Nieobecność pracownika oczekującego na świadczenie rehabilitacyjne to jedno z większych wyzwań dla pracodawców. Jest to okres pełen prawnych niejasności, w którym status zatrudnionego jest zawieszony – formalnie wciąż jest pracownikiem, ale nie świadczy pracy i nie dostarcza zwolnień lekarskich. Dla firmy oznacza to zablokowany etat i ryzyko podjęcia pochopnych, kosztownych decyzji, jak np. zwolnienie naruszające okres ochronny. Zrozumienie przepisów jest kluczowe, by uniknąć sporów sądowych i zapewnić ciągłość działania organizacji.
Podstawy prawne i cel świadczenia rehabilitacyjnego
Świadczenie rehabilitacyjne stanowi fundamentalny element systemu ubezpieczeń społecznych, pełniąc funkcję pomostu między okresem pobierania zasiłku chorobowego a potencjalnym powrotem pracownika do aktywności zawodowej lub, w ostateczności, przyznaniem renty z tytułu niezdolności do pracy. Jego głównym celem jest zapewnienie pracownikowi środków do życia w czasie, gdy kontynuuje on leczenie lub rehabilitację, które rokują odzyskanie zdolności do pracy. Filozofia tego świadczenia opiera się na założeniu, że dodatkowy, ściśle określony czas poświęcony na intensywną terapię jest inwestycją, która pozwoli pracownikowi na powrót na rynek pracy, co jest korzystne zarówno dla niego samego, jak i dla całego systemu ubezpieczeń. Aby ubezpieczony mógł skorzystać z tego wsparcia, musi spełnić kilka ściśle określonych warunków. Przede wszystkim musi on wyczerpać pełen okres zasiłkowy, który standardowo wynosi 182 dni, a w przypadku gruźlicy lub niezdolności do pracy przypadającej w trakcie ciąży – 270 dni. Kluczowym kryterium jest jednak to, że pomimo zakończenia tego okresu, pracownik nadal pozostaje niezdolny do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Jednocześnie, co niezwykle istotne, jego stan zdrowia musi dawać realne perspektywy na powrót do pracy po zakończeniu dalszego leczenia. To właśnie ta pozytywna prognoza odróżnia świadczenie rehabilitacyjne od renty, która jest przyznawana w sytuacji trwałej lub długotrwałej niezdolności do pracy bez rokowań na poprawę.
Procedura ubiegania się o świadczenie została skonstruowana w taki sposób, aby zapewnić ciągłość wsparcia finansowego dla pracownika. Dlatego też wniosek, składany na formularzu ZNp-7, powinien trafić do ZUS-u z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 6 tygodni przed przewidywanym zakończeniem okresu zasiłkowego. Do wniosku należy obligatoryjnie dołączyć komplet dokumentów, które pozwolą lekarzowi orzecznikowi ZUS na kompleksową ocenę stanu zdrowia ubezpieczonego. Z perspektywy pracodawcy kluczowe są 2 z nich. Zaświadczenie o stanie zdrowia (formularz OL-9), wypełniane przez lekarza prowadzącego, jest podstawowym dowodem medycznym. Natomiast wywiad zawodowy z miejsca pracy (formularz OL-10) to dokument, który wypełnia sam pracodawca. W praktyce rzetelne wypełnienie formularza OL-10 jest kluczowe. Pracodawca powinien unikać ogólników. Zamiast pisać „praca biurowa”, warto uszczegółowić: „praca wymagająca stałej koncentracji i obsługi komputera przez 8 godzin dziennie, w pozycji siedzącej, związana z obsługą klienta i presją czasu”. Taki precyzyjny opis daje lekarzowi orzecznikowi realny obraz obciążeń i może wpłynąć na ocenę szans pracownika na powrót do pełnej sprawności na tym konkretnym stanowisku. Ostateczną decyzję o przyznaniu świadczenia podejmuje lekarz orzecznik ZUS, który na podstawie analizy dokumentacji medycznej lub po przeprowadzeniu bezpośredniego badania ocenia, czy dalsza rehabilitacja faktycznie może przynieść oczekiwany skutek w postaci odzyskania zdolności do pracy.
