Prowadzenie działalności gospodarczej niewątpliwie wymaga posiadania rachunku bankowego, zwłaszcza gdy firma ma typowo internetowy charakter. Wraz z codziennymi operacjami pojawia się jednak istotne pytanie o przechowywanie historii o transakcjach bankowych. Czy banki mogą przechowywać historię wykonanych transakcji bezterminowo? A może uzależnione jest to od konkretnej formy prowadzenia działalności gospodarczej?
Jak długo trwa ustawowe przechowywanie historii o transakcjach bankowych?
Poufność danych finansowych jest fundamentem relacji między klientem a bankiem. Jednak ta zasada – znana jako tajemnica bankowa – nie jest absolutna, a historia operacji na koncie, zwłaszcza firmowym, staje się kluczowym dokumentem w świetle prawa, rachunkowości i ewentualnych kontroli skarbowych.
Przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzają spółką, muszą rozumieć, jak długo ich dane są archiwizowane i kiedy mogą zostać ujawnione stronom trzecim. W Polsce okres, przez jaki banki muszą przechowywać historię transakcji, jest ściśle regulowany prawnie i dotyczy dwóch głównych obszarów. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 74 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości dowody księgowe, do których bez wątpienia zaliczają się wyciągi bankowe i potwierdzenia przelewów, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Ten okres liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Ten sam 5-letni horyzont czasowy wynika również z regulacji Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa, ponieważ po upływie tego czasu (licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku) zazwyczaj następuje przedawnienie zobowiązań podatkowych. W praktyce oznacza to, że przez ten czas urząd skarbowy ma prawo kontrolować poprawność rozliczeń i potrzebuje dowodów księgowych, w tym bankowych, aby to zrobić.
Dodatkowo Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe pozwala bankom na przetwarzanie informacji objętych tajemnicą bankową do 5 lat od dnia wygaśnięcia zobowiązania, na przykład po zamknięciu rachunku. Wyjątkiem są dane przetwarzane w celach statystycznych, które mogą być przechowywane nawet do 12 lat.
Co istotne, bank ma obowiązek przechowywania danych dotyczących wykonanych transakcji nawet wtedy, gdy konkretny rachunek został już zamknięty, lecz nie minął jeszcze 5-letni okres przechowywania tych informacji. Wcześniejsze zamknięcie działalności lub ogłoszenie upadłości przedsiębiorstwa i wiążąca się z tym likwidacja firmowego konta bankowego, nie zwalniają instytucji finansowych z obowiązku przechowywania historii transakcji.
Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z 28 lutego 2009 roku (nr DOLiS/DEC-334/09)
Przechowywanie danych osobowych klienta przez bank, mimo rozwiązania przez niego umowy prowadzenia rachunku bankowego, może odbywać się w celu realizacji obowiązków, uprawnień wynikających z Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości i Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe, a w oparciu o przesłankę przetwarzania danych osobowych z art. 23 ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.
Choć 5 lat to ustawowe minimum, w praktyce wiele banków stosuje własne zasady archiwizacji danych związanych z prowadzonymi przez siebie rachunkami. Niektóre instytucje udostępniają swoim klientom pełną historię transakcji w systemie bankowości elektronicznej sięgającą nawet 10 lat wstecz lub od momentu założenia konta. Dla przedsiębiorcy stanowi to duże ułatwienie. Przykładowo, jeśli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) będzie potrzebowała nagle wyciągu z 2018 roku do celów spadkowych lub sądowych, a jej bank udostępnia online historię do 8 lat wstecz, będzie mogła go pobrać od ręki. W innym banku, oferującym dostęp tylko do 5 lat wstecz, musiałaby składać płatny wniosek o odtworzenie dokumentacji z archiwum. Zawsze należy pamiętać, że dostęp do starszych niż 5 lat danych może wiązać się z opłatą, której wysokość zależy już od cennika banku.
Kto i w jakich sytuacjach może uzyskać dostęp do historii transakcji bankowych?
Historia transakcji jest chroniona tajemnicą bankową i może zostać ujawniona tylko w ściśle określonych przypadkach, głównie na żądanie podmiotów uprawnionych ustawowo. Dla przedsiębiorcy prowadzącego JDG dostęp jest oczywisty – ma go on sam.
W przypadku spółek prawa handlowego sytuacja wygląda nieco inaczej. Dostęp do historii mają osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym, chodzi tu oczywiście o członków zarządu spółki. Dostęp ten można rozszerzyć, udzielając stosownych pełnomocnictw innym osobom, na przykład głównemu księgowemu lub prokurentowi, co często jest standardową praktyką ułatwiającą bieżącą obsługę księgową i podatkową firmy.
