Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany dla podatników VAT, szczególnie w kontekście raportowania danych. Kluczową nowością jest obowiązek wykazywania numeru KSeF w pliku JPK. Wyjaśniamy, od kiedy i w jaki sposób należy uwzględniać numer KSeF w pliku JPK, aby prawidłowo rozliczyć podatek od towarów i usług.
Część deklaracyjna oraz ewidencyjna pliku JPK VAT
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c i art. 133.
W myśl art. 99 ust. 7c ustawy deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, zawierają dane niezbędne do rozliczenia podatku, obliczenia jego wysokości, w tym wysokości podstawy opodatkowania, podatku należnego i podatku naliczonego, a także dane dotyczące podatnika.
Jak stanowi art. 99 ust. 11c ustawy, deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, są składane zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3.
W myśl art. 109 ust. 3 ustawy podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:
- rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
- kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
- kontrahentów;
- dowodów sprzedaży i zakupów.
Zgodnie z art. 109 ust. 3b ustawy podatnicy są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.
Od 1 października 2020 roku kwestie danych, jakie należy wykazywać w składanych deklaracjach, reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów , Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.
Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 99 ust. 13b oraz art. 109 ust. 14 ustawy, które stanowią o upoważnieniu ministra właściwego do spraw finansów publicznych do wydania rozporządzenia określającego:
szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 7c, wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w ust. 1-3, oraz niezbędnymi pouczeniami, uwzględniając konieczność prawidłowego rozliczenia podatku oraz kontroli tego obowiązku przez organ podatkowy (zgodnie z treścią art. 99 ust. 13b ustawy);
szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 3, oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z ust. 3b i 3c, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji (w myśl art. 109 ust. 14 ustawy).
Numer KSeF w pliku JPK pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego
Jak wynika z treści par. 10 ust. 1 wskazanego rozporządzenia, ewidencja zawiera dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego. W myśl par. 10 ust. 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia ewidencja zawiera również numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Następnie wskażmy, że w myśl par. 11 ust. 1 rozporządzenia ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego, tj. wartość netto oraz wysokość podatku naliczonego przysługującego do odliczenia. Ewidencja zawiera dane dotyczące faktur lub innych dowodów będących podstawą odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Dane dotyczące faktur lub innych dowodów obejmują:
- numer, za pomocą którego dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zapisywany poprzez wyodrębnienie kodu kraju oraz kodu cyfrowo-literowego;
- imię i nazwisko lub nazwę dostawcy lub usługodawcy;
- numer faktury lub innego dowodu;
- datę wystawienia faktury lub innego dowodu;
- datę otrzymania faktury lub innego dowodu.
Dane dotyczące faktur mogą obejmować numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (par. 11 ust. 4a rozporządzenia).
Warto również zwrócić uwagę na treść przepisu przejściowego. Otóż zgodnie z par. 11c rozporządzenia w okresie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku ewidencja może nie zawierać numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur wykazywanego zgodnie z § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g.
Ponadto w objaśnieniach do rozporządzenia w zakresie sposobu wykazywania danych w ewidencji możemy przeczytać, że w ewidencji w przypadku jej przesłania wskazuje się cel przesłania ewidencji poprzez zaznaczenie przesłania ewidencji albo jej korekty.
Podatnicy ujmują w ewidencji faktury i inne dokumenty lub dowody według daty powstania obowiązku podatkowego. W przypadku zdarzeń wykazywanych w ewidencji na podstawie dowodów zbiorczych podatnicy ujmują je według daty ostatniego zdarzenia objętego tym dowodem. Numer identyfikujący fakturę, fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i fakturę VAT RR KOREKTA, w Krajowym Systemie e-Faktur, jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji.
W tym miejscu można również wskazać na projekt w sprawie zmiany rozporządzenia wskazujący, że w przypadku braku numeru KSeF faktura będzie podlegała obowiązkowemu oznaczeniu jednym z trzech oznaczeń:
- OFF – dotyczącym faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana;
- BFK – dotyczącym faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, tj. faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT;
- DI – dotyczącym dowodu innego niż faktura (m.in. faktury wystawione w trybie offline24).
Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że wprowadzenie obligatoryjnego stosowania systemu KSeF będzie miało swoje odzwierciedlenie w pliku JPK VAT, ponieważ faktura będzie podlegać oznaczeniu numerem identyfikującym KSeF.
