Poradnik Przedsiębiorcy

Koszt ubezpieczenia samochodu firmowego - warto wiedzieć

W dzisiejszych czasach wykorzystywanie samochodu w firmie w znaczący sposób ułatwia prowadzenie działalności. Przedsiębiorcy starają się zaliczyć do kosztów firmowych jak najwięcej wydatków związanych z wykorzystywanym pojazdem. Pojawia się jednak pytanie, czy wszystkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdu mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych oraz, czy sposób użytkowania pojazdu w firmie ma znaczenie? Sprawdź, czy koszt ubezpieczenia samochodu osobowego, będący jednym z podstawowych wydatków użytkownika pojazdu, może zostać zaliczony do kosztów firmowych!

Samochód osobowy w firmie – jakie istnieją formy własności?

Coraz chętniej przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności wykorzystują więcej niż jeden samochód. Korzystne warunki finansowania oraz brak ograniczeń w zakresie możliwości pozyskania pojazdu, sprzyja zakupom firmowych samochodów. Co do zasady w ramach prowadzonej działalności przedsiębiorca może wykorzystywać nie tylko pojazdy stanowiące firmową własność, ale także stanowiące jego własność prywatną. Popularnością cieszą się także umowy leasingowe, najem długo i krótkoterminowy, dzierżawa oraz użyczenie pojazdu od osób trzecich. W oparciu o powyższe można wyszczególnić kilka rodzajów pojazdów wykorzystywanych w działalności w oparciu o konkretną formę własności:

  • własność firmowa – pojazd wprowadzony do firmowej ewidencji środków trwałych, amortyzowany w czasie, w oparciu o wybraną metodę i stawkę amortyzacji;

  • własność prywatna – pojazd nie ujmowany w ewidencji środków trwałych;

  • leasing operacyjny – pojazd nie stanowi własności podatnika i nie jest ujęty w ewidencji środków trwałych, wykorzystywany na podstawie umowy leasingowej;

  • leasing finansowy – pojazd zostaje wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika, który dokonuje jego amortyzacji;

  • najem, dzierżawa, użyczenie – pojazd nie stanowi własności zarówno firmowej, jak i prywatnej. Wykorzystywany na podstawie umowy.

Co do zasady podatnik ma możliwość przekazania prywatnego pojazdu na cele firmowe i ujęcia go w ewidencji środków trwałych. W sytuacji wniesienia prywatnego majątku do majątku firmowego konieczne jest sporządzenie oświadczenia o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności.

Wydatki związane z samochodem osobowym w KPiR

Co do zasady wysokość kosztów, jaka podlega ujęciu w KPiR, jest limitowana głównie w odniesieniu do wydatków eksploatacyjnych. 1 stycznia 2019 roku wprowadzono 3 limity ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych, w oparciu o posiadaną formę własności, które zgodnie z art. 23 ust. 1. pkt 46 i 46a. ustawy o PIT wynoszą:

  • 20% kosztów w KPiR – dotyczy pojazdów prywatnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności do celów mieszanych (firmowych i prywatnych);

  • 75% kosztów w KPiR – dotyczy pojazdów wykorzystywanych w działalności do celów mieszanych (prywatnych i firmowych), stanowiących firmowe środki trwałe, wykorzystywanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu czy innej umowy o podobnym charakterze;

  • 100% kosztów w KPiR – dotyczy pojazdów wykorzystywanych w działalności tylko do celów firmowych, stanowiących środki trwałe, wykorzystywanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu czy innej umowy o podobnym charakterze, gdy spełnione są określone warunki wskazane przez ustawodawcę.

Należy pamiętać, że w przypadku użytku mieszanego (prywatny i w działalności), na wartość ujmowanych kosztów wyrażonych procentowo składa się kwota netto z faktury zakupu + 50% nieodliczonego podatku VAT.

Jakie są zasady odliczania podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych?

