Faktury korygujące, noty korygujące, duplikaty faktur
Faktura korygująca
Faktury korygujące wystawia sprzedawca w ściśle określonych sytuacjach. Ustawa przewiduje wystawienie takiego dokumentu w przypadku, gdy:
- po wystawieniu faktury podatnik udziela rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),
- podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu o wartość zwróconych towarów,
- podatnik zwraca nabywcy całości lub części należności
istnieje obowiązek wystawienia odpowiedniej faktury korygującej.
W sytuacji, gdy po wystawieniu faktury podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w par. 5 ust. 1 pkt 1-6 oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem,
- kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,
- kwotę zmniejszenia podatku należnego.
Natomiast, gdy podatnik po wystawieniu faktury udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane określone w par. 5 ust. 1 pkt 3 i 4,
- okres, do którego odnosi się udzielany rabat,
- kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.
Fakturę korygującą wystawia się również, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Korekta dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w par. 5 ust. 1 pkt 1-6 oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny,
- kwotę podwyższenia podatku należnego.
Natomiast faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane określone w par. 5 ust. 1 pkt 1-6 zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,
- prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.
Nota korygująca
Nota korygująca, jak wynika z par. 15 rozporządzenia w sprawie faktur, jest dokumentem wystawianym przez nabywcę towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru/ usługi.
Powinna zwierać następujące dane:
- określenie “NOTA KORYGUJĄCA”,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w par. 5 ust. 1 pkt 1 i 6,
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Nie wystawia się jej, gdy błąd dotyczy:
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
- kwot wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwoty należności ogółem.
W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Warto również wspomnieć, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.
Duplikat faktury
Duplikat faktury wystawia się, jeżeli faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca ponownie wystawia ją:
- na wniosek nabywcy z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Należy sporządzić ją w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden otrzymuje nabywca, a drugi zatrzymuje sprzedawca.
W przypadku faktur przesłanych w formie elektronicznej, duplikat faktury sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując go jednocześnie w swojej dokumentacji.
Faktury wewnętrzne
Od stycznia 2013 roku faktury wewnętrzne mogą (ale nie muszą) wystawiać podatnicy w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 oraz art.8 ust. 2 ustawy o VAT, a także dla:
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
- dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
- świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca,
- udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
W związku ze zmianami w VAT, w 2014 roku mają zniknąć faktury wewnętrzne, przez wzgląd na fakt, iż właściwe regulacje unijne nie przewidują możliwości wystawiania tego rodzaju dokumentów.
Puste faktury i anulowanie faktury
Jeżeli podatnicy dokumentują fakturą VAT czynność, która w rzeczywistości nie wystąpiła, wówczas tego rodzaju dokumenty nazywane są "pustymi" fakturami. Faktury te nie dają nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Inaczej jest w sytuacji, gdy konieczne jest anulowanie wystawionej faktury. Przepisy z zakresu podatku VAT nie regulują tej kwestii. Jednak organy podatkowe prezentują stanowisko, zgodnie z którym istnieje możliwość anulowania faktury, o ile ta nie została wprowadzona do obrotu.
Jeżeli wystawiona faktura nie dokumentuje wykonania czynności sprzedaży, nie została wysłana do klienta, a sprzedawca posiada oba egzemplarze tego dokumentu, fakturę można anulować poprzez dokonanie stosownych adnotacji np. "anulowano dnia…", wraz z podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Anulowana faktura nie powinna być wprowadzana do ewidencji VAT i wykazywana w deklaracji VAT, a jedynie przechowywana w dokumentach sprzedawcy.
Kasy rejestrujące
Obowiązek i zwolnienia ze stosowania kas rejestrujących
Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję takiej sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Jednak Minister Finansów przewidział w tym zakresie zwolnienia przedmiotowe oraz ze względu na wysokość obrotów.
Zwolnienia przedmiotowe zwalniają z ewidencji tylko ściśle określone rodzaje czynności. Są one wymienione w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jeżeli podatnik osiąga przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych jedynie takich czynności, które są zwolnione z ewidencjonowania, wówczas nie ma obowiązku instalowania kasy fiskalnej. Jeżeli jednak w grę wchodzą zarówno czynności zwolnione, jak i takie, które zwolnieniu nie podlegają, to należy pamiętać, że zwolnienie z konieczności ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy przysługuje pod warunkiem, iż udział obrotów uzyskanych ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem jest wyższy niż 80 proc (par. 3 ust. 1 pkt 4 ww rozporządzenia). Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym obrót uzyskany ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem był niższy lub równy 80%.
Zwolnienie przedmiotowe natomiast zwalnia podatnika z obowiązku ewidencjonowania w zakresie całej prowadzonej przez niego działalności. Niektóre grupy zawodowe są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych, jednakże co roku Minister Finansów zmniejsza liczbę grup zawodowych uprawnionych do korzystania z tego przywileju.
Rozporządzenie przewiduje również zwolnienie ze względu na wysokość obrotów. Jeśli w danym roku podatkowym obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczą 20 000 zł, wówczas nie ma obowiązku instalowania kasy fiskalnej. Obowiązek taki powstaje po upływie dwóch miesięcy licząc od pierwszego dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym podatnik przekroczył limit 20 000 zł. Należy pamiętać, że przy ustalaniu obrotu bierze się pod uwagę również czynność, które na mocy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania oraz całą wartość sprzedaży, a nie jedynie prowizję czy marżę.
Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, ponieważ są drobnymi przedsiębiorcami, o których mowa w art. 113 ustawy o VAT muszą pamiętać, że zwolnienie z VAT nie oznacza, że są również zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących! Może się zdarzyć, że przekroczą dopuszczalny limit obrotu i będą zobowiązani do stosowania kas fiskalnych.
Podatnicy muszą pamiętać również o tym, że wyłączenie ze zwolnienia obowiązuje bez żadnego okresu przejściowego, co skutkuje tym, że jeśli podatnik planuje rozpocząć sprzedaż wyrobów wymienionych w par. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących musi odpowiednio wcześniej zaopatrzyć się w kasę fiskalną.
Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej
Podatnicy mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę wydaną na zakup kasy fiskalnej. Dokonują tego przez wprowadzenie jej do ewidencji środków trwałych i amortyzację. Dodatkowo czynni podatnicy VAT mogą skorzystać z prawa do odliczenia naliczonego przy zakupie podatku od towarów i usług.
Oprócz tego możliwe jest skorzystanie z ulgi na zakup kas fiskalnych. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach mogą odliczyć od podatku kwotę odpowiadającą 90 proc. wartości kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
