Poradnik Przedsiębiorcy

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu od 2019 roku

Z początkiem 2019 roku weszły w życie przepisy ograniczające możliwość pomniejszenia przychodów kosztami związanymi z eksploatacją samochodów osobowych. Zmiany będą dotyczyły zarówno pojazdów firmowych, jak i prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Artykuł wyjaśnia, ile wynosi limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w zależności od posiadanego pojazdu w firmie.

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu do końca 2018 roku

Do końca 2018 limitowanie wydatków na zakup paliwa oraz kosztów eksploatacyjnych samochodu osobowego uzależnione było od tego, czy był on pojazdem firmowym, czy też samochodem prywatnym wykorzystywanym w działalności gospodarczej. Dla pojazdów firmowych, tj. środków trwałych przedsiębiorstwa lub pojazdów wykorzystywanych w działalności na podstawie umowy leasingu lub dzierżawy na gruncie podatku dochodowego nie występowały żadne ograniczenia. W praktyce oznaczało to, że podatnik miał wówczas prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów całości wydatków eksploatacyjnych bez konieczności definiowania sposobu użytkowania pojazdu: wyłącznie w działalności lub służbowo i prywatnie. 

Inaczej wyglądał sposób rozliczeń wydatków związanych z eksploatacją samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Tego typu koszty były limitowane kilometrówką, a przedsiębiorca zobowiązany był do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która składała się z następujących elementów:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km);
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (przedsiębiorcy) i jego dane.

Na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez właściwe stawki ustalany jest limit, w jakim przedsiębiorca może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją.

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w 2019 roku

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2019 roku możliwość ujmowania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w kosztach uzyskania przychodu została znacznie ograniczona. Wysokość limitu zależna jest bowiem od rodzaju wykorzystywanego pojazdu w firmie.

Samochód firmowy a limit wydatków eksploatacyjnych

Nowelizacja ustawy o PIT wprowadziła limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i służbowo na poziomie 75%. Art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca używający firmowego pojazdu również prywatnie jest zobligowany do przeliczania wartości z faktur dokumentujących zakup paliwa lub wydatki eksploatacyjne w proporcji do ustalonego limitu. W skutek tego koszt podatkowy stanowi zaledwie 75% wartości całej faktury. Co więcej, w przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących samochód firmowy do celów mieszanych 50% nieodliczonego VAT w dalszym ciągu stanowi koszt podatkowy, a co za tym idzie, jest brane pod uwagę przy ustalaniu limitu.

W przypadku określania użytku pojazdu firmowego ustawodawca w ustawie o PIT wskazał, że jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, należy uznać, że pojazd wykorzystywany jest również prywatnie – przepisu tego nie stosuje się wobec nievatowców.

Przykład 1.

Przedsiębiorca Michał, czynny podatnik VAT, posiada w firmie samochód na umowie leasingu operacyjnego. Wykorzystuje go zarówno prywatnie, jak i służbowo. W styczniu 2019 roku dokonał zakupu paliwa do pojazdu o wartości 1230 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?

75% * (1000 zł + 115 zł nieodliczonego VAT) = 836,25 zł

Zgodnie w nowymi przepisami przedsiębiorca ujmie w kosztach podatkowych 836,25 zł.

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochód osobowy wyłącznie w celach służbowych w dalszym ciągu mogą odliczyć całość wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych. Wiąże się to jednak z koniecznością dopełnienia dodatkowych formalności, pełne odliczenie kosztów eksploatacyjnych skutkuje bowiem obowiązkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji dla celów VAT Nowe przepisy dotyczą jedynie samochodów osobowych. Sposób rozliczania samochodów uznawanych za ciężarowe na gruncie podatkowym pozostaje bez zmian.

Samochód prywatny – koniec z kilometrówką!

Dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej nowe przepisy przewidują pewne uproszczenie. Mianowicie zniesiony został obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT za wyjątkiem rozliczeń pracowników w ramach delegacji służbowych lub jazd lokalnych. Przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód w prowadzonej działalności odlicza zaledwie 20% wydatków eksploatacyjnych na paliwo i koszty eksploatacji samochodu niezależnie od przejechanych kilometrów w ramach działalności gospodarczej.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Stanisław (czynny podatnik VAT) wykorzystuje w prowadzonej działalności swój prywatny samochód. Do tej pory rozliczał go w ramach limitu kilometrówki. W styczniu 2019 roku dokonał zakupu wycieraczek do samochodu o wartości 246 zł. W jaki sposób powinien rozliczyć fakturę w świetle nowych przepisów?

20% * (200 zł + 23 zł nieodliczonego VAT) = 44,60 zł

Przedsiębiorca do kosztów podatkowych zaliczyć może jedynie 44,60 zł z faktury.

Przepisy dotyczące limitów ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu wprowadzają znaczne ograniczenia i z pewnością dla wielu przedsiębiorców przyczyniły się do powiększenia zobowiązań wobec fiskusa.

Księgowanie wydatków związanych z pojazdem w systemie wfirma.pl

Księgując wydatki związane z pojazdem użytkowanym w firmie (innym niż środek trwały) w pierwszej kolejności należy dodać samochód do systemu poprzez zakładkę EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD, gdzie należy określić:

  • nazwę samochodu,
  • numer rejestracyjny,
  • typ,
  • sposób używania,
  • formę własności.

limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu

Na podstawie ustalonej definicji pojazdu system przypisze do niego właściwy limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu. Szczegóły dodawania pojazdu do systemu wfirma.pl opisuje artykuł: Dodawanie pojazdu do systemu.

Księgowanie wydatków związanych z samochodem w systemie wfirma.pl odbywa się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/BEZ VAT.

limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu

W kolejnym kroku konieczne jest wybranie jednego z dwóch rodzajów wydatków w zależności od tego czego dotyczy faktura:

limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu

W polu WARTOŚĆ NETTO należy wpisać pełną kwotę netto z faktury, a jako POJAZD należy wybrać samochód, którego dotyczy  wydatek. W ten sposób system automatycznie ustali wysokość kosztu do odliczenia z uwzględnieniem limitu przysługującego dla danego samochodu.