Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa o prowadzenie i umowa o zarządzanie PPK – do kiedy należy je zawrzeć?

Obowiązkiem pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK. Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana między przedsiębiorcą będącym podmiotem zatrudniającym a wybraną instytucją finansową, natomiast umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz zatrudnionych z instytucją, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK 

Stronami umowy o zarządzanie PPK są przedsiębiorca oraz wybrana instytucja finansowa, przy czym wybór instytucji finansowej, z którą pracodawca zawrze umowę o prowadzenie PPK, powinien zostać ustalony na drodze porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku jej braku z reprezentacją osób zatrudnionych.

W przypadku, gdy nie dojdzie do porozumienia z reprezentacją osób zatrudnionych w sprawie wyboru instytucji finansowej, z którą ma zostać zawarta umowa o zarządzanie PPK na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający obowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, podmiot zatrudniający sam dokonuje wyboru instytucji finansowej!

Umowa o zarządzanie PPK może zostać zawarta z instytucjami finansowymi, w skład których wchodzą: towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne oraz zakłady ubezpieczeń wpisane do ewidencji PPK. Co istotne, warunki zawartej umowy o PPK nie mogą być mniej korzystne niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia umowy.

Wynagrodzenie instytucji finansowej z tytułu zarządzania funduszem zdefiniowanej daty może wynosić nie więcej niż 0,5% wartości aktywów netto w skali roku. Dodatkowo instytucja finansowa może pobierać wynagrodzenie za osiągnięty wynik, w przypadku dodatniej stopy zwrotu za dany rok oraz realizacji w danym roku stopy zwrotu przewyższającej stopę referencyjną w wysokości do 0,1% wartości aktywów netto funduszu w skali roku.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana w formie elektronicznej pozwalającej na jej utrwalenie na trwałym nośniku i zawiera:

  • strony umowy;

  • nazwę funduszu zdefiniowanej daty, o których mowa w art. 38 lub art. 39, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;

  • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;

  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;

  • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;

  • wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;

  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;

  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;

  • warunki zmiany umowy;

  • warunki i okres wypowiedzenia umowy;

  • warunki dokonywania konwersji lub zmiany.

W przypadku, gdy wybraną instytucją finansową zostanie zakład ubezpieczeń, umowa o zarządzanie PPK powinna dodatkowo określać wysokość sumy ubezpieczenia, wysokość składki ochronnej  oraz brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PPK podmiot zatrudniający ma możliwość zmiany instytucji finansowej, z którą została zawarta umowa o zarządzanie PPK, przy czym wypowiedzenie umowy o zarządzanie PPK jest możliwe po zawarciu nowej umowy z inną instytucją finansową! 

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenia PPK. Oznacza to, że podmioty zatrudniające powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej:

  • 25.10.2019 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 250 osób;

  • 24.04.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób;

  • 27.10.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 20 osób;

  • 23.04.2021 r. – dla podmiotów zatrudniających mniej niż 20 osób.

Podmiot zatrudniający, który nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w terminie, zostanie pisemnie wezwany przez PFR do zawarcia takiej umowy z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wskazaną instytucję finansową w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania lub do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy z inną instytucją finansową. 

Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie przez podmiot zatrudniający lub osobę obowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego może skutkować karą grzywny w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w poprzednim roku obrotowym.

Umowa o prowadzenie PPK 

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich osób, które są zatrudnione w danej firmie przez co najmniej 3 miesiące, przy czym do okresu zatrudnienia wliczane są wszystkie okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym zakładzie pracy. Przedsiębiorca ma obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że pracownik przed upływem tego terminu złoży pracodawcy deklarację o niedokonywaniu wpłat do PPK. Lista uczestników PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK, przy czym powinna ona zawierać:

  • strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;

  • dane identyfikujące uczestnika PPK;

  • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;

  • nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;

  • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;

  • sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;

  • sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty;

  • warunki, terminy i sposób dokonywania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;

  • sposób składania dyspozycji;

  • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;

  • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

Jeżeli umowa zostanie zawarta z zakładem ubezpieczeń, to analogicznie jak w przypadku umowy o zarządzanie PPK, w umowie powinny znaleźć się dodatkowo informacje odnośnie do wysokości sumy ubezpieczenia, wysokości składki ochronnej oraz zapis o braku możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz zatrudnionych między 55 a 70 rokiem życia, wyłącznie na ich wniosek. Umowy o prowadzenie PPK nie zawiera się w imieniu i na rzecz osób, które ukończyły 70. rok życia.

Instytucja finansowa, z którą została zawarta umowa o prowadzenie PPK, ma obowiązek udostępnić uczestnikowi PPK w postaci elektronicznej informacje o zawarciu umowy o prowadzenie PPK, w skład których wchodzą dane instytucji finansowej, dane pracodawcy, wysokość wpłat podstawowych i dodatkowych oraz opis praw i zasad dotyczących gromadzenia środków na rachunku PPK oraz warunków i trybu składania rezygnacji z PPK, dyspozycji w zakresie środków zgromadzonych na jego rachunku oraz praw osoby uprawnionej.

Podmioty zatrudniające mają obowiązek podpisać umowę o prowadzenie PPK nie później niż do:

  • 12.11.2019 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób;

  • 11.05.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób;

  • 10.11.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób;

  • 10.05.2021 r. – dla podmiotów zatrudniających mniej niż 20 osób.

Nieterminowe zawarcie umowy o prowadzenie PPK może skutkować karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł nałożoną na podmiot zatrudniający lub osobę obowiązaną do działania w jego imieniu!

Głównymi elementami mającymi na celu wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w zakładzie pracy jest zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK. Pracodawcy powinni przestrzegać terminów zawierania umów, gdyż sankcje za nieterminowość mogą być naprawdę wysokie. Najwięksi pracodawcy zatrudniający powyżej 250 pracowników już niebawem powinni zawrzeć obie umowy, gdyż zgodnie z ustawą o PPK ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest w ich przypadku 25 października 2019 r., natomiast umowy o prowadzenie PPK – 12 listopada 2019 r. Należy jednak pamiętać, że wybór instytucji finansowej nie jest trwały i po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową bądź przedstawicielami zatrudnionych można dokonać jej zmiany.