Paragon, podobnie jak faktura, pełni funkcję identyfikującą i potwierdzającą istnienie konkretnej transakcji handlowej. Jeśli sprzedawca lub usługodawca nie wystawia paragonu, naraża się na odpowiedzialność prawną. Co dokładnie grozi za niewydanie paragonu fiskalnego.
Kiedy należy wystawić paragon?
Prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na sprzedaży dóbr lub świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami albo na rzecz rolników ryczałtowych wymaga dokumentowania transakcji w formie paragonu. Powyższy obowiązek dotyczy zarówno sprzedawców stacjonarnych, jak i internetowych. Warto już w tym miejscu zaznaczyć, że konieczność wystawiania paragonu nie zależy od woli klienta. Nawet jeśli kupujący wyraźnie stwierdzi, że nie chce potwierdzenia swojej transakcji, to sprzedawca i tak musi wystawić paragon i nabić go na kasę fiskalną.
Na szczęście ustawodawca przewidział, że przy niektórych transakcjach handlowych obowiązek wystawienia paragonu może być zniesiony. Szczegółowy katalog zwolnień w tym zakresie można odnaleźć w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Paragony wystawia się w momencie zapłaty, przy czym jeśli płatność odbywała się elektronicznie, to taki dokument musi zostać sporządzony do końca miesiąca, w którym sprzedawca otrzymał płatność. Ma on zatem możliwość wysłania paragonu w osobnej przesyłce, niekoniecznie razem z zamówionym towarem. Paragon może przybrać formę zarówno tradycyjną (papierową), jak i elektroniczną (wysyłaną kupującemu np. na podany przez niego adres e-mail).
Przykład 1.
Pani Ewa prowadzi działalność gospodarczą w formie sklepu internetowego. Jeden z kupujących 20 września 2023 roku zamówił u niej kilka produktów, płatności dokonał przelewem 25 września 2023 roku, a towar odebrał 29 września 2023 roku. Czy pani Ewa musi wystawić paragon do tej transakcji, a jeśli tak – to z jaką datą?
Sprzedająca powinna wystawić paragon, przy czym może to zrobić do końca września 2023 roku – najpóźniej 30 września 2023 roku. Paragon nie może być jednak wystawiony wcześniej niż 25 września 2023 roku, ponieważ wtedy pani Ewa otrzymała płatność za swoje towary.
Przykład 2.
Pan Tomasz prowadzi sprzedaż internetową. 12 października 2023 roku jeden z jego klientów zamówił kilka towarów, przy czym wybrał opcję płatności przy odbiorze. Paczka z zamówieniem trafiła do kupującego 18 października 2023 roku. Kiedy powinien zostać wystawiony paragon do tej transakcji?
W omawianym przypadku paragon powinien być wystawiony nie wcześniej niż 18 października 2023 roku, ponieważ jest to faktyczny dzień zapłaty za towar. Pan Tomasz może jednak wystawić paragon z późniejszą datą, przy czym ma na to czas do końca października 2023 roku.
Przykład 3.
Pani Monika prowadzi sklep stacjonarny z sukienkami. 2 października 2023 roku sprzedała kilka sukienek klientce, która na stałe mieszka poza Polską. Pani Monika w wyniku pośpiechu zapomniała wydrukować paragon i przekazać go kupującej. Czy w takiej sytuacji sprzedawczyni może przesłać rachunek klientce pocztą lub mailowo, a jeśli tak, to w jakim terminie powinno to nastąpić?
Pani Monika powinna sporządzić paragon z całej transakcji i zaksięgować ją na swoją kasę fiskalną. Jeśli będzie w stanie ustalić adres zamieszkania klientki lub jej adres mailowy, to może przesłać dokument odpowiednio listownie albo poprzez wiadomość e-mail. Końcowy termin na sporządzenie paragonu w tym przypadku to ostatni dzień października 2023 roku. Gdyby pani Monice nie udało się skontaktować z klientką, to i tak cała transakcja powinna zostać nabita na kasę fiskalną wraz z koniecznością wydrukowania paragonu dla pani Moniki jako dowód sprzedaży.
Co grozi za niewydanie paragonu?
Jeśli sprzedawca nie wystawia paragonu, choć jest do tego zobowiązany, naraża się na odpowiedzialność jak za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo. Kwalifikacja prawna czynu zależy tak naprawdę od wielu okoliczności, na czele z wartością przedmiotu transakcji oraz tego, czy uchybienie sprzedawcy było incydentalne.
Zgodnie z treścią art. 62 § 1, 3 i 5 Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych (stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę ani przekraczać jej 400-krotności). Takiej samej karze podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, lub dowodu zakupu towarów. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Przy ustaleniu, że czyn jest przestępstwem skarbowym, minimalna kara grzywny wynosi 500 zł. Jeśli zdarzenie będzie zakwalifikowane jako wykroczenie skarbowe grzywna może wynieść od 150 zł do 30 000 zł.
Karalność omawianego przestępstwa skarbowego ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynęło 5 lat. Przy wykroczeniu skarbowym jego karalność ustaje po roku od dnia jego popełnienia.
