Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku na stałe wprowadziła pracę zdalną do polskiego prawa, nakładając na przedsiębiorców nowe obowiązki. Kluczowym z nich jest konieczność zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika. W związku z tym wielu pracodawców zastanawia się, jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za pracę zdalną, aby jego wysokość była zgodna z przepisami, akceptowalna dla załogi i nie budziła wątpliwości organów kontrolnych.
Praca zdalna w świetle kp – wprowadzenie
Historyczna nowelizacja kp, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku, zdefiniowała pracę zdalną w artykule 67¹⁸ jako wykonywanie obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie, ponieważ zastąpiła dotychczasową, archaiczną instytucję telepracy oraz zakończyła okres funkcjonowania tymczasowej pracy zdalnej, działającej na mocy specustawy covidowej, która była pozbawiona wielu formalnych wymogów, w tym obowiązku zwrotu kosztów. Nowe przepisy wprowadziły jasne ramy prawne. Ustawodawca przewidział trzy główne modele:
- pracę zdalną stałą (wykonywaną wyłącznie poza biurem),
- hybrydową (łączącą pracę w biurze i w miejscu zdalnym według ustalonego harmonogramu),
- okazjonalną pracę zdalną.
Ten ostatni model, limitowany do 24 dni w roku kalendarzowym i udzielany na wniosek pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej), jest kluczowy z perspektywy finansowej. Decyzja o jego udzieleniu jest uznaniowa dla pracodawcy, ale co najważniejsze – jest to jedyny przypadek, w którym pracodawca jest ustawowo zwolniony z obowiązku zwrotu kosztów czy wypłaty ekwiwalentu. W każdym innym przypadku, gdy praca zdalna jest uzgodniona jako stała lub hybrydowa, na przedsiębiorcy ciąży bezwzględny obowiązek finansowego partycypowania w kosztach, jakie pracownik ponosi, świadcząc pracę ze swojego miejsca zamieszkania.
Podstawy prawne obowiązku zwrotu kosztów
Kluczowym przepisem regulującym obowiązki pracodawcy w kontekście finansowym jest art. 67²⁴ kp. Nakłada on na firmę katalog obowiązków, które można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (laptop, telefon itp.), niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Wiąże się z tym także konieczność pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją tych narzędzi – pracodawca musi więc zapewnić pracownikowi wsparcie techniczne, nawet gdy pracuje on setki kilometrów od siedziby firmy. Druga grupa to obowiązek pieniężny, polegający na pokryciu kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustawodawca wprost wymienia tu koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych (przede wszystkim dostępu do internetu). Co istotne, katalog ten nie jest zamknięty. Przepis wskazuje również na konieczność pokrycia „innych kosztów” bezpośrednio związanych z pracą zdalną, o ile taki obowiązek zostanie określony w wewnętrznych regulacjach firmy – porozumieniu ze związkami, regulaminie pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. W teorii mogłyby to być np. koszty zużycia wody czy nawet część opłat za ogrzewanie, jednak w praktyce firmy bardzo rzadko decydują się na tak szeroką interpretację ze względu na olbrzymie trudności dowodowe i kalkulacyjne.
Kiedy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną?
Przepisy dają stronom elastyczność i nie narzucają konieczności wysyłania każdemu pracownikowi służbowego sprzętu. Zgodnie z art. 67²⁴ § 3 kp strony stosunku pracy mogą uzgodnić, że pracownik będzie wykorzystywał swoje prywatne materiały i narzędzia pracy (np. własny komputer, monitor, telefon). Właśnie w takiej sytuacji aktywuje się obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, który ma stanowić rekompensatę za zużycie tego sprzętu. Należy kategorycznie podkreślić, że pracodawca nie może jednostronnie nakazać pracownikowi używania własnego sprzętu; musi to być przedmiotem obopólnego uzgodnienia. Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi narzędzia niezbędne do pracy. Co więcej, nawet jeśli pracownik wyrazi zgodę na używanie prywatnego komputera, sprzęt ten musi spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zasady ergonomii. Rodzi to kolejne wyzwanie dla pracodawcy: jak to zweryfikować? W praktyce firmy ratują się, odbierając od pracowników specjalne oświadczenia lub ankiety samooceny stanowiska pracy, w których pracownik potwierdza, że jego sprzęt i miejsce pracy (biurko, krzesło) spełniają określone wymogi. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z odpowiedzialności za BHP w miejscu pracy zdalnej.