Nieobecność pracownika oczekującego na świadczenie rehabilitacyjne a jego status prawny
Okres pomiędzy wyczerpaniem zasiłku chorobowego a uzyskaniem decyzji w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego jest jednym z najbardziej problematycznych z perspektywy prawa pracy. Pracownik fizycznie nie pojawia się w firmie, ale jego absencja nie jest już potwierdzona zwolnieniem lekarskim. W tym czasie kluczowe znaczenie ma prawidłowe zakwalifikowanie tej nieobecności. Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem doktryny i orzecznictwa jest to nieobecność usprawiedliwiona, ale niepłatna. Usprawiedliwienie wynika z faktu, że pracownik podjął przewidziane prawem działania w celu kontynuacji leczenia i uzyskania świadczenia, które ma mu umożliwić powrót do pracy. Jego nieobecność nie jest więc wyrazem złej woli czy porzucenia pracy, lecz konsekwencją stanu zdrowia i toczącej się procedury administracyjnej. Pracodawca nie ma jednak podstawy prawnej do wypłaty wynagrodzenia za ten czas, ponieważ pracownik nie świadczy pracy, a prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku już wygasło.
Warto również podkreślić, że zarówno w okresie oczekiwania na świadczenie, jak i podczas jego pobierania pracownika obowiązuje kategoryczny zakaz wykonywania pracy zarobkowej. Jakiekolwiek podjęcie działalności zarobkowej lub wykorzystywanie tego czasu w sposób niezgodny z jego celem (leczeniem i rehabilitacją) może stać się podstawą do odmowy przyznania świadczenia lub wstrzymania jego wypłaty. Dotyczy to nie tylko pracy na podstawie umowy o pracę, ale także umów cywilnoprawnych, prowadzenia własnej działalności gospodarczej czy nawet świadczenia drobnych usług.
Ochrona zatrudnienia w kontekście art. 53 Kodeksu pracy
Przepisy kp tworzą system ochrony trwałości stosunku pracy, który w szczególny sposób manifestuje się w przypadku długotrwałej choroby pracownika. Podstawową zasadą, wyrażoną w art. 41 kp, jest zakaz wypowiadania umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, w tym podczas choroby. Jednak ochrona ta nie jest nieograniczona. Po upływie określonych terminów pracodawca odzyskuje prawo do jednostronnego kształtowania stanu zatrudnienia, w tym do rozwiązania umowy. Kluczowym przepisem jest tutaj art. 53 kp, który pozwala na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika.
W kontekście oczekiwania na świadczenie rehabilitacyjne analiza art. 53 § 1 jest absolutnie niezbędna. Długość okresu ochronnego jest uzależniona od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, pracodawca może rozwiązać umowę po upływie 3 miesięcy niezdolności do pracy z powodu choroby. Jednak w przypadku zdecydowanej większości pracowników, zatrudnionych co najmniej 6 miesięcy, okres ochronny jest znacznie dłuższy. Obejmuje on sumę okresu pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego (łącznie 182 lub 270 dni) oraz, co najważniejsze, pierwsze 3 miesiące pobierania świadczenia rehabilitacyjnego. Ten dodatkowy 3-miesięczny bufor bezpieczeństwa ma ogromne znaczenie praktyczne. Oznacza, że nawet jeśli pracownik po półrocznej chorobie nadal nie jest w stanie wrócić do pracy, jego stosunek pracy jest chroniony, o ile rokuje powrót do zdrowia i złożył wniosek o świadczenie.
Pracodawca, który rozważa rozwiązanie umowy, musi zatem postępować z dużą ostrożnością. Przedwczesne zwolnienie pracownika, który oczekuje na decyzję ZUS-u, będzie naruszeniem przepisów prawa pracy i może skutkować roszczeniami pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Pracodawca powinien więc najpierw upewnić się, czy pracownik złożył wniosek o świadczenie rehabilitacyjne. Jeśli tak, musi wstrzymać się z decyzją o zwolnieniu do czasu, aż ZUS wyda decyzję, a w przypadku decyzji pozytywnej – aż upłyną wspomniane 3 miesiące. Dopiero po tym okresie, jeśli pracownik wciąż będzie nieobecny, rozwiązanie umowy w trybie art. 53 kp stanie się możliwe. Warto również pamiętać o uprawnieniu pracownika, z którym rozwiązano umowę na podstawie art. 53 kp. Zgodnie z art. 53 § 5 kp pracodawca powinien w miarę możliwości ponownie zatrudnić pracownika, który w okresie 6 miesięcy od rozwiązania umowy zgłosi swój powrót do pracy niezwłocznie po ustaniu przyczyn tej nieobecności. Sformułowanie „w miarę możliwości” oznacza, że pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku ponownego zatrudnienia, jeśli np. zlikwidował dane stanowisko pracy lub zatrudnił na nie inną osobę na umowę na czas nieokreślony. Jednakże musi on wykazać, że ponowne zatrudnienie nie było obiektywnie możliwe.
