Czy obowiązkowy odczyt z kasy fiskalnej ulega przedawnieniu?

Zakończenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma formalnościami, a jedną z kluczowych jest obowiązkowy odczyt z kasy fiskalnej. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, co w sytuacji, gdy obowiązek ten zostanie przeoczony. Czy w takim przypadku można powołać się na instytucję przedawnienia, którą reguluje Ordynacja podatkwa? Wyjaśniamy, jakie przepisy mają zastosowanie.

Obowiązek posiadania kasy rejestrującej a odczyt z kasy fiskalnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Zgodnie z tym przepisem: podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W powyższym przepisie znajduje się ogólna zasada, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników dokonujących sprzedaży na rzecz określonych odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest zatem status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT: podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

• poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (pkt 4 ww. przepisu);
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1 (pkt 9 ww. przepisu).

Dodatkowo warto sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie), w którym w § 6 ust. 1 pkt 7 wskazano, że podatnicy prowadzący ewidencję przy pomocy kasy rejestrującej: przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w Ustawie z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp.

Definicję dokumentu fiskalnego odnajdziemy w § 2 pkt 1 rozporządzenia. Można tam przeczytać, że przez dokument fiskalny rozumie się: dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:

1. w przypadku kas on-line – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,
2. w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

Biorąc pod uwagę przepisy Ordynacji podatkowej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 § 1 tego aktu prawnego: podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Ponadto w art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej wskazano, że: w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia na piśmie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Natomiast na mocy art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej: zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zwróćmy uwagę, że instytucja przedawnienia dotyczy zobowiązania podatkowego, które zostało zdefiniowane w art. 5 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu: zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. 

Czynności podejmowane przez podatnika w przypadku zakończenia używania kasy fiskalnej

Zgodnie z § 32 ust. 1 rozporządzenia: w przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy;
2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
3. w terminie 5 dni od dnia sporządzenia protokołu, o którym mowa w pkt 2, składa go do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wraz z:
1. raportem fiskalnym rozliczeniowym albo łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym oraz
2. wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

W myśl § 32 ust. 1 rozporządzenia: w przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych. Z kolei w § 34 rozporządzenia można przeczytać, że: w przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

W związku z powyższym instytucja przedawnienia regulowana przepisami Ordynacji podatkowej dotyczy nie tylko okoliczności związanych z zapłatą podatku, lecz także okresu, przez jaki należy przechowywać dokumenty fiskalne.

Podkreślenia wymaga fakt, że określona w przepisach Ordynacji podatkowej instytucja przedawnienia nie dotyczy obowiązków o charakterze technicznym, jakim jest konieczność dokonania odczytu pamięci kasy fiskalnej. Ponadto ani przepisy ustawy o VAT, ani też rozporządzenia nie określają terminu przedawnienia, jeśli chodzi o dokonanie odczytu.

Można zatem stwierdzić, że podatnik, który zakończył działalność gospodarczą i nie dokonał odczytu pamięci kasy zgodnie z § 32 rozporządzenia, nie może powoływać się na upływ terminu przedawnienia. To zatem oznacza, że nawet jeżeli upłynęło 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miała miejsce ostatnia sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej, podatnik ma obowiązek dokonać odczytu pamięci.

Podsumowując, przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące przedawnienia odnoszą się do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego po upływie terminu określonego w art. 70 tej ustawy. Nie ma natomiast regulacji, które pozwalałyby stosować te normy do obowiązku dokonania odczytu pamięci kasy fiskalnej po zakończeniu działalności gospodarczej.