Poradnik Przedsiębiorcy

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu od 2019 roku

Z początkiem nowego roku wejdą w życie przepisy ograniczające możliwość pomniejszenia przychodów kosztami związanymi z eksploatacją samochodów osobowych. Zmiany będą dotyczyły zarówno pojazdów firmowych, jak i prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Artykuł wyjaśnia, ile wynosi limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w zależności od posiadanego pojazdu w firmie.

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu do końca 2018 roku

Do końca 2018 limitowanie wydatków na zakup paliwa oraz kosztów eksploatacyjnych samochodu osobowego uzależnione było od tego, czy był on pojazdem firmowym, czy też samochodem prywatnym wykorzystywanym w działalności gospodarczej. Dla pojazdów firmowych, tj. środków trwałych przedsiębiorstwa lub pojazdów wykorzystywanych w działalności na podstawie umowy leasingu lub dzierżawy na gruncie podatku dochodowego nie występowały żadne ograniczenia. W praktyce oznaczało to, że podatnik miał wówczas prawo do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów całości wydatków eksploatacyjnych bez konieczności definiowania sposobu użytkowania pojazdu: wyłącznie w działalności lub służbowo i prywatnie. 

Inaczej wyglądał sposób rozliczeń wydatków związanych z eksploatacją samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Tego typu koszty były limitowane kilometrówką, a przedsiębiorca zobowiązany był do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która składała się z następujących elementów:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km);
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez właściwe stawki ustalany jest limit, w jakim przedsiębiorca może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją.

Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w 2019 roku

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2019 roku możliwość ujmowania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w kosztach uzyskania przychodu zostanie znacznie ograniczona. Wysokość limitu będzie zależna od rodzaju wykorzystywanego pojazdu w firmie.

Samochód firmowy a limit wydatków eksploatacyjnych

Nowelizacja ustawy o PIT wprowadza limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i służbowo na poziomie 75%. 

Art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca używający firmowego pojazdu również prywatnie będzie zobligowany do przeliczania wartości z faktur dokumentujących zakup paliwa lub wydatki eksploatacyjne w proporcji do ustalonego limitu. W skutek tego koszt podatkowy będzie stanowiło zaledwie 75% wartości całej faktury. Co więcej, w przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących samochód firmowy do celów mieszanych 50% nieodliczonego VAT w dalszym ciągu będzie stanowiło koszt podatkowy, a co za tym idzie, będzie brane pod uwagę przy ustalaniu limitu.

W przypadku określania użytku pojazdu firmowego ustawodawca w nowelizacji ustawy o PIT wskazał, że jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, należy uznać, że pojazd wykorzystywany jest również prywatnie – przepisu tego nie stosuje się wobec nievatowców.

Przykład 1.

Przedsiębiorca Michał, czynny podatnik VAT, posiada w firmie samochód na umowie leasingu operacyjnego. Wykorzystuje go zarówno prywatnie, jak i służbowo. W styczniu 2019 roku dokonał zakupu paliwa do pojazdu o wartości 1230 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?

75% (1000 zł + 115 zł nieodliczonego VAT) = 836,25 zł

Zgodnie w nowymi przepisami przedsiębiorca ujmie w kosztach podatkowych 836,25 zł.

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochód osobowy wyłącznie w celach służbowych w dalszym ciągu będą mogli odliczyć całość wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych. Będzie to jednak wiązało konieczność dopełnienia dodatkowych formalności, pełne odliczenie kosztów eksploatacyjnych będzie bowiem skutkowało obowiązkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji zbliżonej do kilometrówki dla celów VAT.

Nowe przepisy dotyczą jedynie samochodów osobowych. Sposób rozliczania samochodów uznawanych za ciężarowe na gruncie podatkowym pozostaje bez zmian.

Samochód prywatny – koniec z kilometrówką!

Dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej nowe przepisy przewidują pewne uproszczenie. Mianowicie zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT za wyjątkiem rozliczeń pracowników w ramach delegacji służbowych. Przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód w prowadzonej działalności odliczy zaledwie 20% wydatków eksploatacyjnych na paliwo i koszty eksploatacji samochodu niezależnie od przejechanych kilometrów w ramach działalności gospodarczej.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Stanisław (czynny podatnik VAT) wykorzystuje w prowadzonej działalności swój prywatny samochód. Do tej pory rozliczał go w ramach limitu kilometrówki. W styczniu 2019 roku dokonał zakupu wycieraczek do samochodu o wartości 246 zł. W jaki sposób powinien rozliczyć fakturę w świetle nowych przepisów?

20% * (200 zł + 23 zł nieodliczonego VAT) = 44,60 zł

Przedsiębiorca do kosztów podatkowych zaliczyć może jedynie 44,60 zł z faktury.

Nowe przepisy dotyczące limitów ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu wprowadzają znaczne ograniczenia i z pewnością dla wielu przedsiębiorców przyczynią się do powiększenia zobowiązań wobec fiskusa. Nowe przepisy wchodzą w życie 1 stycznia 2019 roku, więc limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu będzie dotyczył faktur wystawionych po nowym roku.