Wysokość odliczanego podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu jest zależna od tego, czy pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością, czy do celów mieszanych (zarówno prywatnych, jak i firmowych). Co do zasady występują 2 sposoby odliczenia podatku VAT:

  1. 50% odliczenia VAT – dla pojazdów wykorzystywanych w działalności prywatnie i firmowo,

  2. 100% odliczenia VAT – dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności.

Jeśli podatnik zadeklaruje wykorzystanie pojazdu wyłącznie w działalności z prawem do odliczenia 100% podatku VAT, zobowiązany będzie dodatkowo do złożenia w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26 (w terminie 7 dni licząc od daty poniesienia pierwszego wydatku), prowadzenia kilometrówki oraz wprowadzenia wewnętrznego regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.Wskazane powyżej ograniczenia dotyczą tylko samochodów osobowych. Pojazdy ciężarowe, spełniające konkretne wymogi m.in.: posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą,  klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub posiadające otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, mają pełne prawo do odliczania podatku VAT od ich zakupu oraz innych wydatków eksploatacyjnych (w tym również paliwa) bez dodatkowych formalności.

Podatnicy deklarujący wykorzystanie pojazdów w ramach działalności w sposób mieszany, z możliwością odliczenia 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych nie mają obowiązku zgłaszania pojazdu w urzędzie skarbowym, wprowadzania regulaminu oraz prowadzenia kilometrówki.

Czy koszt ubezpieczenia samochodu osobowego można ująć w kosztach firmy?

Do kosztów firmowych możliwe jest zaliczanie wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdów (wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej) –  paliwo czy bieżące naprawy. Kłopotliwe może okazać się jednak zaliczenie do kosztów firmowych wydatków związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem pojazdu. Ograniczenie dotyczące zaliczania tego typu wydatków do kosztów dotyczy wyłącznie samochodów osobowych – w odniesieniu do samochodów ciężarowych koszt ubezpieczenia samochodu podlega odliczeniu w całości.

Analizując koszt ubezpieczenia samochodu, należy dokonać odpowiedniego rozróżnienia. Co do zasady zawierana polisa ubezpieczeniowa obejmuje różne produkty finansowe, które w inny sposób mogą być ujmowane w KPiR. Do najczęstszych należą:

  • OC (odpowiedzialności cywilnoprawnej) – ubezpieczenia posiadacza pojazdu od odpowiedzialności cywilnej za powstałe szkody,

  • AC (autocaso) – ubezpieczenie pojazdu od zniszczenia w wyniku wypadku, w tym także zdarzeń losowych,

  • NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków) – ubezpieczenie od uszkodzeń ciała podczas wypadku lub na wypadek śmierci,

  • GAP (Guaranteed Asset Protection) – ubezpieczenie utraty wartości pojazdu wskutek jego zniszczenia.

Zgodnie z zasadą ogólną do kosztów firmowych w całości możliwe jest zaliczenie składek na ubezpieczenie OC i NNW pojazdu firmowego – stanowiące ubezpieczenia obowiązkowe, w tym także wybierane przez kierowców ubezpieczenie opon, szyb czy assistance. W kwestii ubezpieczenia GAP ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób powinno nastąpić jego rozliczenie w kosztach. Ogólnie przyjęto zasadę, że jeśli wartość składki na ubezpieczenie GAP zależna jest od wartości pojazdu, podlega ona limitowi do wartości 150 tys. zł, tak jak ma to miejsce w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia AC. Jeśli jednak koszt ubezpieczenia GAP  traktowany jest jako wydatek eksploatacyjny, podlega limitowi (20%, 75%, 100% – w zależności od zadeklarowanej przez przedsiębiorcę formy użytkowania pojazdu w firmie). Powyższe założenia mają charakter uznaniowy, gdyż w tej sprawie Miniesterstwo Finansów nie wydało jeszcze oficjalnego komunikatu.Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT w przypadku pojazdów prywatnych, niestanowiących firmowych środków trwałych, wartość wszystkich kosztów eksploatacyjnych, w tym, także obowiązkowe ubezpieczenie OC (oraz także pozostałe formy ubezpieczenia pojazdu), podlega limitowi ujęcia w KPiR w wartości 20%.

