Na stronach internetowych wielu pracodawców pojawiają się informacje o pracownikach, często z dodaniem ich zdjęć. Jest to bardzo atrakcyjne dla kontrahentów, którzy mają możliwość „poznania” firmy i jej pracowników. Czy podawanie danych pracowników na stronie internetowej jest zgodne z prawem? Czy umieszczanie zdjęć pracowników może narazić pracodawcę na jakąkolwiek odpowiedzialność? Jakie elementy powinno zawierać oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Pobierz darmowy wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku w formacie PDF lub DOCX!
Jakich danych może żądać pracodawca?
Informacje, do których dostęp ma pracodawca, reguluje ustawa z 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (kp). Są to takie podstawowe dane jak:
- imię,
- nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania,
- adres do korespondencji,
- wykształcenie,
- przebieg zatrudnienia.
Pracodawca ma prawo je uzyskać od osób jeszcze nie zatrudnionych, czyli w procesie rekrutacji. Są one uzupełniane przez kandydatów lub nowo zatrudnionych pracowników zazwyczaj na kwestionariuszu osobowym, którego wzór jest powszechnie dostępny.
Gdy osoba zostanie zatrudniona, pracodawca ma prawo żądać podania także innych informacji, takich jak:
- imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci (jeśli jest to uzasadnione korzystaniem przez pracownika ze szczególnych uprawnień, np. dni wolnych na opiekę nad dzieckiem do 14 roku życia),
- numeru PESEL pracownika.
Te dane składane są w formie oświadczenia, najczęściej na wspomnianym kwestionariuszu osobowym.
Pracodawca może także żądać podania innych danych, jeśli wynika to z odrębnych przepisów. Jako przykład można podać pracowników ochrony osób lub mienia, którzy są obowiązani podać znacznie więcej informacji pracodawcy, łącznie ze zdjęciem, które będzie znajdowało się na identyfikatorze pracownika.
Czym jest wizerunek?
Wizerunkiem określany jest wygląd człowieka, jego cechy zewnętrzne, odróżniające go od innych osób. Dla pracodawcy wizerunkiem pracownika, który byłby udostępniany szerszemu kręgu osób, jest jego zdjęcie. W informacjach, do których dostęp ma pracodawca, zgodnie z kp, nie znajduje się zdjęcia pracownika.
Pojęcie wizerunku użyte zostało w ustawie – Kodeks cywilny (kc), jako dobro osobiste człowieka, co oznacza, że podlega szczególnej ochronie. Również ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje ochronę wizerunku i wprost wskazuje (w art. 81), że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby, która jest na nim przedstawiona.
1.wizerunek został utrwalony podczas sesji fotograficznej, za którą pracownik otrzymałby umówioną zapłatę;
2.utrwalany jest wizerunek osoby powszechnie znanej, jeżeli zdjęcie wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych – społecznych, politycznych lub zawodowych;
3.pracownik stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, impreza firmowa, targi.
W celu pozyskania zgody od pracownika przydatne może okazać się oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku.
Jak powinno wyglądać oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku?
Aby móc użyć danych pracownika – jego zdjęcia – wymagane jest oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku. Zgoda taka musi być wyrażona w sposób dobrowolny, niedomniemany, niewymuszony oraz bez żadnych nacisków. Nie można wymuszać na pracowniku podpisania takiej zgody, ani też uzależniać przyznania nagrody lub innych korzyści dla pracownika od jej wyrażenia. Nie ma wskazanej formy, w której zgoda powinna być wyrażona – ustnej czy pisemnej. Aby jednak pracodawca, w razie wątpliwości, mógł udowodnić, że pracownik taką zgodę wyraził – bezpieczniej jest przedstawić mu ją na piśmie. Dlatego też oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku umożliwia bezpieczne z perspektywy prawnej pobranie informacji o woli pracownika. Ważne jest, że pracownik może w każdej chwili odwołać taką zgodę.
Jakie są konsekwencje użycia wizerunku bez zgody pracownika?
Brak uzyskania zgody od pracownika i umieszczenie na stronie internetowej jego zdjęcia, wbrew jego woli, może narazić pracodawcę na negatywne konsekwencje takiego postępowania, na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a także kc.
Ustawa o ochronie danych osobowych w art. 49 wskazuje, że kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, których przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jest to odpowiedzialność karna za bezprawne naruszenie wizerunku osoby – pracownika. Postępowanie w takich sprawach wszczyna zazwyczaj zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, złożone przez pracownika, ewentualnie przez pracowników Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli w toku kontroli ujawnią takie nieprawidłowości. Skazanie pracodawcy zostaje odnotowane w Krajowym Rejestrze Karnym, a osoba taka jest, w świetle prawa, karana.
Drugi negatywny skutek udostępniania wizerunku pracownika bez jego zgody przewiduje kc, określający odpowiedzialność cywilnoprawną. Pracownik może pozwać pracodawcę o bezprawne naruszenie jego dóbr osobistych (do takich należy, co opisywane powyżej, wizerunek). W razie dokonanego naruszenia dóbr osobistych pracownik może żądać, aby pracodawca dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia skutków jego działania – usunął wizerunek ze strony internetowej, a także, w szczególności, by złożył oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Jest to zazwyczaj żądanie opublikowania przeprosin i przyznania, że uprzednio opublikowane zdjęcie na stronie internetowej znajdowało się tam bez zgody pracownika, a zatem niezgodnie z przepisami prawa.
Odpowiedzialność, zgodnie z kc, ponoszona jest także, jeśli dobro osobiste – wizerunek, jest zagrożony działaniem pracodawcy. Nie odnosi się to jednak do udostępnienia zdjęcia, gdyż musi ono zostać faktycznie udostępnione, aby można było pociągnąć pracodawcę do odpowiedzialności karnej lub cywilnej.
CV ze zdjęciem – zgodne z prawem?
Zgodnie ze wskazanymi na początku artykułu danymi, których pracodawca może żądać od osób, które chcą podjąć u niego pracę, nie zawiera się w nich zdjęcia. Jedynie przepisy odrębne mogą uprawniać go do żądania od kandydatów zdjęć – jak w przypadku pracowników ochrony.
Pozostałe zawody nie uprawniają pracodawców do żądania zdjęć w procesie rekrutacji. Takie wymogi należy uznać za niezgodne z przepisami prawa. Jest to naruszeniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, jednakże trudno znaleźć orzeczenie sądu, które skazałoby pracodawcę za to, że w ogłoszeniu o pracę wymagał CV ze zdjęciem.
Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań, by kandydat na pracownika, dla uatrakcyjnienia swojego CV, z własnej woli, dołączył do niego zdjęcie.
RODO – czy coś się zmienia?
W dniu 25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Kwestia rozpowszechniania danych uregulowana jest w sposób analogiczny jak obecnie, będzie to możliwe po wyrażeniu zgody przez pracownika. Załączony powyżej wzór jest zatem aktualny, aż do zmiany przepisów prawa, choć na razie nie ma projektów, które upoważniałyby pracodawcę do udostępniania zdjęć pracowników bez ich zgody.
