Faktury
Faktura jest dokumentem handlowym, który potwierdza operację gospodarczą pomiędzy sprzedającym a kupującym. Powinna ona zawierać szczegółowe dane na temat dokonanej transakcji.
Podmioty zobowiązane i uprawnione do wystawiania faktur
Zgodnie z ustawą o VAT, podmiotami zobowiązanymi do wystawiania faktur są podatnicy VAT, którzy posiadają numer identyfikacji podatkowej (NIP). Dokonują oni tego każdorazowo po sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi - ustawodawca nie przewidział tu możliwości dobrowolnego podjęcia decyzji o wystawieniu ww. dokumentu.
Do wystawiania faktur uprawnieni są również podatnicy VAT korzystający ze zwolnienia, jak i dokonujący wyłącznie transakcji podlegających zwolnieniu z VAT. Jest to nowy przepis obowiązujący od 2013 roku. Co ważne - w przypadku podatników VAT zwolnionych korzystanie z tego przywileju nie przekreśla możliwości dokumentowania sprzedaży za pomocą rachunku.
Podatnik jest zwolniony z obowiązku wystawienia faktury w sytuacji, gdy dokonuje sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji przedsiębiorca potwierdza transakcję fakturą tylko na wyraźne życzenie nabywcy.
Ponadto, poza wskazaną grupą podmiotów, obowiązek dokumentowania danych transakcji fakturą spoczywa również na: osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osobach fizycznych niebędących podatnikami, dokonujących wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
Uwaga!!! Podmioty, które nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT zwolnieni nie mogą skorzystać z prawa do wystawiania faktur.
W przypadku, gdy podatnik VAT zwolniony wystawia fakturę, dokument taki nie powinien zawierać pól: netto, stawka podatku, brutto, albo w polach tych winno postawić się znak „-”.
Elementy faktury
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, co do zasady faktura powinna zawierać co najmniej:
- datę wystawienia,
- kolejny numer,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Są jednak określone sytuacje, w których na tym dokumencie powinny znaleźć się dodatkowe informacje. Przypadki te również zawarte są w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Elementami, które powinny dodatkowo znaleźć się na fakturze są:
- fraza metoda kasowa - w przypadku podatników posiadających status małych podatników, którzy wybrali kasową metodę rozliczania podatku od towarów i usług,
- wyraz samofakturowanie - gdy to nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy,
- fraza procedura marży dla biur podróży - w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
- fraza procedura marży - towary używane, procedura marży - dzieła sztuki lub procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki - dla dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
- określenie odwrotne obciążenie - w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi,
- podstawa prawna - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, do których zastosowano zwolnienie z podatku VAT,
- data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu - w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu,
- numer NIP poprzedzony odpowiednim kodem kraju - w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- adnotacja "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu" lub "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE" oraz stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej - w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej).
Terminy wystawienia faktury
Zasadniczo faktury wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Wyjątkiem są tzw. usługi ciągłe, w przypadku których przedsiębiorca określa na fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży. W tym przypadku dokument ten wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia okresu, którego on dotyczy.
Innym wyjątkiem jest otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (w szczególności w formie: przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty). Fakturę wystawia się wówczas nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. W tym samym terminie należy wystawić fakturę, po otrzymaniu każdej kolejnej części należności (w przypadku zaliczek, przedpłat, zadatków i rat).
Ustawodawca przewidział również szereg wyjątków od wyżej wymienionych terminów wystawiania faktur. W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11, ust. 16a i 16b oraz ust. 19a ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Są to sytuacje dotyczące m.in.:
- dostaw lokali i budynków,
- dostaw energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej i gazu przewodowego,
- usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- usług rozprowadzania wody,
- usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
- usług transportu osób i ładunków,
- usług spedycyjnych i przeładunkowych,
- usług w portach morskich i handlowych,
- usług budowlanych i budowlano-montażowych,
- importu usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.
Faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, przy czym należy pamiętać, że zasada ta nie odnosi się do wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Od stycznia 2013 jedną fakturą można dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.
Faktury elektroniczne
Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z możliwości, jaką są faktury elektroniczne, zwane również e-fakturami. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, pozwalające zaoszczędzić sporo czasu, jak i pieniędzy. Co więcej, faktura taka powinna zawierać identyczne dane, jak jej “zwykły” papierowy odpowiednik.
Jak wynika z rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, dokumenty te mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jednak przepisy nie wskazują konieczności zachowania formy pisemnej czy elektronicznej takiej akceptacji. Oznacza to, że podatnik na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu e-faktury do momentu, gdy kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie.
Jednak, aby faktura mogła zostać wystawiona i przesłana drogą elektroniczną musi ona spełnić dwa ważne warunki - autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Podatnik sam określa sposób, w jaki sposób zapewni wspomniane wymagania odnośnie e-dokumentów. Można dokonać tego za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jeżeli chodzi o integralność treści, wystarczy zapisać fakturę w formacie uniemożliwiającym dokonanie zmian w jej treści (np. PDF). Poza tym w tym celu można stosować bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI).
Bez względu na to, czy faktura została wystawiona w formie papierowej czy też elektronicznej, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT z takiego dokumentu, w okresie w którym ją otrzymał lub w jednym z dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.
Podatnik nie ma obowiązku drukowania e-faktur w sytuacji, gdy program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Wynika to zarówno z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług a także licznych interpretacji podatkowych.
