Odpracowanie wyjścia prywatnego – jak zrobić to zgodnie z prawem?

Wizyta u lekarza lub nagłe sprawy urzędowe często wymuszają opuszczenie stanowiska pracy w godzinach służbowych. W takich sytuacjach pracodawcy oraz pracownicy najczęściej decydują się na odpracowanie wyjścia prywatnego. Choć jest to rozwiązanie popularne i zwiększające elastyczność, budzi ono wiele wątpliwości natury prawnej. Wyjaśniamy, jak prawidłowo uregulować te kwestie wewnątrz firmy, aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć nieporozumień.

Pobierz darmowy wzór wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w formacie PDF oraz DOCX!

Zwolnienie od pracy na cele prywatne – zasady udzielania

Przepisy Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy dotyczące nadgodzin wskazują, że odpracowanie zwolnienia od pracy przez pracownika, które na jego pisemny lub elektroniczny wniosek zostało mu udzielone przez pracodawcę w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Istotne jest jednak, aby to odpracowanie nie naruszało prawa pracownika do minimalnego nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku.

Kodeks pracy nie określa zasad udzielania zwolnienia od pracy w celu wyjścia prywatnego związanego z załatwieniem spraw prywatnych. Z przepisów dotyczących nadgodzin wynika jedynie, że istnieje taka możliwość na pisemny lub elektroniczny wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Brakuje regulacji dotyczących terminu złożenia wniosku czy obligatoryjnych elementów. 

Wnioskując o zwolnienie od pracy w celach prywatnych, pracownik musi liczyć się z tym, że pracodawca nie jest zobowiązany do wyrażenia na nie zgody, niezależnie od argumentacji. Jednocześnie podwładny nie ma prawnego obowiązku ujawniania przyczyny swojej prośby, choć podanie jej może wpłynąć na bardziej przychylną decyzję przełożonego.

Wniosek o udzielenie czasu na wyjście prywatne

Przepisy Kodeksu Pracy nie precyzują treści wniosku pracownika o udzielenie czasu na wyjście prywatne w celu załatwienia spraw osobistych. Wniosek o zezwolenie na wyjście prywatne powinien zawierać:

• miejscowość i datę;
• dane pracownika;
• wskazanie stanowiska służbowego;
• prośbę o zezwolenie na wyjście z pracy w celu załatwienia spraw prywatnych ze wskazaniem, kiedy miałoby to mieć miejsce;
• wskazanie, w jaki sposób pracownik odpracuje czas wyjścia prywatnego w przypadku akceptacji przez pracodawcę wniosku;
• podpis.

Wniosek może dodatkowo wymieniać przyczynę wyjścia prywatnego, choć nie jest to obligatoryjne. Wskazanie powodu wyjścia prywatnego może przekonać pracodawcę o zasadności wyrażenia zgody na takie czasowe opuszczenie pracy.

Forma wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych została określona w Kodeksie pracy. Wniosek ten może mieć formę:

1. papierową.
2. elektroniczną.

Jak przebiega odpracowanie wyjścia prywatnego

Kluczowe znaczenie ma to, aby pracownik, który uzyskał zgodę na wyjście prywatne, pamiętał o obowiązku odpracowania wyjścia z pracy w sprawach osobistych. Odpracowanie czasu pracy przypadającego na okres wyjścia prywatnego w tym przypadku nie jest wliczane do czasu pracy. W praktyce pracownik będzie musiał odpracować zaległe godziny w innych dniach w przyjętym okresie rozliczeniowym i nie będzie to stanowiło nadgodzin. Każdy pracownik, odpracowując czas na wyjście prywatne, musi kierować się zasadami gwarantującymi minimalną ilość dobowego oraz tygodniowego okresu odpoczynku. Każdemu pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, tym co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny w przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
• w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Kodeks pracy stanowi dodatkowo, że odpoczynek powinien przypadać w niedzielę, która obejmuje 24 kolejne godziny, od godziny 6:00, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Natomiast w przypadku zakładów pracy prowadzących działalność w niedzielę odpoczynek może przypadać w innym dniu. Doba pracownicza to zgodnie z  Kodeksem pracy 24 kolejne godziny, licząc od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Natomiast tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Przykład 1. 

