Dokumentacja kadrowa – co w firmie podpisuje kadrowa?

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, potrzebuje kadrowej. Nie musi być to wcale osoba wyznaczona wyłącznie na tę funkcję czy też cały dział kadrowo-płacowy. Równie dobrze może być nią księgowa lub właściciel firmy. Nie zmienia to faktu, że ktoś musi zajmować się na bieżąco zarządzaniem personelem. To właśnie specjalista do spraw kadr odpowiada za prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, dbanie o prawidłowość zatrudnienia oraz przestrzeganie wymogów prawa pracy. Zakres jego obowiązków bywa różny w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz przyjętego podziału kompetencji. Zastanówmy się, jak wygląda dokumentacja kadrowa i jakie dokładnie dokumenty może lub musi podpisywać pracownik kadr.

Co w firmie robi kadrowa?

Specjalistka do spraw kadr i prac, potocznie zwana kadrową (ale funkcję tę mogą również wykonywać mężczyźni, prawo tego nie zabrania), zajmuje się kompleksową obsługą dokumentacji pracowniczej oraz spraw związanych z zatrudnieniem w przedsiębiorstwie. Jej głównym zadaniem jest zapewnienie zgodności działań firmy z przepisami prawa pracy, jak również prowadzenie bieżących rozliczeń kadrowo-płacowych. W praktyce do jej codziennych zadań należy prowadzenie akt osobowych, sporządzanie i aktualizacja umów o pracę, ewidencja urlopów i zwolnień chorobowych czy kontakt z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak ZUS, urząd skarbowy lub PIP. W mniejszych jednostkach kadrowa zajmuje się również obowiązkami z obszaru HR – prowadzi rekrutację oraz organizuje szkolenia.

Przepisy prawa nie stawiają żadnych specjalnych wymogów dla osób chcących pracować w dziale kadr. Nie oznacza to, że ten zawód jest dla każdego. Kadrowa, jako specjalista od praw i obowiązków pracowniczych, musi odznaczać się bardzo dobrą znajomością przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Prócz tego, działając na nowoczesnych systemach, powinna mieć odpowiednie umiejętności techniczne, tak aby nie mieć większych problemów z obsługą programów kadrowo-płacowych oraz innych uzupełniających aplikacji komputerowych, jak chociażby Excel. Do tego niezbędne są adekwatne do zawodu cechy osobiste – dokładność, skrupulatność, odpowiedzialność, umiejętność pracy pod presją czasu oraz dobre zdolności komunikacyjne.

Czym jednak dokładnie zajmuje się kadrowa? Do jej najważniejszych obowiązków możemy zaliczyć:

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej – opracowywanie, aktualizowanie i przechowywanie akt osobowych, umów o pracę, aneksów, świadectw pracy oraz dokumentów związanych z urlopami;
• obsługa administracyjna zatrudnionych – ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy, prowadzenie rejestru urlopów, zwolnień lekarskich i pozostałych świadczeń pracowniczych;
• kontakty z instytucjami zewnętrznymi – zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń społecznych, rozliczenia z ZUS-em i urzędem skarbowym, przygotowywanie sprawozdań dla GUS-u;
• nadzór nad terminami – pilnowanie dat związanych z końcem umów, badaniami okresowymi czy wymaganymi szkoleniami.

Dokumentacja kadrowa – najważniejsze są akta pracownicze

Dokumentacja kadrowa równa się dokumentacja pracownicza? Nie do końca, chociaż w znacznej części tak jest. Jednym z głównych obowiązków kadrowej jest właśnie kompletowanie i prowadzenie dokumentów dotyczących pracowników. Każda z zatrudnionych osób musi mieć swoją teczkę, w której znajdują się posegregowane akta. Składa się ona z 5 części:

• część pierwsza – A – zawiera dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym;
• część druga – B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia; znajdziemy tam m.in. umowę o pracę, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP czy oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• część trzecia – C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli w szczególności oświadczenie o wypowiedzeniu albo o rozwiązaniu umowy o pracę oraz oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy;
• część czwarta – D – odpis zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• część piąta – E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Dokumentacja kadrowa wymagająca podpisów pracodawcy

Przechodząc już do samych dokumentów, które może lub musi podpisywać kadrowa, w pierwszej kolejności należy wymienić tę dokumentację, która co do zasady powinna być podpisywana przez pracodawcę. Kadrowa może je przygotowywać, ale nie powinna się pod nimi podpisywać – no chyba że otrzymała pełnomocnictwo. W praktyce najczęściej tak to właśnie działa, że pracodawca, wyznacza osobę z działu kadr, która w jego imieniu sporządza i autoryzuje tego typu dokumenty. O jaką dokumentację chodzi? Jest to m.in.:

