Zwykle do końca grudnia pracodawcy rozplanowują przyszłoroczne urlopy i układają pracę na najbliższy okres rozliczeniowy. W tym celu przygotowują plan urlopowy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się czy zawsze trzeba stworzyć plan urlopowy i jak to zrobić!
Plan urlopowy w Kodeksie pracy
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do:
- corocznego,
- nieprzerwanego,
- płatnego
urlopu wypoczynkowego. Wiele przedsiębiorstw wykorzystuje tzw. plan urlopowy, który porządkuje organizację działalności. Obligatoryjność tworzenia takiego schematu wynika z Kodeksu pracy (art. 163 par. 1). Przed rozpisaniem planu urlopowego warto poznać najważniejsze informacje o zasadach jego tworzenia i typach urlopów.
Dla kogo tworzenie planu urlopowego jest nieobowiązkowe?
Plan urlopowy nie zawsze jest konieczny. Nie trzeba go tworzyć, jeśli w przedsiębiorstwie nie istnieje zakładowa organizacja związkowa. Podobnie jest w przypadku, kiedy taka organizacja działa i zgodzi się na to, by pracodawca planu urlopowego nie sporządzał.
Plan urlopowy - rodzaje urlopów
Plan urlopowy powinien zawierać informacje o:
- urlopie bieżącym, do którego pracownik nabył już prawo,
- urlopie przyszłym, do którego pracownik nabędzie prawo w trakcie zaplanowanego okresu,
- urlopie kolejnym, a więc następnym urlopie, do którego prawo pracownik nabywa 1 stycznia każdego roku,
- urlopie uzupełniającym, do którego pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikającym z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
- urlopie dodatkowym, a więc przysługującym niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.
Plan urlopowy - urlopy nieuwzględniane
Kodeks pracy stanowi, że plan urlopowy nie powinien zawierać tylko tej części urlopu, która jest przeznaczona dla tzw. trybu na żądanie. Jeżeli pracownik nie wykorzysta tej części w konkretnym roku kalendarzowym, przenosi się ją na kolejny rok już jako zwyczajny zaległy urlop i uwzględnia w adekwatnym planie urlopowym.
Do kiedy sporządzić plan urlopowy?
Przedsiębiorca ma prawo do stworzenia więcej niż jednego planu urlopowego dotyczącego określonego roku. Z tego wynika, że w firmie może obowiązywać plan urlopowy roczny, półroczny lub kwartalny. Inną możliwością jest ustanawianie oddzielnych planów urlopowych dla każdego z działów przedsiębiorstwa.
Jak sporządzić plan urlopowy?
Podczas sporządzania planu urlopowego nie wolno zapominać o wymienionych przez Kodeks pracy właściwościach urlopu wypoczynkowego. Jak już wspomniano wcześniej, taki urlop musi być nieprzerwany. Można podzielić go na części wówczas, gdy zostaną spełnione dwa warunki:
- pracownik złożył odpowiedni wniosek,
- przynajmniej jedna część urlopowa powinna trwać minimum 14 dni kalendarzowych.
Kolejną kwestią jest to, że urlop wypoczynkowy jest coroczny. Jeśli z różnych powodów pracownik nie otrzyma urlopu za rok, w którym on przysługuje, wtedy pracodawca musi mu go udzielić do końca września następnego roku.
Osobnym przypadkiem, który trzeba uwzględnić w planie urlopowym, są osoby podejmujące pracę po raz pierwszy. Takie osoby w roku kalendarzowym, w którym podejmują pracę, uzyskują prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego im po przepracowaniu roku. Plan urlopowy powinien brać pod uwagę także tych pracowników, które w danym roku powracają do pracy - na przykład po urlopie macierzyńskim czy bezpłatnym.
