Poradnik Przedsiębiorcy

Na czym polega postępowanie kontrolne i jakie są prawa przedsiębiorcy?

Postępowanie kontrolne w firmie jest to zdarzenie, którego obawia się wielu przedsiębiorców. Jakie wyróżnia się rodzaje postępowań kontrolnych? Co warto o nich wiedzieć i jak się do nich przygotować? Na te pytania odpowiadamy poniżej!

Postępowanie kontrolne – jakie są ich rodzaje?

Aktualnie wyróżniamy dwa rodzaje postępowań kontrolnych:

  • kontrolę podatkową oraz

  • kontrolę celno-skarbową.

Oba postępowania wszczynane są przez odrębne organy oraz charakteryzują się różnymi procedurami.

Kontrolę podatkową wszczyna naczelnik urzędu skarbowego na podstawie Ordynacji podatkowej.

Art. 281 ust. 2 Ordynacji podatkowej
„Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”.

O przeprowadzeniu kontroli celno-skarbowej decyduje naczelnik urzędu celno-skarbowego, a podstawę prawną do jej wszczęcia stanowi ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej (w kwestiach niezdefiniowanych w ustawie stosujemy przepisy Ordynacji podatkowej).

Postępowanie kontrolne prowadzone jest zazwyczaj w sytuacji, gdy wystąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa podatkowego, a głównym celem jest zwalczanie oszustw i wyłudzeń VAT.

Firmy, wobec których wszczynane jest postępowanie kontrolne, wybierane są na podstawie analizy ryzyka. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 54 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej kontroli celno-skarbowej podlega m.in. przestrzeganie przepisów:

  • prawa celnego,

  • innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie między obszarem celnym Unii Europejskiej a państwami trzecimi,

  • prawa dewizowego.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych bardziej powszechna jest kontrola podatkowa, dlatego w artykule skupimy się na jej przebiegu oraz prawach, jakie przysługują przedsiębiorcy w trakcie trwania postępowania kontrolnego.

Czy przedsiębiorca zawsze musi otrzymać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli?

Co do zasady przedsiębiorca jest informowany o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w postaci zawiadomienia, które powinno zawierać:

  • oznaczenie organu,

  • datę i miejsce wystawienia,

  • oznaczenie kontrolowanego,

  • wskazanie zakresu kontroli,

  • pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,

  • podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zostało ono wydane w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Organ podatkowy nie zawsze zobowiązany jest do zawiadomienia podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli. Nie zawiadamia się o podjęciu kontroli podatkowej na przykład wtedy, kiedy:

  • kontrola dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług;

  • ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe;

  • dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;

  • dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej;

  • ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury;

  • ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej;

  • organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego lub przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu;

  • nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne, lub utrudnione.

Art. 282b.ust. 2 i 3 Ordynacji podatkowej
„Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. W razie wyrażenia zgody lub złożenia wniosku ustnie kontrolujący sporządza adnotację”.

Od momentu doręczenia zawiadomienia mamy zatem czas na przygotowanie się do czynności kontrolnych, czyli sprawdzenia dokumentacji, ewentualne uzupełnienie braków, a nawet weryfikację rozliczeń i poprawę wykrytych błędów. W trakcie postępowania kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić urzędnikom dostęp do akt, ksiąg oraz dokumentów związanych z przedmiotem kontroli.

Uwaga!
Może się zdarzyć, że organ podatkowy w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych zażąda tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym (faktur, umów zawartych z zagranicznymi kontrahentami). Tłumaczenie musi zostać przeprowadzone przez biegłego.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawiera:

  1. oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;

  2. wskazanie podstawy prawnej;

  3. imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);

  4. numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);

  5. oznaczenie kontrolowanego;

  6. określenie zakresu kontroli;

  7. datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;

  8. podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

  9. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu.

Jakie są prawa przedsiębiorcy w trakcie postępowania kontrolnego?

Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Może również wskazać osobę, w obecności której przeprowadzone zostaną czynności kontrolne. Ewentualna rezygnacja z tego prawa powinna zostać złożona w formie pisemnego oświadczenia.

Ważne!
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

Kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu. W razie, gdy przedsiębiorca uzna, że kontrola się wydłuża, a organ podatkowy postępuje w sposób opieszały, może złożyć ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia. Trzeba jednak pamiętać, że ponaglenie przysługuje tylko wówczas, gdy nie minął jeszcze termin do zakończenia postępowania kontrolnego. Kontrolowanemu przedsiębiorcy przysługuje również prawo do wniesienia skargi do sądu administracyjnego, ale tylko w przypadku, gdy wcześniej zostało złożone ponaglenie.

Uwaga
Przedsiębiorca składający ponaglenie lub skargę na bezczynność organu podatkowego, powinien przedstawić konkretne zastrzeżenia oraz udokumentować opieszałość osób przeprowadzających postępowanie kontrolne.

Przebieg kontroli powinien zostać udokumentowany w protokole, który otrzymuje przedsiębiorca. W terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu podatnik może przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia. W przypadku natomiast, gdy przedsiębiorca zgadza się z zastrzeżeniami pokontrolnymi, w tym samym terminie ma obowiązek zawiadomić urząd o sposobie ich załatwienia. Dodatkowo zawiadomienie musi zawierać uzasadnienie stanu faktycznego oraz prawnego.