Poradnik Przedsiębiorcy

Niewykorzystany urlop na żądanie w ciągu roku

Pracownik w poprzednim roku ani razu nie wnioskował o udzielenie mu urlopu na żądanie. Czy niewykorzystany urlop na żądanie za rok poprzedni przepada, czy kumuluje się i w nowym roku pracownik ma prawo do 8 dni takiego urlopu?

Aleksander, Poznań

 

Urlop na żądanie reguluje Kodeks pracy. Zgodnie z nim pracodawca udziela urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Pracownik może skorzystać z 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Co ważne, pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed czasem rozpoczęcia pracy.

167(2) Kodeksu pracy
„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.
Prawo nie uzależnia udzielenia urlopu przez pracodawcę od podania jego powodu. Określenie przyczyny wnioskowania o urlop może być jedynie pozytywnie odebrane przez pracodawcę, co niewątpliwie wpływa na budowanie zaufania do pracownika.
Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny korzystania z urlopu na żądanie.

Wniosek o urlop na żądanie

Wniosek o urlop na żądanie nie musi mieć formy pisemnej, wystarczy jedynie ustne poinformowanie pracodawcy – często odbywa się to telefoniczne, a nawet za pomocą poczty elektronicznej. Niemniej jednak dla celów dowodowych lepiej zrobić to w formie pisemnej: w sposób tradycyjny bądź elektronicznie.

Wniosek o urlop na żądanie nie musi być złożony w formie pisemnej.

Odnośnie dokładnego terminu zgłoszenia prośby o urlop na żądanie wypowiedział się Sąd Najwyższy, który w wyroku z 15 listopada 2006 roku, I PK 128/06, uznał, że: 

„Wniosek o udzielenie urlopu «na żądanie» (art. 1672 K.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu «na żądanie»”.

Odmowa udzielenia urlopu na żądanie

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca co do zasady musi wyrazić na niego zgodę. Jednak w niektórych sytuacjach przełożony może odmówić udzielenia takiego urlopu. Wtedy wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Uznaje się więc dwa powody odmowy po stronie pracodawcy:

  • sprzeczność wykorzystania urlopu w żądanym terminie z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy;
  • prawdopodobieństwo spowodowania przez nieobecność pracownika szkody materialnej w mieniu zakładu pracy.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie.

Niewykorzystany urlop na żądanie w ciągu roku

Pracownik ma prawo do skorzystania z urlopu na żądanie w wymiarze 4 dni w ciągu roku. Należy pamiętać, że są to zawsze 4 dni, niezależnie od wymiaru etatu.

Przykład 1.

Pan Adam wykonuje pracę na pół etatu i ma prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego, jednak wymiar urlopu na żądanie nie podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu. Będą to więc 4 dni.

Jeżeli w roku ubiegłym nie wykorzystało się przysługującego limitu, to niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok, jednak jako zwykłe dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może w jednym roku wykorzystać więcej niż 4 dni urlopu na żądanie.

Niewykorzystanie 4 dni urlopu na żądanie nie powoduje przeniesienia ich na kolejny rok jako możliwych do wykorzystania w trybie „na żądanie”.

Co istotne, urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, czyli nie jest to dodatkowy urlop w wymiarze 4 dni. Jeśli danemu pracownikowi w 2020 roku przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, oznacza to, że 4 z tych 26 dni może wykorzystać w trybie urlopu na żądanie. Jeśli więc pracownik nie skorzystał z urlopu na żądanie w 2020 roku, nie jest to równoznaczne z tym, że w 2021 roku będzie mógł odebrać jako urlop na żądanie aż 8 dni. Przejdą one na kolejny rok jako wypoczynkowy urlop zaległy.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy w przeciwieństwie do normalnego urlopu zaległego, który należy wykorzystać do 30 września roku następnego, zaległy urlop na żądanie (jako normalne dni urlopowe) można wykorzystać do końca kolejnego roku, a więc do 31 grudnia.[alert-info]Art. 168 Kodeksu pracy
„Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 «plan urlopów» należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 «urlop wypoczynkowy na żądanie»”.[alert-info]

Przykład 2.

Pani Anna ma 6 dni zaległego urlopu wypoczynkowego (z 2020 roku). W 2020 roku nie wykorzystała ani jednego dnia urlopu na żądanie. W związku z powyższym do 30 września 2021 roku powinna wykorzystać 2 dni urlopu zaległego, a do 31 grudnia 2021 roku pozostałe 4 dni.

Przykład 3.

Pan Karol ma 12 dni urlopu z 2020 roku. W 2020 wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie. W związku z powyższym do 30 września 2021 roku powinien wykorzystać 10 dni urlopu zaległego, a do 31 grudnia 2021 roku pozostałe 2 dni.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest urlopem wypoczynkowym, dlatego w kwestii wynagrodzenia jest traktowany tak samo. Skoro pracownikowi za urlop wypoczynkowy przysługuje wypłata wynagrodzenia, to także za urlop na żądanie otrzyma on zapłatę. Zatrudnionemu za czas urlopu na żądanie przysługuje wynagrodzenie, które otrzymałby, gdyby wykonywał swoje obowiązki. Czyli ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, bierzemy pod uwagę pensję zasadniczą oraz inne świadczenia ze stosunku pracy.

Przykład 4.

Pani Janina otrzymuje wynagrodzenie składające się ze stałych składników określonych w umowie o pracę, tj. 3000 zł (wynagrodzenie zasadnicze). W styczniu przebywała 1 dzień na urlopie na żądanie. W omawianym miesiącu otrzyma wynagrodzenie w wysokości 3000 zł.

Niewykorzystany urlop na żądanie po zakończeniu roku nie przepada. Należy jednak pamiętać, że wtedy traktuje się go jak zwykłe dni urlopu wypoczynkowego. W ciągu danego roku kalendarzowego pracownik może zatem wykorzystać jedynie 4 dni urlopu na żądanie.