Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestracja samochodu a wpis pojazdu do ewidencji środków trwałych?

Kupując samochód używany, można pozostawić dotychczasowe tablice rejestracyjne lub je wymienić. Czy rejestracja samochodu decyduje o wpisie pojazdu do ewidencji środków trwałych?

Kiedy składnik majątku może stanowić środek trwały w działalności?

Należy przypomnieć, że środkami trwałymi są budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu. Aby możliwe było wprowadzenie danego składnika do ewidencji środków trwałych, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

  • składnik majątku stanowi własność lub współwłasność podatnika;
  • został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie;
  • jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania;
  • przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok;
  • jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Samochód kompletny i zdatny do użytkowania w działalności – co to oznacza?

Przepisy podatkowe nie wskazują momentu, w którym środek trwały staje się kompletny i zdatny do użytkowania w działalności. Dzieje się tak, ponieważ to, czy dany składnik majątku jest kompletny i zdatny do użytku, uzależnione jest od jego indywidualnych cech, charakteru i przeznaczenia. Nie można zatem jednoznacznie wskazać, kiedy dany składnik majątku jest kompletny i zdatny do użytkowania.
Zakwalifikowanie pojazdu jako gotowego do użytku w firmie należy zatem do przedsiębiorcy. W jaki sposób ustalić, czy dany samochód nadaje się do użytkowania i może zostać przyjęty na stan środków trwałych, czy też nie? Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto odnieść się do przepisów o ruchu drogowym. Auto będzie zdatne do użytku wówczas, gdy zostanie dopuszczone do ruchu drogowego. Z uwagi na to, że przeznaczeniem samochodu jest sprawne i bezpieczne przemieszczanie się, można przyjąć, że jego zdatność do użytkowania w działalności warunkuje dopuszczenie go do ruchu drogowego.
Art. 71 ust. 2 ustawy Prawo o ruchu drogowym:
Pojazdy określone w ust. 1 są dopuszczone do ruchu, jeżeli odpowiadają warunkom określonym w art. 66 – wymagania techniczne pojazdu uczestniczącego w ruchu – oraz są zarejestrowane i zaopatrzone w zalegalizowane tablice (tablicę) rejestracyjne, a w przypadku pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli, w nalepkę kontrolną”.
Pojazd samochodowy jest zatem dopuszczony do ruchu drogowego, wówczas gdy odpowiada wymaganiom technicznym określonym w art. 66 ustawy Prawo o ruchu drogowym, a także jest zarejestrowany i zaopatrzony w zalegalizowane tablice rejestracyjne oraz nalepkę kontrolną. Dokumentem stwierdzającym dopuszczenie do ruchu pojazdu samochodowego jest dowód rejestracyjny albo pozwolenie czasowe (art. 71 ust. 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym).

Nabywając samochód używany, który jest już zarejestrowany i dopuszczony do ruchu drogowego, następuje przeniesienie prawa własności na inną osobę (lub osoby). W takim przypadku dotychczasowy właściciel przekazuje nowemu właścicielowi dowód rejestracyjny i kartę pojazdu. Zmiana właściciela samochodu nie implikuje wycofania pojazdu z ruchu drogowego. Nowy właściciel może zatem bez przeszkód użytkować pojazd zgodnie z jego przeznaczeniem, czyli przemieszczać się nim – nowe auto cały czas jest dopuszczone do ruchu.

Przykład 1.

Pan Bartłomiej kupił używany pojazd w komisie. Otrzymał już samochód i fakturę VAT marża, która dokumentuje zawartą transakcję. Samochód nie został przerejestrowany, jednak z uwagi na to, że przepisy dopuszczają użytkowanie nowo nabytego samochodu bez wcześniejszego przerejestrowania, pan Bartłomiej użył go w celach firmowych i dokonał zakupu paliwa już w dniu zakupu. Kiedy przedsiębiorca powinien wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych? Czy może zaliczyć zakup paliwa do kosztów i odliczyć podatek VAT?

Pan Bartłomiej może wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych w tym samym dniu, w którym dokonał zakupu i otrzymał fakturę VAT marża, oczywiście pod warunkiem, że samochód spełnia wszystkie konieczne przesłanki konieczne w przypadku ujęcia składnika majątku w ewidencji środków trwałych. Zakupione paliwo może stanowić koszt w działalności. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach zakwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów i odliczenia VAT w odniesieniu do samochodów osobowych użytkowanych w działalności.

Rejestracja samochodu a wpływ na wpis pojazdu do ewidencji środków trwałych – podsumowanie

Pojazd używany, który nie wymaga napraw, jest kompletny i zdatny do użytkowania już w chwili przeniesienia prawa własności na nowego właściciela. Ewentualne przerejestrowanie samochodu jest zatem bez znaczenia w odniesieniu do wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych w działalności. Przedsiębiorca może zatem ująć pojazd w ewidencji środków trwałych w dniu nabycia, czyli w dniu zawarcia umowy kupna-sprzedaży lub otrzymania faktury dokumentującej zakup. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonuje się natomiast w miesiącu następującym po miesiącu wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych.