Zakończenie współpracy z klientem to sytuacja, która prędzej czy później ma miejsce w każdym biurze rachunkowym. Jedni klienci dołączają, inni rozwiązują umowę z różnych przyczyn. Bez względu na powód rezygnacji klienta z usług księgowych biuro musi rzetelnie przygotować się do ostatniego wykonywanego rozliczenia i przekazania mu dokumentów.
Zawiadomienie o rozwiązaniu umowy
Biuro nie jest w stanie przewidzieć tego, że klient rozwiąże umowę o usługi księgowe. Co ważne, warunki rozwiązania umowy są zazwyczaj zawarte w umowie pomiędzy klientem a biurem rachunkowym. Dzięki temu klient nie odejdzie z dnia na dzień bez porozumienia stron, ponieważ biuro rachunkowe zabezpiecza się w niej na taką ewentualność. Co więcej, jeżeli taki zapis nie znajduje się w umowie, to zastosowanie znajdzie art. 746 § 1 Kodeksu cywilnego (kc), zgodnie z którym zleceniodawca (klient) może wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie (biuro rachunkowe) wydatki, które ten poczynił w celu należytego jego wykonania. W przypadku odpłatnego zlecenia klient obowiązany jest zapłacić na rzecz biura rachunkowego część wynagrodzenia odpowiadającą wykonanym już czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, klient powinien także naprawić szkodę.
Zgodnie z art. 746 § 2 kc biuro rachunkowe może wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, biuro jest odpowiedzialne za szkodę. Dlatego ważne jest zawarcie w umowie o usługi księgowe, w jakim momencie biuro ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z klientem, np. w sytuacji, gdy klient zalega z płatnościami za usługi biura określoną w umowie liczbę dni.
Zakończenie współpracy z klientem wiąże się tak naprawdę z zakończeniem prac w zakresie:
- rozliczenia księgowo-podatkowego;
- kadr, płac i ubezpieczeń.
W związku z tym, jeżeli zasady te nie wynikają bezpośrednio z umowy lub doszło do porozumienia z klientem o wcześniejszym rozwiązaniu umowy, należy jasno określić, jaki jest ostatni okres rozliczeniowy i zakres prac wykonywany przez biuro rachunkowe. W tym celu można zawrzeć z klientem porozumienie, które będzie dołączone do wypowiedzenia umowy.
Warto zawrzeć podstawowe dane o kontrahencie, w tym również wskazać przyczynę rozwiązania umowy (np. likwidacja działalności lub wypowiedzenie umowy), dzięki czemu na tej podstawie można zweryfikować, czy przekazywane klientowi dokumenty zawierają niezbędne elementy.
Dodatkowo należy wskazać ostatni obsługiwany okres rozliczeniowy, czyli okres, za który biuro w imieniu klienta np. wysyła pliki JPK_V7 czy formularze ZUS DRA. W tym miejscu warto również określić, kto będzie odpowiedzialny (biuro czy klient) za obowiązki rozliczeniowe po ostatnim obsługiwanym okresie, np. za sporządzenie zeznania rocznego czy wygenerowanie PIT-11 za pracowników po zakończonym roku.
Na koniec należy określić termin wydania dokumentów klientowi.
Przykład 1.
Pani Zuzanna jest czynnym podatnikiem VAT i zdecydowała się rozwiązać umowę z biurem rachunkowym. Złożyła wypowiedzenie w marcu 2024 roku, a z umowy wynika, że obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia. W związku z tym ostatnim rozliczanym miesiącem przez biuro rachunkowe jest kwiecień 2024 roku. Jakie dokumenty rozliczeniowe sporządzi biuro rachunkowe?
Jeżeli ze szczególnych warunków umowy lub ustaleń zawartych w momencie wypowiedzenia umowy nie wynika inaczej, to biuro rachunkowe musi rozliczyć kwiecień jako ostatni miesiąc. W związku z tym jest zobowiązane do wysyłki pliku JPK_V7 za kwiecień 2024 roku, sporządzenia list płac za kwiecień 2024 roku oraz wysyłki formularzy ZUS DRA/RCA za kwiecień 2024 roku. Poza tym biuro rachunkowe zobowiązane jest do przekazania pani Zuzannie informacji o wysokości podatku dochodowego wynikającego z zaliczki na podatek za kwiecień 2024 roku.
Przykład 2.
Pani Kinga wypowiedziała umowę z biurem rachunkowym w maju 2024 roku. Obowiązuje ją miesięczny okres wypowiedzenia, a z warunków umowy wynika, że po okresie wypowiedzenia biuro rachunkowe nie wykonuje dodatkowych czynności rozliczeniowych. Jaki okres jest ostatnim rozliczanym miesiącem przez biuro?
Jeżeli z zapisów umowy wynika, że biuro po upływie okresu wypowiedzenia nie dokonuje żadnych czynności rozliczeniowych w imieniu klienta, to ostatnim rozliczanym miesiącem jest maj 2024 roku.
Po zakończeniu współpracy z klientem może zdarzyć się sytuacja, w której nowe biuro rachunkowe byłego klienta ma dodatkowe pytania związane z dotychczasową obsługą, na które klient nie zna odpowiedzi. Należy mieć na uwadze, że biuro rachunkowe nie ma obowiązku komunikowania się z nowym biurem rachunkowym, zwłaszcza w przypadku, gdy rozwiązanie umowy nastąpiło w związku z nierzetelnością klienta.
Zakończenie współpracy z klientem z powodu likwidacji działalności
Jeżeli klient zamierza zlikwidować działalność, nie ma potrzeby dłuższego korzystania z usług biura rachunkowego. Dlatego też likwidacja działalności jest najczęstszym powodem zakończenia współpracy z klientem. W takim przypadku na gruncie rozliczeniowym niezbędne jest wykonanie dodatkowych niestandardowych czynności rozliczeniowych, sprawozdawczych oraz wyrejestrowujących.
W tym zakresie również warto w momencie wypowiedzenia umowy poinformować klienta (np. w formie dodatkowego wykazu) o niestandardowych czynnościach i informacjach, jakie klient powinien przekazać do biura, w tym również określić termin przekazania tych danych.
Część z tych czynności może w imieniu klienta wykonać biuro rachunkowe. Niektóre z nich wynikają z likwidacji działalności, a część dotyczy rozliczeń rocznych po zakończonym roku podatkowym. Jeżeli nie wynika to bezpośrednio z umowy, to w momencie jej wypowiedzenia warto zawrzeć zapisy w porozumieniu dotyczące ewentualnej dodatkowej opłaty za ich wykonanie oraz wskazać, kto jest za nie odpowiedzialny – biuro czy klient.
Dokumentacja do przekazania klientowi po rozwiązaniu umowy
Wraz z zakończeniem współpracy z klientem biuro ma obowiązek zwrócić posiadane dokumenty firmowe. Mogą one zostać przekazane w formie papierowej, co wiąże się z dodatkowymi pracami ewidencyjnymi po stronie biura. To z kolei wymaga poświęcenia czasu na sporządzenie wydruków, np. ewidencji podatkowych czy wykazu środków trwałych. Biuro może przekazać klientowi dokumenty w formie elektronicznej jako wydruki PDF całej ewidencji księgowej, rejestrów VAT i dokumentacji kadrowej. Takie wydruki mogą również być przydatne dla biura rachunkowego, jeżeli zdecyduje się przekazać klientowi dostęp do konta. W takiej sytuacji warto zawrzeć taką adnotację w umowie informującą o tym, że biuro zachowuje wydruki PDF danych klienta przez okres 6 lat do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to bowiem przechowywanie danych wrażliwych klientów po rozwiązaniu umowy, o których należy poinformować klienta.
Prostszym i szybszym sposobem niż generowanie wydruków jest przekazanie klientowi dostępu do konta, na którym prowadzona była jego księgowość.
Jeżeli biuro korzysta z systemu wFirma dla biur rachunkowych, przekazanie konta klientowi nie jest obarczone dodatkowymi kosztami po stronie biura czy problemami licencji do oprogramowania. Wystarczy, że biuro odepnie się od konta klienta, dzięki czemu to przedsiębiorca zostanie administratorem swojego konta i będzie mógł:
- kontynuować prowadzenie księgowości – jeżeli zakończenie współpracy z klientem nie jest związane z likwidacją działalności;
- sporządzić rozliczenia roczne po zakończonym roku – jeżeli nie zdecyduje się na dodatkowe usługi biura w tym zakresie.
W tym celu wystarczy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY, a następnie zaznaczyć na liście użytkownika z uprawnieniami szefa biura i z górnego menu wybrać opcję ODEPNIJ.
Rozwiązanie to daje dostęp klientowi do wszystkich niezbędnych informacji, ewidencji i wydruków z całego okresu prowadzenia obsługi księgowo-kadrowej przez biuro rachunkowe.
Protokół przekazania dokumentacji papierowej po rozwiązaniu umowy
Jeżeli klient przekazywał do biura dokumenty w formie papierowej lub biuro rachunkowe nie zdecyduje się na udostępnienie mu dostępu do konta, na którym prowadzona była księgowość i obsługa kadr, płac i ubezpieczeń klienta, konieczne jest przekazanie niezbędnej dokumentacji w formie papierowej lub na nośniku danych. W tym zakresie należy sporządzić protokół przekazania dokumentów, który klient podpisze przy ich odbiorze. Jeżeli dokumenty przekazywane są na nośniku danych lub w formie PDF wysyłanym w wiadomości mailowej, to w protokole należałoby zawrzeć informację o sposobie przekazania dokumentacji oraz informację o terminie, w jakim klient może zgłosić ewentualne uwagi lub braki. Wiadomość mailową warto wysłać z ustawieniem otrzymania potwierdzenia odbioru wiadomości.
Bez względu na przyczynę zakończenia współpracy z klientem warto zadbać o to, aby był on w pełni zadowolony ze świadczonych usług przez biuro. Nie od dziś bowiem wiadomo, że najlepszą reklamą jest tzw. marketing szeptany. W związku z tym profesjonalne i rzetelne podejście do tematu rozwiązania umowy i procesu przekazania dokumentacji księgowej klientowi jest w takiej sytuacji kluczowe.