Ekwiwalent a ryczałt – kluczowe różnice i praktyczne zastosowanie
Przedsiębiorca, stając przed obowiązkiem rekompensaty, ma do wyboru dwie ścieżki: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. Terminy te, choć często używane zamiennie, oznaczają dwa różne podejścia. Ekwiwalent w ścisłym tego słowa znaczeniu oznacza zwrot kosztów w stosunku 1:1, na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków. Jest to metoda niezwykle precyzyjna, ale jednocześnie bardzo obciążająca administracyjnie. Wymagałaby ona od pracownika comiesięcznego przedstawiania rachunków za prąd czy internet, a od działu kadr – skrupulatnego wyliczania, jaka część tych rachunków faktycznie dotyczy pracy służbowej (np. poprzez analizę bilingów czy odczytów podliczników). Generuje to problemy praktyczne: co jeśli pracownik ma prąd na kartę? Jak wycenić zużycie prywatnej ryzy papieru? Z tego powodu ustawodawca w art. 67²⁴ § 4 kp przewidział znacznie prostsze i powszechnie stosowane rozwiązanie – ryczałt. Jest to z góry określona, stała kwota, która ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Ryczałt jest ogromnym ułatwieniem administracyjnym: nie wymaga zbierania faktur, jest przewidywalny dla budżetu firmy i może być ustalony jednakowo dla określonych grup pracowników (np. inna kwota dla pracownika administracyjnego z laptopem, inna dla programisty korzystającego z mocnego komputera stacjonarnego). Wadą, a raczej kluczowym wymogiem, jest konieczność rzetelnego uzasadnienia jego wysokości, aby nie została ona zakwestionowana przez organy kontrolne.
Jakie kryteria przyjąć przy ustalaniu wysokości ryczałtu?
Ustalenie kwoty ryczałtu nie może być arbitralne. Nie może to być symboliczna „złotówka”, ale nie może to być również kwota rażąco zawyżona, sugerująca próbę obejścia przepisów podatkowych. Artykuł 67²⁴ § 5 kp precyzuje, jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy kalkulacji. Pracodawca powinien oprzeć swoje wyliczenia w szczególności o normy zużycia materiałów i narzędzi pracy (np. dane producenta sprzętu), ich udokumentowane ceny rynkowe (średnie ceny rynkowe sprzętu o podobnej klasie) oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby firmy. Kluczowe są jednak dwa ostatnie czynniki: normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien przeprowadzić wewnętrzną kalkulację, która uzasadni przyjętą stawkę.
Katalog kosztów, które mogą być objęte ryczałtem, obejmuje przede wszystkim:
- prąd zużywany przez sprzęt komputerowy (laptop, monitor, drukarka) i oświetlenie stanowiska;
- koszty dostępu do internetu;
- amortyzację, czyli zużycie prywatnego sprzętu pracownika.
Warto pamiętać, że „sprzęt” to nie tylko komputer – to także ergonomiczne krzesło czy biurko, które również się zużywają i za które pracownikowi należy się rekompensata, jeśli używa własnych.
