Z początkiem 2019 roku weszły w życie przepisy ograniczające możliwość pomniejszenia przychodów kosztami związanymi z eksploatacją samochodów osobowych. Zmiany będą dotyczyły zarówno pojazdów firmowych, jak i prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Artykuł wyjaśnia, ile wynosi limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w zależności od posiadanego pojazdu w firmie.
Limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu w 2023 roku
W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2019 roku możliwość ujmowania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w kosztach uzyskania przychodu została znacznie ograniczona. Wysokość limitu zależna jest bowiem od rodzaju wykorzystywanego pojazdu w firmie. W 2023 roku limity te zostały utrzymane na dotychczasowych poziomach.
Samochód firmowy a limit wydatków eksploatacyjnych
W ustawie o PIT uregulowany został limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i służbowo na poziomie 75%.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
W przypadku określania użytku pojazdu firmowego ustawodawca w ustawie o PIT wskazał, że jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, należy uznać, że pojazd wykorzystywany jest również prywatnie – przepisu tego nie stosuje się wobec nievatowców.
Przykład 1.
Przedsiębiorca Michał, czynny podatnik VAT, posiada w firmie samochód na umowie leasingu operacyjnego. Wykorzystuje go zarówno prywatnie, jak i służbowo. W styczniu 2023 roku dokonał zakupu paliwa do pojazdu o wartości 1230 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?
75% * (1000 zł + 115 zł nieodliczonego VAT) = 836,25 zł
Pan Michał ujmie w kosztach podatkowych 836,25 zł.
Przykład 2.
Pani Sabina jest podatnikiem VAT zwolnionym i posiada w środkach trwałych samochód osobowy, który użytkuje prywatnie i firmowo. W lipcu 2023 roku zakupiła pani Sabina płyny do spryskiwaczy na kwotę 200 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?
75% * 200 = 150 zł
Pani Sabina ujmie w kosztach podatkowych 150 zł.
Przedsiębiorcy wykorzystujący samochód osobowy wyłącznie w celach służbowych w dalszym ciągu mogą odliczyć całość wydatków związanych z pojazdem w kosztach firmowych. Wiąże się to jednak z koniecznością dopełnienia dodatkowych formalności, pełne odliczenie kosztów eksploatacyjnych skutkuje bowiem obowiązkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji dla celów VAT i sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu.
Samochód prywatny – koniec z kilometrówką dla celów PIT
Dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej zostało wprowadzone pewne uproszczenie. Mianowicie od 2019 roku zniesiony został obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT za wyjątkiem rozliczeń pracowników w ramach delegacji służbowych lub jazd lokalnych. Przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód w prowadzonej działalności odlicza zaledwie 20% wydatków eksploatacyjnych na paliwo i koszty eksploatacji samochodu niezależnie od przejechanych kilometrów w ramach działalności gospodarczej.
Przykład 2.
Przedsiębiorca Stanisław (czynny podatnik VAT) wykorzystuje w prowadzonej działalności swój prywatny samochód. W styczniu 2023 roku dokonał zakupu wycieraczek do samochodu o wartości 246 zł. W jaki sposób powinien rozliczyć fakturę w świetle nowych przepisów?
20% * (200 zł + 23 zł nieodliczonego VAT) = 44,60 zł
Przedsiębiorca do kosztów podatkowych zaliczyć może jedynie 44,60 zł z faktury.
Przepisy dotyczące limitów ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu wprowadzają znaczne ograniczenia i z pewnością dla wielu przedsiębiorców przyczyniły się do powiększenia zobowiązań wobec fiskusa.
Księgowanie wydatków związanych z pojazdem w systemie wFirma.pl
Księgując wydatki związane z pojazdem użytkowanym w firmie (innym niż środek trwały) w pierwszej kolejności należy dodać samochód do systemu poprzez zakładkę EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD, gdzie należy określić:
- nazwę samochodu,
- numer rejestracyjny,
- typ,
- sposób używania,
- formę własności.
Na podstawie ustalonej definicji pojazdu system przypisze do niego właściwy limit wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu. Szczegóły dodawania pojazdu do systemu wfirma.pl opisuje artykuł: Dodawanie pojazdu do systemu.
Księgowanie wydatków związanych z samochodem w systemie wFirma.pl odbywa się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/BEZ VAT. W kolejnym kroku konieczne jest wybranie jednego z dwóch rodzajów wydatków w zależności od tego czego dotyczy faktura:
W polu WARTOŚĆ NETTO należy wpisać pełną kwotę netto z faktury, a jako POJAZD należy wybrać samochód, którego dotyczy wydatek. W ten sposób system automatycznie ustali wysokość kosztu do odliczenia z uwzględnieniem limitu przysługującego dla danego samochodu.
