Koniec roku kalendarzowego zbliża się już wielkimi krokami. Nadejście Nowego Roku wiąże się dla osób prowadzących działalność gospodarczą i zatrudniających pracowników z szeregiem obowiązków kadrowych i sprawozdawczych. Jakie są obowiązki pracodawcy na przełomie roku?
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Koniec roku powinien zatem wiązać się z wnikliwą analizą wykorzystanych przez pracowników urlopów oraz taką organizacją pracy, która umożliwia wykorzystanie pozostałego urlopu.
Ponadto wraz z pierwszym dniem Nowego Roku pracownicy nabywają prawo do nowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni. Już wtedy pracodawca powinien zająć się organizacją czasu pracowników, w szczególności ustalić plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski zatrudnionych oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
W planie urlopów nie zawiera się 4 dni urlopu, mających charakter urlopu na żądanie, nie musi on również swoim zakresem obejmować całego roku kalendarzowego. Może on ulec zmianie na uzasadniony wniosek pracownika lub jeżeli zajdą szczególne okoliczności po stronie pracodawcy.
Ekwiwalent urlopowy
Wraz ze zmianą kalendarza zmienia się również wartość współczynnika urlopowego służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wartość współczynnika w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu niedziel, świąt i dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w nadchodzącym roku wynosi 20,92. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik obniżany jest proporcjonalnie do wymiaru etatu. Współczynnik ten ma bezpośredni wpływ na wysokość ekwiwalentu za urlop, należnego pracownikowi od stycznia 2024 r.
Wynagrodzenie pracowników
Nowy rok oznacza dla części pracowników, zatrudnionych za najniższą krajową wyższą wysokość wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wzrośnie i od stycznia będzie wynosić 4 242 zł brutto, a od lipca 4 300 zł brutto. Jest to minimalna kwota, jaką pracodawca może wypłacić pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat. Przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie umowy zlecenia również będzie zobowiązany do podniesienia stawki godzinowej. Od 1 stycznia 2024 r. wysokość minimalnej stawki godzinowej będzie wynosić 27,70 zł brutto a do lipca 28,10 zł brutto za każdą przepracowaną godzinę.
Zwolnienie lekarskie na przełomie roku
Pracownik niezdolny do pracy z powodu choroby, po okresie wyczekiwania wynoszącym 30 dni nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego, a następnie do zasiłku chorobowego. Wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę przysługuje przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym, w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat życia czas ten skraca się do 14 dni. Jeżeli pracownik po tym czasie nadal pozostaje niezdolny do pracy nabywa on prawo do zasiłku chorobowego. Prawidłowe ustalenie rodzaju należnego świadczenia może mieć znaczenie na wskazanie jego płatnika. Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia do 20 pracowników płatnikiem zasiłku chorobowego pozostaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
W przypadku, gdy pracownik choruje na przełomie roku kalendarzowego, to od 1 stycznia przysługuje mu ten rodzaj świadczenia, do jakiego miał prawo w dniu 31 grudnia.
Przykład 1.
Pracownik 31 grudnia 2023 r. ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, wówczas od 1 stycznia 2024 r. nadal przysługuje mu prawo do tego świadczeni, a okres 33 dni (lub 14 dni), za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe, należy liczyć od nowa.
Jeżeli pracownik 31 grudnia 2023 r. posiada prawo do zasiłku chorobowego w wyniku nieprzerwanej niezdolności do pracy, to od 1 stycznia 2024 r. nadal ma prawo do zasiłku za cały okres tej niezdolności. Jeśli w nowym roku wystąpi chociaż jeden dzień przerwy w chorobie, to pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia chorobowego.
Płatnik zasiłków
Na dzień 30 listopada 2023 r. należy ustalić liczbę osób ubezpieczonych, zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego obowiązkowo lub dobrowolnie. Pracodawca, który na ten dzień będzie miał zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, będzie płatnikiem zasiłków w 2024 roku. Jeżeli na dzień 30 listopada 2023 r. przedsiębiorca nie będzie zgłaszał nikogo do ubezpieczeń społecznych uprawnienia do wypłaty zasiłków ustala się według stanu ubezpieczonych na pierwszy miesiąc zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.
Rozliczeniowe i informacyjne obowiązki pracodawcy na przełomie roku
Do końca stycznia 2024 r. pracodawca ma obowiązek złożyć do właściwego Urzędu Skarbowego:
- deklarację PIT-4R za poprzedni rok podatkowy, zawierającą zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika
- deklarację PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych,
- deklarację PIT-11 stanowiącą podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownikowi należy ją przekazać do dnia 29.02.2024 r.
- deklarację PIT-8C, stanowiącą informację o wypłacie świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek. Pracownikowi należy ją przekazać do dnia 29.02.2024 r.
Deklarację IFT-1/IFT-1R stanowiącą informację o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania poza terenem Polski. Pracodawca powinien przekazać do US i pracownikowi do dnia 29.02.2024 r.
Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Obowiązek złożenia formularzu mają pracodawcy, którzy:
- przez wszystkie miesiące w 2023 r. opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę i co najmniej jeden dzień w styczniu 2024 r.,
- w roku 2023 zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym siebie),
- 31 grudnia 2023 r. pozostawali wpisani do rejestru REGON.
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników, w tym pracowników niepełnosprawnych, jak i pracodawcy, którzy nie osiągają odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia takich pracowników, do 20 stycznia 2023 r. mają obowiązek złożenia informacji rocznej w formie dokumentu elektronicznego w ramach systemu e-PFRON.
Na koniec roku pracodawcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych mocą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązani są do skorygowania odprowadzonych odpisów do końca roku 2022 r.
Pracodawca powinien również zrealizować obowiązki sprawozdawcze względem Głównego Urzędu Statystycznego.
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku dotyczą również monitorowania zmian obowiązujących przepisów prawa. W perspektywie najbliższego czasu w związku z obowiązkiem implementacji dyrektywy unijnej o ochronie sygnalistów i work-life balance, której zadaniem jest ułatwienie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunami godzenia życia zawodowego z rodzinnym. Należy prognozować znaczące zmiany w prawie pracy.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 t.j.).
- Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 t.j.).
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1981 t.j.).
- Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U z 2021 r. poz.1843 t.j.).
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DZ. U. 1997 r. nr 2. poz.14).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