Z kolei w odniesieniu do ubezpieczenia dobrowolnego, jakim jest AC, wartość, jaką można ujmować w kosztach, podlega limitowi. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47., jeśli wartość pojazdu przyjęta do ubezpieczenia wynosi powyżej 150 tys. zł, wówczas polisa AC podlega ujęciu jedynie w wartości proporcjonalnej do wskazanej kwoty.Do końca 2018 roku wartość pojazdu gwarantująca możliwość ujęcia w kosztach podatkowych ubezpieczenia AC wynosiła 20 000 euro (po przeliczeniu na złote polskie według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia).

Przykład 1.

Podatnik zawarł umowę ubezpieczenia dot. pojazdu osobowego, będącego firmowym środkiem trwałym, użytkowanego w działalności do celów mieszanych, którego wartość przyjęta do ubezpieczenia wynosiła 185 tys. zł. Umowa ubezpieczenia AC i OC została zawarta 1 marca  2019 roku i wynosiła 6500 zł. Podatnik rozlicza koszty w oparciu o metodę kasową. Jaki koszt ubezpieczenia samochodu podatnik w tej sytuacji może zaliczyć do kosztów firmowych?

Wartości z dokumentu polisy wynosiły: AC (5000 zł), OC (1500 zł)

  1. Najpierw należy dokonać wyliczenia proporcji:

150 000 zł/185 000 zł x 100% = 81%

  1. Następnie należy wyliczyć, jaka wartość ubezpieczenia AC podlega ujęciu w kosztach:

5000 zł x 81% = 4050 zł

  1. Kolejno należy obliczyć wartość polisy podlegającej ujęciu:

4050 zł + 1500 zł = 5550 zł

Podatnik do kosztów podatkowych może zaliczyć 5550 zł z tytułu zawartej umowy ubezpieczeniowej.

Koszt ubezpieczenia samochodu – jak ująć w KPiR?

Faktyczny sposób rozliczania kosztów, w tym polisy ubezpieczeniowej, jest dodatkowo zależny od metody rozliczania kosztów, stosowanej przez podatnika. Co do zasady wyróżniamy metodę kasową i memoriałową.

W metodzie kasowej koszty podlegają ujęciu bezpośrednio w KPiR w dacie ich poniesienia. W przypadku polisy ubezpieczeniowej pod uwagę brana jest data zawarcia umowy – to właśnie w tej dacie uwzględniony zostanie koszt.

W przypadku metody memoriałowej koszty podlegają ujęciu proporcjonalnie do okresu, do którego się odnoszą. Jeśli zatem polisa ubezpieczeniowa została zawarta na okres przypadający na przełomie lat 20192020, wówczas koszt powinien być ujęty w wartości proporcjonalnej w roku 2019 oraz w roku 2020. Jeśli natomiast umowa ubezpieczeniowa nie wychodziłaby poza okres pełnego roku, wówczas mogłaby być ujęta bezpośrednio w kosztach tego okresu, w którym umowa ubezpieczeniowa została podpisana – bez konieczności jej rozdzielania na podokresy.

Przykład 2.

Pan Łukasz podpisał umowę ubezpieczenia na okres od 1 lipca 2019 roku do 30 czerwca 2020 roku. Wartość ubezpieczenia OC podlegająca ujęciu w kosztach wynosi 600 zł. Pan Łukasz rozlicza koszty w oparciu o metodę memoriałową. W jaki sposób koszt ubezpieczenia samochodu zostanie ujęty w KPiR?

  • okres obowiązywania ubezpieczenia: 12 miesięcy

  • wartość ubezpieczenia na cały okres: 1200 zł

1200/2 lata = 600 zł/rocznie

Z tytułu zawartej umowy ubezpieczenia pan Łukasz będzie ujmował w KPiR 600 zł w 2019 roku oraz 600 zł w 2020 roku.