Obliczanie ekwiwalentu za prywatny sprzęt (amortyzacja)
Najbardziej skomplikowanym do oszacowania, a jednocześnie znaczącym składnikiem ryczałtu, jest rekompensata za zużycie prywatnego sprzętu pracownika. Pracodawca może tu posłużyć się metodologią opartą na przepisach podatkowych, a konkretnie na odpisach amortyzacyjnych. Najbezpieczniej jest przyjąć roczne stawki amortyzacyjne określone w Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Dla zespołów komputerowych (symbol KŚT 487) oraz monitorów ekranowych (KŚT 491) roczna stawka wynosi 30%. Dla mebli biurowych, jak krzesła czy biurka (KŚT 808), stawka ta wynosi 10% (lub 20% dla „pozostałego wyposażenia”).
Poniżej przedstawiamy przykładową kalkulację dla pracownika używającego własnego zestawu:
Laptop: Wartość rynkowa (niekoniecznie cena zakupu, ale aktualna wartość) to 4500 zł.
Roczny odpis: 4500 zł * 30% = 1350 zł.
Miesięczny ekwiwalent: 1350 zł / 12 m-cy = 112,50 zł.
Monitor: Wartość rynkowa 800 zł.
Roczny odpis: 800 zł * 30% = 240 zł.
Miesięczny ekwiwalent: 240 zł / 12 m-cy = 20,00 zł.
Krzesło ergonomiczne: Wartość rynkowa 1000 zł (KŚT 20%).
Roczny odpis: 1000 zł * 20% = 200 zł.
Miesięczny ekwiwalent: 200 zł / 12 m-cy = 16,67 zł.
Tylko z tytułu amortyzacji sprzętu ryczałt powinien wynieść w tym przypadku ok. 149 zł. W przypadku bardzo intensywnej eksploatacji sprzętu (np. praca po 10-12 godzin) przepisy podatkowe dopuszczają nawet zastosowanie podwyższonego współczynnika amortyzacji (do 2,0), ale jest to podejście wymagające solidniejszego uzasadnienia.
Obliczanie kosztów energii elektrycznej
Drugim fundamentalnym składnikiem ryczałtu jest zwrot za prąd. Do jego obliczenia niezbędne są trzy dane: średnia moc pobierana przez urządzenia (w watach), szacowana liczba godzin pracy zdalnej oraz aktualna cena 1 kWh energii elektrycznej. Co ważne, przy kalkulacji należy brać pod uwagę jedynie zmienny koszt zużycia energii, a nie opłaty stałe (jak opłata przesyłowa stała czy abonament), które pracownik i tak by ponosił. Wzór jest prosty:
(Moc urządzenia [W] / 1000) * Liczba godzin * Cena 1 kWh.
Zobaczmy praktyczne przykłady, zakładając 21 dni roboczych w miesiącu, 8 godzin pracy dziennie (168 godzin) i cenę energii 0,80 zł/kWh.
Przykład A (Zestaw Laptop): Pracownik korzysta z laptopa (śr. 50 W) i lampki biurkowej LED (10 W). Łączna moc: 60 W.
Koszt miesięczny: (60 W / 1000) * 168 h * 0,80 zł = 8,06 zł
Przykład B (Zestaw Komputer stacjonarny): Pracownik korzysta z komputera stacjonarnego (100 W), monitora (40 W) i lampki (10 W). Łączna moc: 150 W.
Koszt miesięczny: (150 W / 1000) * 168 h * 0,80 zł = 20,16 zł
Jak widać, różnice mogą być znaczące, co w pełni uzasadnia stosowanie różnych stawek ryczałtu dla różnych grup pracowników, w zależności od zadeklarowanego sprzętu.
Obliczanie kosztów usług telekomunikacyjnych
Trzeci filar to zwrot za internet. Problem polega na tym, że pracownik korzysta z prywatnego łącza internetowego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, zazwyczaj w ramach nielimitowanego abonamentu. Pracodawca nie może sfinansować całego rachunku. Należy więc zastosować metodę proporcjonalną. Najczęściej stosuje się współczynnik oparty na udziale godzin pracy w całkowitej liczbie godzin w miesiącu.