• umowa o pracę – jej zawarcie jest czynnością prawną związaną z nawiązaniem stosunku pracy, wymagającą oświadczeń woli obu stron: pracodawcy i pracownika;
• rozwiązanie umowy o pracę – oświadczenie w przedmiocie zakończenia stosunku pracy musi pochodzić od pracodawcy, inaczej jest nieważne;
• porozumienie stron dotyczące zakończenia stosunku pracy – wygląda to tak samo, jak w przypadku rozwiązywania stosunku pracy;
• aneks do umowy o pracę – zmiana warunków zatrudnienia (w szczególności dotycząca wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu), również wymaga oświadczenia pracodawcy;
• nagana lub kara porządkowa – przepisy kp wskazują, że to „pracodawca może stosować kary”, dlatego to jego podpis pod dokumentem jest niezbędny.

Dokumentacja kadrowa podpisywana przez kadrową z upoważnienia

Oprócz dokumentacji kadrowej wymagającej pełnomocnictwa pracodawcy istnieje grupa dokumentów, dla których w pełni wystarczające będzie upoważnienie. Nadmienimy na marginesie, że pełnomocnictwo i upoważnienie to dwie różne instytucje.

Wiele firm stosuje praktykę, zgodnie z którą pracodawcy przekazują kadrowym określony zakres swoich kompetencji za pomocą upoważnienia. Kadrowa może wówczas podpisywać m.in.:

• zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach dla pracowników (np. wymagane przez banki);
• wnioski do ZUS-u, PFRON i innych organów publicznych;
• dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS-u (np. ZUA, ZWUA, DRA);
• sprawozdania do GUS-u w zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń;
• informacje PIT-11, PIT-4R – wymagane jest elektroniczne wyznaczanie kadrowej.

Dokumentacja kadrowa – sprawy techniczne i administracyjne

Istnieje również grupa dokumentów o charakterze czysto technicznym, które kadrowa może podpisywać we własnym imieniu, jako osoba prowadząca dokumentację pracowniczą. Należą one do zakresu jej obowiązków i nie muszą być „delegowane” bezpośrednio od pracodawcy.

Techniczna dokumentacja kadrowa obejmuje w szczególności:

• ewidencję czasu pracy – kadrowa może samodzielnie sygnować zestawienia godzin, nadgodzin, urlopów oraz zwolnień lekarskich;
• karty urlopowe i wnioski urlopowe – choć decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje pracodawca, to potwierdzenie ich ewidencji w dokumentacji leży w kompetencji kadrowej;
• pisma wewnątrzzakładowe – chodzi tutaj o dokumenty nieformalne, tworzone jedynie dla lepszej organizacji pracy w firmie, są to np. informacje o obowiązku badań lekarskich, przypomnienia o szkoleniach BHP, wezwania do uzupełnienia dokumentacji;
• oświadczenia dla pracowników – tutaj również mamy do czynienia z dokumentacją organizacyjną, są to m.in. pisma dotyczące przyjęcia dokumentów do akt osobowych czy potwierdzenia wydania świadectwa pracy;
• potwierdzenia odbioru dokumentów – np. listy obecności, potwierdzenia odbioru regulaminu pracy czy wynagrodzeń.

Czy kadrowa odpowiada za podpisywane dokumenty?

Podpis pozostawiony pod dokumentem niejako oznacza, że osoba, która złożyła, odpowiada za treść oświadczenia zawartego w piśmie. A zatem kadrowa ponosi odpowiedzialność za podpisaną dokumentacje, jednakże jedynie w zakresie swoich obowiązków pracowniczych.

Odpowiada ona w szczególności za zgodność dokumentacji z przepisami prawa pracy, kompletność akt osobowych, a także rzetelność danych, np. prawidłowe wpisanie okresów zatrudnienia, wysokości wynagrodzenia.

Jeżeli kadrowa przekroczy zakres udzielonego jej pełnomocnictwa, np. podpisze wypowiedzenie umowy o pracę bez udzielenia jej wyraźnego umocowania co do tego przez pracodawcę, dokument może zostać uznany za bezskuteczny. W konsekwencji tego pracodawca może ponieść poważne koszty związane z roszczeniami zwolnionego pracownika. Trzeba jednak podkreślić, że odpowiedzialność kadrowej ma charakter pracowniczy – to pracodawca odpowiada za działania kadrowej przed osobami trzecimi, natomiast kadrowa odpowiada przed pracodawcą.

Przykład 1.

Kadrowa nie dopełniła obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego, w wyniku czego ZUS nałożył karę na przedsiębiorcę. W takim wypadku pracodawca może żądać od niej odszkodowania, ale tylko do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia – wynika to z ograniczenia odpowiedzialności pracowniczej z art. 119 kp.