Przykład 4.
Pan Marek jest sprzedawcą, który notorycznie nie wystawia paragonów za swoje transakcje. Raz został już ukarany grzywną za wykroczenie skarbowe, jednak w dalszym ciągu narusza prawo. Podczas przypadkowej kontroli w lipcu 2022 roku organ skarbowy odkrył, że przedsiębiorca nie wystawił paragonów za kilka transakcji w tym miesiącu. Kiedy ustanie karalność tego czynu?
W tej sytuacji karalność ustałaby dopiero w lipcu 2027 roku – ze względu na notoryczne zachowanie pana Marka organ skarbowy będzie chciał ukarać go jak za przestępstwo, a nie wykroczenie skarbowe.
Przykład 5.
Pani Iwona prowadzi restaurację i przez przypadek zapomniała wydać dwóch paragonów klientom, którzy spożywali u niej obiad 12 lipca 2022 roku. Jeden z nich, który nie otrzymał dowodu zakupu, był kontrolerem skarbowym i stwierdził, że kobieta popełniła wykroczenie, w związku z czym powinna spodziewać się mandatu i grzywny. Do tej chwili żadna sprawa karna skarbowa nie została wszczęta przeciwko pani Iwonie, nie otrzymała ona żadnego mandatu. Czy w tej sytuacji można uznać całą sprawę za niebyłą?
Tak, ponieważ minął rok od popełnienia wykroczenia skarbowego, a więc ustała jego karalność. Restauratorka nie poniesie odpowiedzialności za niewystawione paragony.
Konsekwencje nieprzyjęcia mandatu za niewydanie paragonu fiskalnego
W jaki sposób ustala się, że sprzedawca nie wystawił obowiązkowego paragonu? Ma to miejsce najczęściej w trakcie kontroli podatkowej lub poprzez zgłoszenie, że przedsiębiorca nie stosuje w swojej firmie paragonów. Jeśli czynności kontrolne wykażą, że rzeczywiście nie wystawiono obowiązkowego paragonu, sprzedawca otrzymuje mandat karny. W przypadku notorycznego braku paragonu lub transakcji o sporej wartości majątkowej sprawa jest kierowana na drogę postępowania karnego.
Sprzedawca, który został ukarany mandatem, może oczywiście odmówić jego przyjęcia – podobnie jak ma to miejsce w przypadku wykroczeń drogowych. Może jednocześnie złożyć wyjaśnienia, które będą działać na jego korzyść. Przyczyna odmowy przyjęcia mandatu za niewydanie paragonu fiskalnego z punktu widzenia procedury karnej skarbowej jest nieistotna. W takiej bowiem sytuacji sprawa będzie rozpatrywana na zasadach ogólnych, a więc tak, jak za typowe wykroczenie karne skarbowe.
Odmowa przyjęcia mandatu może wiązać się dla sprzedawcy z pewnymi nieprzyjemnościami. Jeśli sprawca wykroczenia skarbowego przebywa stale za granicą albo gdy nie można ustalić jego miejsca zamieszkania lub pobytu w kraju, organ postępowania przygotowawczego lub jego przedstawiciel ma prawo do tymczasowego zajęcia mienia ruchomego sprawcy, w szczególności przedmiotów zagrożonych przepadkiem. Takie rozwiązanie stanowi formę zabezpieczenia roszczeń organów skarbowych w sytuacji, gdy wina sprawcy zostanie ustalona definitywnie. Następnie organ procesowy wszczyna wobec podejrzanego postępowania przygotowawcze, tak jak ma to miejsce w typowych sprawach karnych. W ramach przeprowadzanego dochodzenia zbiera się dowody w sprawie oraz przesłuchuje podejrzanego. Postępowanie przygotowawcze nie powinno trwać dłużej niż 2 miesiące. Jeśli jednak sprawa jest skomplikowana, to organ nadrzędny nad organem prowadzącym sprawę może przedłużyć dochodzenie na dalszy oznaczony okres.
Postępowanie przygotowawcze kończy się najczęściej przygotowaniem aktu oskarżenia, który jest kierowany do sądu. Teoretycznie organ prowadzący dochodzenie może zadecydować o umorzeniu postępowania, jednak zdarza się to niezwykle rzadko. W ramach postępowania sądowego oskarżony może bronić swojego stanowiska, przy czym będzie musiał wykazać, że rzeczywiście nie doszło w jego przypadku do naruszenia prawa, tj. że paragon został sporządzony i wydany lub że nie było takiego obowiązku.
Podsumowanie
Niewydanie paragonu fiskalnego może być traktowane jako wykroczenie albo przestępstwo skarbowe, za które grozi kara grzywny. Sprawca ma prawo odmowy przyjęcia mandatu, lecz w takiej sytuacji jego sprawa będzie rozpatrywana na zasadach ogólnych, tj. poprzez wszczęcie dochodzenia, a następnie skierowanie jej do właściwego sądu. Karalność karnych skarbowych czynów zabronionych ustaje po roku w przypadku wykroczeń albo po 5 latach w przypadku przestępstw.