Przykładowo, jeśli pracownik pracuje zdalnie 168 godzin roboczych, a cały miesiąc (30 dni * 24 godziny) ma 720 godzin, współczynnik wykorzystania służbowego wynosi 168 / 720 = 0,2333 (czyli 23,33%). Zakładając, że średni abonament za internet to 60 zł miesięcznie, część służbowa, którą powinien pokryć pracodawca, wyniesie: 60 zł * 0,2333 = 13,99 zł.
Jest to kwota obiektywnie uzasadniona i łatwa do obrony podczas kontroli. Alternatywna, choć mniej popularna metoda, to proporcja czasu pracy do czasu aktywności w dni robocze (np. 8 h pracy / 16 h aktywności = 33%), co dałoby wyższą kwotę (20 zł). Metoda oparta na wszystkich godzinach miesiąca (23,33%) jest uznawana za bezpieczniejszą.
Ekwiwalent za pracę zdalną a praca hybrydowa i niepełny etat
Wysokość ryczałtu musi być sprawiedliwa i proporcjonalna do faktycznego czasu pracy zdalnej. Jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną w pełnym wymiarze (5 dni w tygodniu), przysługuje mu pełna wyliczona kwota ryczałtu. Co jednak w przypadku pracy hybrydowej? Najlepszą i najbardziej transparentną metodą jest obliczenie ryczałtu w formie stawki dziennej. Jeśli pełny miesięczny ryczałt (dla 21 dni) wyliczyliśmy na kwotę 30 zł (np. 20 zł za prąd + 10 zł za internet, bez amortyzacji), to stawka dzienna wynosi 30 zł / 21 dni = 1,43 zł. Jeżeli pracownik w danym miesiącu pracował zdalnie przez 10 dni, pracodawca wypłaca mu 10 * 1,43 zł = 14,30 zł. Jest to metoda najbardziej odporna na zarzuty o zawyżenie świadczenia. Podobna zasada dotyczy wymiaru etatu. Jeśli pracownik jest zatrudniony na 0,5 etatu (4 h dziennie), jego ryczałt za prąd i internet powinien być proporcjonalnie niższy (np. obliczony dla 4 godzin, a nie 8). Kwestia amortyzacji sprzętu jest dyskusyjna – można argumentować, że sprzęt jest „blokowany” na potrzeby pracy niezależnie od wymiaru etatu, ale bezpieczniejszym podejściem jest tu również stosowanie proporcji.
Formalizacja zasad, czyli regulamin pracy zdalnej
Wszystkie przyjęte zasady – czy wybieramy ekwiwalent, czy ryczałt, jaka jest wysokość ryczałtu (lub metodologia jego obliczania), terminy wypłat oraz zasady proporcjonalności dla pracy hybrydowej – muszą zostać bezwzględnie sformalizowane. Art. 67²⁰ kp wskazuje, że zasady te określa się w porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy nie działają związki (co dotyczy większości firm w Polsce), zasady te należy ustalić w regulaminie pracy zdalnej, po konsultacjach z przedstawicielami pracowników (jeśli firma nie ma stałych przedstawicieli, trzeba najpierw przeprowadzić procedurę ich wyboru). W ostateczności, jeśli nie ma ani związków, ani przedstawicieli, zasady można określić w indywidualnym porozumieniu z każdym pracownikiem. Regulamin, poza kwestiami finansowymi, musi regulować szereg innych spraw: grupy pracowników objęte pracą zdalną, sposób potwierdzania obecności, zasady kontroli wykonywania pracy, procedury ochrony danych osobowych (RODO) oraz zasady BHP.
