W jakim dniu kończy się umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo jest jednym z rozwiązań pozwalających pracodawcy elastycznie zarządzać sprawami zatrudnienia, dostosowując liczbę pracowników i czas trwania stosunków pracy do rzeczywistych potrzeb.

Umowa na zastępstwo

Wśród różnych możliwości nawiązania stosunku pracy w przepisach Kodeksu pracy przewidziano zawieranie umów o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tzw. umowa na zastępstwo) – jeżeli w danym przypadku służy to zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 pkt 1 kp).

Wobec powyższego strony nie mają pełnej swobody zawarcia umowy na zastępstwo – konieczne jest zaistnienie przesłanek:

• usprawiedliwionej nieobecności pracownika, który ma zostać zastąpiony, oraz
• wystąpienia rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i niezbędności jego zaspokojenia.

W myśl art. 29 § 1¹ kp w przypadku zawarcia umowy na zastępstwo należy określić w umowie cel lub okoliczności tego przypadku przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Wymagane jest w związku z tym uzasadnienie zawarcia danej umowy na zastępstwo istnieniem konkretnych okoliczności związanych w szczególności z działalnością danego pracodawcy i warunkami jej wykonywania (por. postanowienie Trybunału Sprawiedliwości z 24 kwietnia 2009 roku, C-519/08).

W treści umowy na zastępstwo trzeba też w dostatecznie skonkretyzowany sposób określić osobę, która będzie zastępowana – w przypadku niedochowania tego wymogu mogą powstawać wątpliwości, który nieobecny pracownik ma być na mocy danej umowy zastępowany, a w konsekwencji – kiedy upłynie okres obowiązywania umowy.

Przykład 1.

W dziale finansowym pracodawca zatrudnia 5 pracowników na stanowiskach ds. księgowości. W strukturze organizacyjnej firmy (w regulaminie organizacyjnym) każdemu z tych stanowisk przypisano numer od 1 do 5. Pracownicy zajmujący stanowiska ds. księgowości nr 1 i 3 przebywali na urlopie rodzicielskim. Pracodawca zdecydował, że w związku z tą usprawiedliwioną nieobecnością pracowników zatrudnione zostaną osoby na zastępstwo. W związku z tym zawarto z 2 osobami umowy na zastępstwo, wpisując w jednej z nich, że dotyczy ona stanowiska ds. księgowości nr 1, a w drugiej – stanowiska księgowości nr 3. W przypadku, gdyby pracodawca nie dookreślił w każdej z tych umów, że dotyczy ona jednego konkretnego stanowiska (pisząc np. jedynie, że dotyczy stanowiska ds. księgowości, nie podając jego numeru), mogłyby między stronami wspomnianych umów powstać spory co do okresu trwania stosunków pracy, gdyby dni powrotu do pracy pracowników zastępowanych były różne.

Wpływ nieobecności zastępowanego pracownika na trwanie stosunku pracy

Umowa na zastępstwo może trwać tylko tak długo, jak długo nieobecny jest zastępowany pracownik.

„Umowa o pracę na czas określony zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p.), co do zasady ulega rozwiązaniu na skutek podjęcia pracy przez pracownika zastępowanego. Jeżeli termin rozwiązania umowy zawartej na czas określony został oznaczony nie przez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej, lecz pośrednio, przez wskazanie zdarzenia, które w przyszłości ma nastąpić w określonym miejscu i czasie, umowa rozwiązuje się w dniu, w którym nastąpiło przewidywane zdarzenie (M. Barański (w:) kp. Komentarz. Tom I. Art. 193, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 30). Zatem umowy o pracę na czas zastępstwa nieobecnego pracownika są zawierane na czas obejmujący tę nieobecność, a umowa na zastępstwo rozwiązuje się z momentem powrotu do pracy zastępowanego pracownika. W sytuacji, gdy data powrotu pracownika, który jest zastępowany, nie jest datą pewną, dopuszczalne jest wyznaczenie końcowego terminu obowiązywania umowy o pracę na zastępstwo w sposób opisowy, uwzględniający specyfikę tej umowy” (postanowienie Sądu Najwyższego z 13 lutego 2024 roku, I PSK 72/23).