Plan urlopowy co do zasady pracodawca tworzy według własnego uznania - ale powinien uwzględnić także takie czynniki, jak wnioski pracowników czy konieczność zapewnienia niezaburzonego toku pracy. Z tego powodu warto zachęcić pracowników do złożenia wniosków o urlopy we wcześniejszym terminie oraz ustalić datę, po minięciu której przełożony decyzję o kształcie planu urlopowego podejmie na własną rękę.
Sporządzony plan urlopowy powinien zostać podany do wiadomości zatrudnionych drogą przyjętą w danej firmie. Dopuszczalne są różne metody - np. obwieszczenie, e-mail, osobista informacja od przełożonego lub kadrowego, tablica ogłoszeń itp. Trzeba pamiętać, że po dokonaniu tego plan urlopowy jest wiążący - przyszłe zmiany można przeprowadzać jedynie w szczególnych wypadkach.
Nawet jeśli plan urlopowy został sporządzony, to i tak pracownik powinien uzyskać od przełożonego zgodę na skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w danym terminie - takie działanie umożliwia skuteczne monitorowanie realizacji planu. Wokół kwestii konieczności składania takich wniosków mimo istnienia planu urlopowego narosło wiele nierozstrzygniętych dotąd kontrowersji - warto więc, by przedsiębiorca sam o tym zadecydował i umieścił stosowny przepis w firmowym regulaminie.
Korekta planu urlopowego
Nie wolno także zapominać o korygowaniu planu urlopowego. Konieczność korekty pojawia się np. przy zmianie charakteru umowy - z okresu próbnego na czas nieokreślony. W takiej sytuacji pracodawca sporządza plan urlopowy z uwzględnieniem wymiaru, jaki przysługuje pracownikowi na konkretny rok kalendarzowy w proporcji do czasu trwania pierwszej umowy. Później sporządza korektę zawierającą urlop, do którego pracownik otrzymał prawo razem z zawarciem nowej umowy.
Korekta może też dotyczyć zdarzeń losowych, które wymuszają zmiany terminów na planie urlopowym. Mogą one wynikać z:
- z polecenia pracodawcy, kiedy istnieje zagrożenie, że absencja zatrudnionego może skutkować poważnymi zakłóceniami w toku pracy,
- wniosku pracownika, jeśli ten uzasadni go ważnymi i rozsądnymi przyczynami (rodzinne, osobiste itp.),
- niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby (zwłaszcza w przypadku choroby zakaźnej), powołania do służby wojskowej lub ćwiczeń na okres do trzech miesięcy, przejścia na urlop macierzyński, opieki nad chorym członkiem rodziny lub tymczasowego aresztu bądź odbywania kary pozbawienia wolności.
Pracodawca musi poinformować podwładnych o modyfikacjach w planie urlopowym w taki sam sposób, w jaki zrobił to w przypadku jego pierwotnej wersji.
Plan urlopowy - plusy i minusy
Plan urlopowy tylko z pozoru wydaje się kolejnym mało praktycznym obowiązkiem przedsiębiorcy - w rzeczywistości takie rozwiązanie posiada wiele zalet. Podstawowym atutem planu urlopowego jest to, że pozwala on na uporządkowanie funkcjonowania działalności. Potencjalne konflikty między podwładnymi może łatwo rozwiązać decydujący głos przełożonego. A sami pracownicy mają wpływ na ustalanie terminów urlopów, co dodatkowo zwiększa ich motywację.
Plan urlopowy nie jest jednak rozwiązaniem doskonałym. Sporym minusem jest fakt, że przedsiębiorca musi z góry uwzględnić rozmaite zdarzenia, przy których nigdy nie wiadomo, czy w ogóle nastąpią. Ponadto sporządzanie planu urlopowego wymaga szerokiej wiedzy na temat wszystkich wymienionych wcześniej aspektów i umiejętności holistycznego spojrzenia na funkcjonowanie firmy. Jeśli któraś z kluczowych kwestii zostanie pominięta, może to skutkować potrzebą korekty planu urlopowego - to bywa czasochłonnym przedsięwzięciem.
