Poradnik Przedsiębiorcy

Koszt ubezpieczenia samochodu firmowego - warto wiedzieć

Wykorzystywanie samochodu w firmie w znaczący sposób ułatwia prowadzenie działalności. Przedsiębiorcy starają się jak najwięcej wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu zaliczyć do kosztów firmowych. Jednakże pojawia się pytanie, czy wszystkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdu mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych oraz czy znaczenie ma metoda użytkowania pojazdu w firmie? Sprawdź, czy koszt ubezpieczenia samochodu może zostać zaliczony do kosztów firmowych.

Sposoby użytkowania pojazdu w firmie

Samochód jako najpopularniejszy środek transportu może być użytkowany w firmie na wiele sposobów. 

Samochód jako środek trwały firmy 

Najpowszechniejszą formą wprowadzenia pojazdu do firmy jest jego zaliczenie do ewidencji środków trwałych. Podatnicy najczęściej przekazują prywatny pojazd na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to rozwiązanie korzystne, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, ponieważ przedsiębiorca nie ponosi znacznego wydatku na zakup pojazdu.

Zasady odliczania VAT od samochodu firmowego

W zależności od tego, czy pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością, czy do celów mieszanych występują dwa sposoby odliczenia podatku VAT: częściowy lub całkowity. Przepis ten dotyczy tylko samochodów osobowych, pojazdy ciężarowe mają pełne prawo do odliczania podatku VAT od ich zakupu oraz innych wydatków eksploatacyjnych (w tym również paliwa). Jeśli pojazd osobowy będzie wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością, możliwe jest 100% odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z zakupem paliwa oraz innych wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdu, pod warunkiem zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26 oraz prowadzenia szczegółowej kilometrówki. Jeśli pojazd osobowy będzie wykorzystywany w sposób mieszany, możliwe jest odliczenie tylko 50% podatku VAT od wspomnianych wydatków, brak tutaj konieczności zgłaszania pojazdu do US czy prowadzenia kilometrówki.

Samochód niebędący środkiem trwałym firmy 

Możliwe jest również wykorzystywanie w firmie samochodu firmowego niebędącego środkiem trwałym ze względu na wartość poniżej 3500 zł. W takim wypadku również konieczne jest ustalenie, czy samochód będzie wykorzystywany wyłącznie w związku z wykonywaną działalnością, czy też w sposób mieszany, co ma wpływ na sposób odliczenia podatku VAT (50% lub 100%). Warto w tym miejscu wspomnieć, że w przypadku kiedy zakup samochodu osobowego (wartość poniżej 3500 zł) został uwzględniony bezpośrednio w kosztach z pominięciem wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, należy prowadzić kilometrówkę dla celów PIT. Jest ona niezbędna, aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z używaniem takiego pojazdu.

Możliwe jest również wykorzystywanie pojazdu prywatnego (osobowego) do celów związanych z działalnością w ramach tzw. kilometrówki. Konieczne jest wówczas spisywanie przejechanych tras i ujęcie ich w ewidencji przebiegu pojazdów. W takim wypadku wydatki rozliczane są według limitu wynikającego ze wspomnianej kilometrówki. Podatek VAT od wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem takiego pojazdu rozliczany jest na takich samych zasadach jak w przypadku pojazdu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych czy pojazdu zaliczonego bezpośrednio do kosztów firmowych. Czy koszt ubezpieczenia samochodu używanego w firmie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Koszt ubezpieczenia samochodu w kosztach firmy

Do kosztów firmowych możliwe jest zaliczanie wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdów (wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej)  typu  paliwo, naprawy, opłaty autostradowe, opłaty parkingowe, wymiana opon czy zakup płynów i olejów. Kłopotliwe może okazać się jednak zaliczenie do kosztów firmowych wydatków związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem pojazdu. Ograniczenie dotyczące zaliczania tego typu wydatków do kosztów dotyczy wyłącznie samochodów osobowych, w odniesieniu do samochodów ciężarowych koszt ubezpieczenia samochodu w całości podlega odliczeniu.

Analizując koszt ubezpieczenia samochodu ubezpieczenia należy podzielić na dobrowolne (AC i NNW) oraz obowiązkowe (OC).

Do kosztów firmowych jako “Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu” możliwe jest zaliczenie składek na ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnoprawnej) oraz NNW (następstw nieszczęśliwych wypadków), czyli ubezpieczenia obowiązkowe. Zalicza się je do  kosztów firmowych w 100% wysokości ubezpieczenia. O ile kwotę z obowiązkowej polisy OC przedsiębiorca zaliczy w koszty w całości, o tyle dobrowolne ubezpieczenie autocasco (AC) podlega limitowi. Kosztami uzyskania przychodów nie są bowiem składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu  przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Przykład 

Przedsiębiorca ubezpieczył osobowy samochód firmowy o wartości 93 000 zł. Umowa ubezpieczeniowa AC została zawarta 17 marca  2016 roku i wynosiła 2000 zł.

Jaki koszt ubezpieczenia samochodu podatnik w tej sytuacji może zaliczyć do kosztów firmowych?

Na początku należy dokonać przeliczenia kwoty 20 000 euro na złotówki:

20 000 euro * 4,2989 = 85 978 zł

Następnie należy dane podstawić do wzoru:

(20 000 euro przeliczone na zł / wartość pojazdu przyjęta do ubezpieczenia) x wysokość opłaconej składki = składka rozliczana.

W naszym wypadku będzie to wyglądało następująco:

(85 978 / 93 000) *  2000 = 1860 zł

Przedsiębiorca do kosztów może zaliczyć 1860 zł z tytułu ubezpieczenia AC.

Ustawodawca nie określił, czy zaliczanie do kosztów firmowych wydatków związanych z ubezpieczeniem zależne jest od tego, czy samochód stanowi majątek firmowy, czy też jest to samochód prywatny wykorzystywany w działalności. W związku z czym w obu przypadkach kwoty ubezpieczeń mogą zostać zaliczane do kosztów firmowych.

AC w kosztach firmowych

Koszt ubezpieczenia samochodu to niejednokrotnie również dobrowolne ubezpieczenie AC. Należy pamiętać, że przy zawieraniu kolejnej umowy AC wartość pojazdu może ulec zmianie, tak więc konieczne będzie ponowne ustalenie wartości, jaka może zostać ujęta w kosztach.

W przypadku wykorzystywania w firmie prywatnego samochodu na podstawie różnego rodzaju umów należy pamiętać, że koszty związane z pojazdem rozliczane są w ramach limitu wynikającego z kilometrówki. Tak więc wysokość ubezpieczenia AC zaliczana do kosztów w pierwszej kolejności zostanie ograniczona przez wcześniej wspomniany stosunek wartości 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki do wartości pojazdu oraz przez limit wynikający z kilometrówki.

Koszt ubezpieczenia samochodu zatem może być co do zasady kosztem firmowym pod warunkiem, że został faktycznie przez przedsiębiorcę poniesiony, jest prawidłowo udokumentowany (polisa oraz potwierdzenie zapłaty) i że ma związek z pojazdem używanym dla celów prowadzonej działalności.