W przypadkach, o których mowa w cytowanym postanowieniu, mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie art. 30 § 1 pkt 4 kp, czyli z upływem czasu, na który była zawarta. Z postanowienia tego zdaje się wynikać, że za dzień rozwiązania umowy na zastępstwo należy uznać dzień powrotu pracownika do pracy. Spotykane są jednak również poglądy, że dniem rozwiązania umowy na zastępstwo jest dzień poprzedzający powrót zastępowanego pracownika do pracy, do czego skłaniać może dosłowne rozumienie 25¹ § 4 pkt 1 kp, który mówi o zatrudnieniu w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy; skoro tak, to dzień powrotu zastępowanego pracownika do pracy nie jest już dniem jego nieobecności, a zatem umowa na zastępstwo nie ma już w tym dniu racji bytu. Oba te stanowiska można zilustrować poniższym przykładem.

Przykład 2.

11 marca 2024 roku strony zawarły umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. BHP, w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, spowodowanej długotrwałą chorobą. 3 czerwca 2024 roku pracownik zastępowany powrócił do pracy. W związku z tym zgodnie z pierwszym stanowiskiem umowa na zastępstwo uległa rozwiązaniu 3 czerwca 2024 roku, a zgodnie z drugim – 2 czerwca 2024 roku.

Warto zauważyć, że przyjęcie drugiego z omawianych stanowisk może być w praktyce trudne do zastosowania – po pierwsze dlatego, że wiedzę o powrocie zastępowanego pracownika do pracy pracodawca i pracownik zastępujący mogą powziąć nieraz dopiero w dniu tego powrotu, co wiązać się będzie z tym, że pracownik zastępujący dopiero w tym dniu zostanie poinformowany, że umowa uległa rozwiązaniu już w dniu poprzednim. Po drugie, nie można wykluczyć przypadków, w których pracownik zastępowany powróci do pracy w danym dniu o godzinie późniejszej niż godzina rozpoczęcia pracy w tym dniu, wynikająca z rozkładu czasu pracy, a w konsekwencji do godziny jego powrotu nie będzie już osoby zastępującej tego pracownika.

Dylemat prawny dotyczący opowiedzenia się za jednym z wyżej referowanych stanowisk polega na tym, że za pierwszym z nich przemawiają względy praktyczne (celowościowe), a za drugim zdaje się przemawiać literalne brzmienie przepisu. Dlatego też kwestię tę trudno jednoznacznie rozstrzygnąć. 

Inne przypadki zakończenia umowy na zastępstwo

Dla porządku należy odnotować, że niezależnie od omówionego wyżej rozwiązania umowy na zastępstwo z upływem czasu, na który była zawarta, ustanie stosunku pracy nawiązanego taką umową – tak, jak w przypadku umów o pracę w ogólności – może nastąpić poprzez złożenie oświadczeń woli (przez jedną albo dwie strony stosunku pracy):

• na mocy porozumienia stron,
• za wypowiedzeniem,
• bez wypowiedzenia – z winy pracownika albo bez jego winy (art. 30 § 1-3 kp).

Ponadto umowa na zastępstwo ulegnie wygaśnięciu:

• z dniem śmierci pracownika;
• z dniem śmierci pracodawcy – jeżeli nie nastąpiło przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ kp oraz nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego z chwilą śmierci pracodawcy, zgodnie z Ustawą z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw;
• z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika (art. 63¹ § 1, art. 63² § 1, art. 66 § 1 kp).

Warto zauważyć, że rozwiązanie umowy na zastępstwo w wyniku wymienionych czynności (oświadczeń woli), a także jej wygaśnięcie na skutek wskazanych wyżej zdarzeń może nastąpić tylko przed upływem czasu, na który zawarto umowę, gdyż z upływem tego czasu umowa rozwiązuje się automatycznie na mocy zawartego w niej postanowienia dotyczącego okresu jej trwania. 

Podsumowując, specyficznym sposobem rozwiązania umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest upływ czasu jej trwania, do którego dochodzi w związku z powrotem do pracy zastępowanego pracownika. Na gruncie obowiązujących przepisów trudno jednoznacznie rozstrzygnąć, czy z rozwiązaniem takiej umowy mamy do czynienia w dniu wspomnianego powrotu, czy w dniu go poprzedzającym, czyli w ostatnim dniu nieobecności. Patrząc na ten problem z praktycznego punktu widzenia, nie wydaje się, aby przyjęcie przez pracodawcę jednego z tych konkurujących ze sobą stanowisk wiązało się dla niego z istotnym ryzykiem prawnym, przy czym za bezpieczniejszy należy uznać pogląd, że do rozwiązania umowy dochodzi dopiero w dniu powrotu zastępowanego pracownika, gdyż zazwyczaj będzie to dla pracownika zastępującego korzystniejsze (stosunek pracy będzie trwał o 1 dzień dłużej).