Aspekty podatkowe i składkowe – korzyść i ryzyko
Największą korzyścią dla obu stron jest status podatkowy świadczeń. Artykuł 67²⁵ kp wprost stanowi, że zapewnienie pracownikowi narzędzi, pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że cała kwota ryczałtu jest zwolniona z podatku PIT. Co za tym idzie, skoro świadczenie to nie jest przychodem ze stosunku pracy, nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ZUS. Potwierdził to Zakład Ubezpieczeń Społecznych m.in. w decyzji z grudnia 2024 roku (nr DI/100000/43/891/2024). Jest to więc czysta oszczędność dla pracodawcy (brak narzutu ZUS-u) i czysty zysk dla pracownika (kwota nieopodatkowana). Jednak ten przywilej jest jednocześnie największym ryzykiem. Organy skarbowe oraz ZUS będą bardzo wnikliwie kontrolować wysokość ryczałtów. Kontrolerzy zażądają w pierwszej kolejności regulaminu pracy zdalnej oraz kalkulacji stanowiącej podstawę wyliczenia stawki. Jeśli pracodawca ustali stawkę na rażąco wysokim poziomie (np. 500 zł miesięcznie) bez pokrycia w realnych wyliczeniach, organy uznają to za próbę wypłaty części wynagrodzenia w formie nieopodatkowanej i nieoskładkowanej. Skutkiem będzie zakwestionowanie ryczałtu i nakaz zapłaty zaległego podatku i składek wraz z odsetkami.
BHP i ergonomia a wysokość ekwiwalentu
Od 17 maja 2024 roku w pełni obowiązują nowe wymogi dotyczące ergonomii stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, które mają zastosowanie również do pracy zdalnej. Najważniejsza zmiana dotyczy laptopów – jeśli praca na komputerze przenośnym trwa co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli standardowo 4 godziny), pracodawca ma obowiązek wyposażyć stanowisko w dodatkowy monitor stacjonarny lub podstawkę pod laptopa (zapewniającą odpowiedni kąt nachylenia) oraz w zewnętrzną klawiaturę i mysz. Obowiązek ten można zrealizować na dwa sposoby: dostarczyć ten sprzęt pracownikowi albo, jeśli pracownik używa własnego, odpowiednio podwyższyć ryczałt, aby objął on również amortyzację dodatkowego monitora, myszy czy klawiatury. Jest to kolejny argument za tym, że kwota ryczałtu musi być powiązana z realiami i podlegać aktualizacjom. Pracodawca musi także pamiętać o przeprowadzeniu oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i odebraniu od pracownika oświadczenia, że zapoznał się z zasadami BHP i że jego stanowisko pracy jest zgodne z wymogami.
Najczęściej popełniane błędy
W praktyce wdrażania ryczałtów za pracę zdalną przedsiębiorcy popełniają kilka podstawowych błędów. Najpoważniejszym jest całkowity brak formalizacji zasad – wypłacanie „dodatku” bez umocowania go w regulaminie lub porozumieniu, co naraża firmę na natychmiastowe zakwestionowanie zwolnienia z ZUS i PIT. Drugi błąd to całkowite zignorowanie obowiązku i niewypłacanie żadnej rekompensaty, co jest jawnym naruszeniem kp i otwiera furtkę do roszczeń pracowniczych. Innym problemem jest ustalanie kwoty symbolicznej, rażąco zaniżonej (np. 10 zł miesięcznie), która nie odpowiada przewidywanym kosztom. Równie niebezpieczne jest ustalanie kwoty zawyżonej, traktowanej jako forma „premii” – jest to prosta droga do konfliktu z organami kontrolnymi. Częstym błędem jest także brak proporcjonalności (wypłacanie pełnego ryczałtu pracownikom hybrydowym) oraz brak aktualizacji stawek, mimo np. drastycznych podwyżek cen energii.
Podsumowanie
Praca zdalna dla wielu zawodów stała się dominującą formą wykonywania pracy. Dlatego też problematyka ustalania zwrotu kosztów dla pracowników jest tak kluczowa dla wielu pracodawców. Warto znać przepisy w tym zakresie, aby zadbać o pracowników, a także uchronić firmę przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi.