Procedura, terminy i ewentualne odwołanie
Sprawne poruszanie się w ramach procedury przyznawania świadczenia rehabilitacyjnego wymaga znajomości kluczowych terminów. Jak już wspomniano, wniosek ZNp-7 należy złożyć co najmniej 6 tygodni przed końcem okresu zasiłkowego. Złożenie go w terminie jest w interesie pracownika, gdyż minimalizuje ryzyko powstania przerwy w otrzymywaniu środków do życia. Po złożeniu kompletnego wniosku ZUS ma 30 dni na jego rozpatrzenie, licząc od daty wyjaśnienia ostatniej niezbędnej okoliczności w sprawie. W praktyce tą okolicznością jest najczęściej wydanie orzeczenia przez lekarza orzecznika. Na badanie pracownik również czeka, a jego nieobecność w tym okresie jest oczywiście usprawiedliwiona.
Sytuacja komplikuje się, gdy orzeczenie lekarza orzecznika jest dla pracownika negatywne, tzn. nie potwierdza istnienia okoliczności uzasadniających przyznanie świadczenia. Pracownikowi przysługuje wówczas prawo do wniesienia sprzeciwu do komisji lekarskiej ZUS w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia. Wniesienie sprzeciwu powoduje, że sprawa jest rozpatrywana ponownie, tym razem przez skład 3 lekarzy. W okresie oczekiwania na rozstrzygnięcie komisji lekarskiej status pracownika nie ulega zmianie – jego nieobecność w pracy wciąż jest usprawiedliwiona i niepłatna. Nie można go uznać za zdolnego do pracy tylko dlatego, że pierwsza instancja orzecznicza wydała negatywną opinię. Pracodawca musi więc nadal czekać na ostateczną decyzję. Jeśli komisja lekarska podtrzyma negatywne orzeczenie, pracownikowi przysługuje jeszcze odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Złożenie takiego odwołania również przedłuża okres usprawiedliwionej nieobecności aż do prawomocnego wyroku sądu. Dla pracodawcy oznacza to dalsze trwanie w stanie paraliżu decyzyjnego. „Zamrożenie” etatu na wiele miesięcy (postępowanie sądowe może trwać) uniemożliwia zatrudnienie nowego pracownika na stałe, zmuszając do kosztownych i nieefektywnych rozwiązań tymczasowych, jak umowy na zastępstwo czy nadgodziny dla reszty zespołu. Jest to jedno z największych praktycznych wyzwań związanych z tą procedurą. Dopiero prawomocna decyzja ZUS-u lub prawomocny wyrok sądu odmawiający prawa do świadczenia rehabilitacyjnego definitywnie kończy okres ochronny i otwiera pracodawcy drogę do ewentualnego rozwiązania umowy o pracę, o ile pracownik nie stawi się w pracy i nie przedstawi zaświadczenia o zdolności do jej wykonywania.
Wykazanie nieobecności w raportach ZUS
Jak już zostało wspomniane, pracownik, który oczekuje na decyzję przyznania świadczenia rehabilitacyjnego, w ewidencji czasu pracy powinien mieć wpisaną nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. W praktyce kadrowej oznacza to konieczność zaraportowania w dokumentacji ZUS przerwy w opłacaniu składek z kodem świadczenia/przerwy wskazującym na nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. Składając raporty imiennie do ZUS-u, pracodawca powinien wykazać pracownika oczekującego na przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego w raporcie ZUS RSA z kodem 151 – okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Dopiero od momentu przyznania świadczenia rehabilitacyjnego pracodawca powinien wykazać pracownika z kodem 321 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego lub 322 – świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego.