Pani Dagmara pracuje w systemie podstawowego czasu pracy przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin dziennie, od 7:30 do 15:30. 29 kwietnia 2026 roku miała umówioną wizytę u lekarza, w związku z czym musiała w tym dniu zwolnić się na godzinę z pracy. Czy 28 i 30 kwietnia 2026 roku może zacząć pracę pół godziny wcześniej, aby ją odpracować? Jeśli pracodawca pani Dagmary wyraził zgodę na wyjście prywatne i sposób jego odpracowania, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odpracowanie miało miejsce przed i po udzieleniu zgody na wyjście prywatne, biorąc pod uwagę to, że ma to miejsce w jednym okresie rozliczeniowym i nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa pracy. Ponadto rozpoczęcie pracy pół godziny wcześniej w celu odpracowania czasu zwolnienia nie będzie traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych, choć pani Dagmara w tych dniach przepracuje po 8,5 godziny.

Przykład 2.

Pan Marek, pracownik biurowy zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie, od poniedziałku do piątku), musiał w czwartek, 9 kwietnia 2026 roku, wyjść z pracy na 2 godziny (w godzinach 10:00–12:00), aby załatwić sprawy urzędowe. U pracodawcy obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. Czy pan Marek może odpracować ten czas w innym miesiącu? Pan Marek musi odpracować czas wyjścia prywatnego w kwietniu, ponieważ tylko wtedy nastąpi to w ramach danego okresu rozliczeniowego. 

Zwolnienie od pracy na cele prywatne a wynagrodzenie za pracę

Pracownik korzystający z wyjścia prywatnego w czasie pracy – niezależnie od tego, czy wykonuje pracę zdalnie, czy stacjonarnie – nie otrzymuje za ten czas wynagrodzenia, a godzin przeznaczonych na załatwienie spraw osobistych nie wlicza się do czasu pracy. Jeżeli jednak odpracuje to wyjście w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym z niego skorzystał, otrzyma wynagrodzenie zasadnicze zgodne z umową.

Przykład 3. 

Pani Maja pracuje na pełny etat w pewnej firmie, w której zarabia 5000 brutto. W maju 2026 roku musiała załatwić kilka spraw w godzinach pracy, co zajęło jej 5 godzin, które odrobiła w czerwcu. Jakie wynagrodzenia otrzyma za te miesiące? 

Liczba dni pracy w maju wynosiła 20 dni, a w czerwcu – 21. 

Należy podzielić wynagrodzenie przez liczbę godzin do przepracowania w miesiącu, aby otrzymać stawkę za jedną godzinę: 

• 5000 zł / 160 = 31,25 zł stawka za maj 2026 roku.
• 5000 zł / 168 = 29,76 zł stawka za czerwiec 2026 roku.

 Następnie stawkę godzinową w maju należy pomnożyć przez liczbę godzin na wyjście prywatne, czyli 5 × 31,25 zł = 156,25 zł.

Tę kwotę należy odjąć od wynagrodzenia za maj, czyli 5000 zł – 156,25 zł = 4843,75 zł.

 Ponieważ liczba dni do przepracowania w czerwcu jest inna niż w maju, trzeba dokonać wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia:

• 5 × 29,76 zł = 148,80 zł. 
• 5000 zł + 148,80 zł = 5148,80 zł.

Pani Maja za czerwiec otrzyma wynagrodzenie wynoszące 5000 zł brutto wraz z kwotą za odpracowane godziny wyjścia prywatnego, 148,80 zł, czyli łącznie 5148,80 zł, a jej wynagrodzenie w maju wyniesie 4843,75 zł.

Podsumowanie

Podsumowując, odpracowanie wyjścia prywatnego na pisemny wniosek pracownika jest rozwiązaniem bezpiecznym i korzystnym, o ile odbywa się w ramach obowiązujących przepisów Kodeksu pracy. Należy pamiętać, że taki czas pracy nie stanowi nadgodzin, a jego realizacja nie może naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego. Jasne procedury w tym zakresie pozwalają uniknąć nieporozumień na linii pracownik–pracodawca i budują kulturę pracy opartą na odpowiedzialności i elastyczności.