W codziennej rutynie kadrowej zdarzają się sytuacje nietypowe, mniej konwencjonalne, które mogą w pierwszej chwili wydawać się wątpliwe. Przykładem tego może być odpracowanie wyjścia prywatnego przez pracownika, chodzi tu w szczególności o termin, w którym pracownik może odpracować czas niewykonywania pracy z powodu załatwiania osobistych spraw oraz o sposób rozliczenia wynagrodzenia. W tym artykule staramy się wskazać właściwy sposób postępowania w opisanych okolicznościach.
Odpracowanie wyjścia prywatnego – informacje ogólne
Obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy stwarzają pracownikom możliwość załatwienia spraw osobistych w czasie pracy. Opuszczenie miejsca pracy wskutek wyjścia prywatnego powinno jednak zostać odpracowane w terminie późniejszym.
W tym miejscu pojawia się kilka pytań dotyczących odpracowania takich wyjść, związanych z następującymi kwestiami:
- czy czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych stanowi pracę w godzinach nadliczbowych?
- czy pracownik może odpracować zwolnienie od pracy udzielone w celu załatwienia prywatnych spraw w innym miesiącu, niż nastąpiło to zwolnienie, lub w innym okresie rozliczeniowym?
- jak postąpić w razie zwolnienia udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych z wypłatą wynagrodzenia?
Poniżej zostały zamieszczone odpowiedzi na te pytania.
Czy zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych stanowi pracę w nadgodzinach?
Odpowiedź na pytanie, czy zwolnienie pracownika od pracy w celu załatwienia spraw osobistych może zostać potraktowane jako praca w godzinach nadliczbowych, ma niezwykle istotne znaczenie z punktu widzenia rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem. Z tego też względu niniejszą kwestię rozstrzygają wprost przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, dalej jako „kp”.
Nie ulega zatem wątpliwości, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie może stanowić przesłanki do domagania się przez pracownika dodatkowych świadczeń należnych zatrudnionym wykonującym pracę w godzinach nadliczbowych.
W przytoczonym przepisie zawarto jednak ważne zastrzeżenie – otóż odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 kp. Chodzi w tym przypadku o okres minimalnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (co najmniej 11 godzin) oraz okres minimalnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu).
Czy istnieje możliwość odpracowania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w innym miesiącu?
Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają ograniczeń w przypadku konieczności odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi w celu załatwienia spraw osobistych w innym miesiącu niż ten, w którym przypadło wspomniane zwolnienie. Jest to pragmatyczne rozwiązanie, może ono bowiem wystąpić w takim terminie, który będzie uniemożliwiał odpracowanie nieobecności jeszcze w tym samym miesiącu.
Przykład 1.
Pracownik zwrócił się do przełożonego z wnioskiem o zwolnienie go od pracy 30 września z powodu konieczności załatwienia spraw osobistych w urzędzie stanu cywilnego. Ze względu na to, że wniosek pracownika dotyczy ostatniego dnia miesiąca, nie ma możliwości odpracowania nieobecności w tym samym miesiącu. Nie stanowi to jednak problemu, gdyż pracodawca i pracownik postanowili, że odpracowanie zwolnienia nastąpi w październiku.
Pozostaje jeszcze kwestia odpracowania zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych w ramach okresu rozliczeniowego (dłuższego niż 1 miesiąc), w którego ramach powyższe zwolnienie zostało udzielone. Również i w tym przypadku przepisy Kodeksu pracy nie przewidują ograniczeń w zakresie ustalenia sposobu rozliczania zwolnień od pracy udzielonych w celu załatwienia przez pracownika spraw osobistych.
Termin wypłaty wynagrodzenia za czas odpracowania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
Niekiedy problemem może być także wypłata pracownikowi należnego wynagrodzenia za pracę w przypadku, gdy odpracowanie zwolnienia od pracy przeznaczonego na załatwienie spraw prywatnych następuje w innym miesiącu lub okresie rozliczeniowym niż ten, w którym przypadło to zwolnienie. W takim przypadku stosuje się ogólne zasady prawa pracy dotyczące prawa do wynagrodzenia, czyli art. 80 kp. Zgodnie z tym zapisem wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.
W przypadku zatem, gdy w danym miesiącu pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy przeznaczonego na załatwienie osobistych spraw i w tymże miesiącu tej nieobecności nie odpracował, jego wynagrodzenie będzie wypłacone w wysokości odpowiadającej liczbie przepracowanych godzin, a więc zostanie obniżone o czas niewykonywania pracy. Odpracowanie wyjścia prywatnego w innym miesiącu będzie skutkować natomiast wypłatą wynagrodzenia w wyższej kwocie w związku z przepracowaniem większej liczby godzin odpowiadającej czasowi zwolnienia od pracy.
Przedstawioną powyżej zasadę stosuje się odpowiednio również w odniesieniu do okresów rozliczeniowych przekraczających 1 miesiąc.
Czy odpracowanie wyjścia prywatnego może nastąpić w innym miesiącu – podsumowanie
Pracownik może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowuje on je, przy czym nie może to naruszać jego prawa do dobowego oraz tygodniowego wypoczynku gwarantowanego przepisami Kodeksu pracy. Regulacje kodeksowe nie ograniczają możliwości odpracowania zwolnienia od pracy tylko do miesiąca, w którym niewykonywanie przez pracownika pracy miało miejsce – może to nastąpić także w innym miesiącu. Wspomniana zasada ma odpowiednie zastosowanie do okresów rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc.
