stosunku pracy w świetle interpretacji organów skarbowych – podsumowanie

Czy zawyżony zasiłek chorobowy, wypłacony wskutek wyłącznej winy pracodawcy (płatnika), którego pracownicy nie zwrócą, oznacza powstanie po ich stronie przychodu ze stosunku pracy lub przychodu z innych źródeł, od którego należy odprowadzić podatek dochodowy? Z takim pytaniem zwrócił się do organu skarbowego jeden z przedsiębiorców. Odpowiedź udzielona w formie interpretacji indywidualnej potwierdziła słuszność stanowiska pracodawcy przedstawionego we wniosku skierowanym do Krajowej Izby Skarbowej.