Kontrola ZUS-u w 2025 roku a status pracownika
Od 2025 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych zyskuje nowe, rozszerzone uprawnienia kontrolne, które mają na celu skuteczniejszą weryfikację zasadności korzystania ze zwolnień lekarskich i innych świadczeń chorobowych. Zmiany te pozwalają na przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli nie tylko u małych pracodawców, ale również w dużych firmach. Kontrolerzy ZUS-u mogą sprawdzać, czy osoba przebywająca na zwolnieniu lub oczekująca na świadczenie rehabilitacyjne faktycznie wykorzystuje ten czas na leczenie i powrót do zdrowia. Nowe narzędzia, takie jak zaawansowana analiza danych, pozwolą ZUS-owi na typowanie do kontroli osób, u których występuje podwyższone ryzyko nadużyć. Oznacza to, że pracownik, który w okresie oczekiwania na decyzję ZUS-u podejmowałby pracę zarobkową (nawet dorywczą) lub wykonywał czynności mogące utrudnić proces leczenia (np. remont mieszkania, wyjazd na wczasy niezwiązany z poratowaniem zdrowia), naraża się na poważne konsekwencje. Stwierdzenie przez ZUS nieprawidłowości w wykorzystywaniu tego okresu może być podstawą do wydania decyzji odmawiającej przyznania świadczenia rehabilitacyjnego, co z kolei bezpośrednio wpłynie na jego sytuację w zakładzie pracy i może przyspieszyć utratę ochrony zatrudnienia. Dla pracodawców oznacza to, że ewentualna negatywna decyzja ZUS-u, oparta na wynikach kontroli, będzie stanowiła ważną informację w kontekście podejmowania dalszych kroków kadrowych. Co więcej, ZUS w ramach kontroli może zwrócić się do pracodawcy z prośbą o udzielenie informacji, co nakłada na firmę dodatkowe obowiązki sprawozdawcze.
Rekomendacje praktyczne dla pracodawców i pracowników
Złożoność przepisów i procedur związanych z oczekiwaniem na świadczenie rehabilitacyjne wymaga od obu stron stosunku pracy świadomego i starannego działania. Dlatego warto mieć na uwadze kluczowe elementy, o których musi pamiętać zarówno pracownik, jak i pracodawca.
Dla pracodawców:
Stwórz procedurę i przejmij inicjatywę – nie czekaj, aż pracownik sam poinformuje o swoich planach. Wprowadź w firmie zasadę, że dział kadr kontaktuje się z pracownikiem na ok. miesiąc przed końcem okresu zasiłkowego, aby zapytać o dalsze kroki i przypomnieć o możliwości złożenia wniosku o świadczenie. Poproś o kopię wniosku z prezentatą ZUS dla celów dowodowych. Taka proaktywność pozwala lepiej planować i pokazuje dobrą wolę pracodawcy.
Cierpliwie czekaj i licz okresy – nie podejmuj pochopnych decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. Pamiętaj o okresie ochronnym, który obejmuje pierwsze 3 miesiące pobierania świadczenia i rozciąga się na czas oczekiwania na decyzję. Precyzyjnie oblicz datę końcową tego okresu.
Kwalifikuj nieobecność prawidłowo – okres oczekiwania na decyzję ZUS-u traktuj jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną i stosuj odpowiednie kody w dokumentacji ZUS.
Utrzymuj komunikację – w miarę możliwości utrzymuj z pracownikiem sporadyczny kontakt, dopytując o status postępowania. To pozwoli lepiej planować pracę w firmie.
Działaj po ostatecznej decyzji – ewentualne rozwiązanie umowy w trybie art. 53 kp jest możliwe dopiero po upływie pełnego okresu ochronnego lub po otrzymaniu przez pracownika ostatecznej, negatywnej decyzji ZUS-u (lub wyroku sądu) i jego niestawieniu się do pracy.
Dla pracownika:
Pilnuj terminów – złóż wniosek o świadczenie rehabilitacyjne (Znp-7) co najmniej 6 tygodni przed końcem okresu zasiłkowego, aby uniknąć przerwy w płatnościach.
Skompletuj dokumentację – dołącz do wniosku wszystkie wymagane zaświadczenia medyczne i dokumenty, aby przyspieszyć postępowanie. Upewnij się, że pracodawca wypełnił i wysłał formularz OL-10.
Informuj pracodawcę – niezwłocznie poinformuj pracodawcę o złożeniu wniosku o świadczenie rehabilitacyjne. Przekazuj również informacje o kolejnych etapach postępowania (np. o wniesieniu sprzeciwu do komisji lekarskiej).
Powstrzymaj się od pracy – w okresie oczekiwania na decyzję oraz pobierania świadczenia nie wykonuj żadnej pracy zarobkowej ani czynności, które mogłyby zostać uznane za niezgodne z celem świadczenia.
Podsumowanie
Okres oczekiwania na przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego pracownikowi to trudny czas dla obu stron stosunku pracy. Znając przepisy i wdrażając odpowiednią procedurę, można ten okres przejść bez zbędnego stresu i wątpliwości. Z kolei zrozumienie wzajemnych praw i obowiązków w tym trudnym dla pracownika okresie pozwala na uniknięcie niepotrzebnych konfliktów i sporów sądowych, budując jednocześnie wizerunek pracodawcy jako podmiotu odpowiedzialnego i działającego w zgodzie z literą i duchem prawa.