Najważniejszymi podmiotami, które mogą żądać ujawnienia tajemnicy bankowej w sprawach przedsiębiorców, są organy skarbowe. Urząd Skarbowy może wnioskować o udostępnienie historii rachunku bankowego firmy (zarówno w przypadku JDG, jak i spółki) wyłącznie w związku z toczącym się postępowaniem podatkowym, kontrolą podatkową lub celno-skarbową. Wniosek ten musi spełniać określone wymogi formalne, być uzasadniony i dotyczyć konkretnego zakresu informacji (np. wyciągów za określony kwartał lub transakcji z konkretnym kontrahentem). Nie jest to więc dowolne, prewencyjne przeszukiwanie, a celowe działanie w toku procedury. Często pojawia się w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.
Przykład 1.
Spółka X odliczyła duży podatek VAT od transakcji z kontrahentem, który następnie okazał się „znikającym podatnikiem”. Urząd skarbowy zainteresował się tą sprawą i wszczął kontrolę przeciwko spółce X.
Czy urzędnicy mogą wnioskować o dostęp do historii o transakcjach bankowych tej firmy?
Tak, w toku kontroli naczelnik urzędu skarbowego ma prawo wystąpić do banku spółki z wnioskiem o udostępnienie historii rachunku, aby zweryfikować, czy płatności zostały faktycznie zrealizowane, kiedy i na czyj rachunek trafiły, a tym samym – czy spółka zachowała należytą staranność w swoich działaniach i czy nie doszło np. do prania brudnych pieniędzy.
Dostęp do historii firmowych transakcji przysługuje także w przypadku:
- podejrzeń o przestępstwo – prokuratura oraz sądy (w sprawach karnych) mogą żądać ujawnienia danych bankowych, jeśli są one niezbędne jako dowód w sprawie. Dotyczy to np. postępowań o oszustwa, nadużycia finansowe czy przestępstwa gospodarcze;
- walki z praniem pieniędzy – Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) ma prawo żądać informacji w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Banki same monitorują operacje i mają obowiązek zgłaszać GIIF transakcje podejrzane lub te przekraczające ustalone progi kwotowe;
- postępowania egzekucyjnego – komornik sądowy, działając na zlecenie wierzyciela, może uzyskać informację o rachunkach firmy i dokonać ich zajęcia w ramach egzekucji długu.
Samodzielna archiwizacja rachunków bankowych przez firmy
Pomimo iż obowiązek archiwizowania historii o transakcjach bankowych spoczywa na instytucjach finansowych, przedsiębiorcy mogą go realizować również we własnym zakresie. Historia transakcji bankowych firmy to nie tylko zapis wpływów i wydatków, ale przede wszystkim kluczowy dowód księgowy i podatkowy, niezbędny do obrony rozliczeń przed organami państwowymi.
Jeśli chodzi o dostęp do historii wykonanych transakcji, przedsiębiorcy nie powinni polegać wyłącznie na dostępie online oferowanym przez bank. Mimo że bank jest prawnie zobowiązany do przechowywania danych przez co najmniej 5 lat, najbezpieczniejszym i najefektywniejszym rozwiązaniem jest samodzielna archiwizacja dokumentów.
Systemy bankowości internetowej mają swoje ograniczenia. Choć wiele banków udostępnia historię dłuższą niż ustawowe 5 lat, to:
dostęp do starszych danych bywa płatny. Jeżeli urząd skarbowy rozpocznie kontrolę dotyczącą rozliczeń sprzed 6 czy 7 lat, a przedsiębiorca nie ma wyciągów, konieczność złożenia wniosku do banku o ich odtworzenie z archiwum wiąże się zazwyczaj z dodatkowymi, często wysokimi opłatami (np. kilkadziesiąt złotych za każdy odtworzony miesiąc);
procedura jest czasochłonna. Otrzymanie dokumentów z archiwum banku nie jest natychmiastowe. Może to trwać od kilku dni do kilku tygodni, co w przypadku kontroli skarbowej oznacza narażenie się na przekroczenie terminów dostarczenia dowodów, a nawet na sankcje;
ryzyko braku dostępu po zamknięciu konta. Chociaż bank musi przechowywać dane przez 5 lat po zamknięciu rachunku, dostęp do nich staje się bardziej skomplikowany i niemal zawsze jest płatny.
W przypadku spółek kapitałowych odpowiedzialność za rzetelność dokumentacji jest jeszcze wyższa. Zarząd musi zapewnić, by księgowość otrzymała kompletne wyciągi bankowe za każdy rok obrotowy, które są następnie archiwizowane wraz z innymi dowodami księgowymi przez wymaganą liczbę lat. Dbałość o tę dokumentację świadczy o rzetelnym prowadzeniu ksiąg i pozwala szybko udowodnić poprawność rozliczeń przed każdym uprawnionym organem – co jest kluczowe dla ochrony majątku spółki i osobistej odpowiedzialności członków zarządu.
Dlatego przedsiębiorcy powinni systematycznie, najlepiej po zamknięciu każdego roku obrotowego, pobierać i bezpiecznie przechowywać kompletne wyciągi bankowe za cały rok w formie elektronicznej (np. PDF), a następnie włączać je do firmowego archiwum. To prosta czynność, która w perspektywie kontroli skarbowej jest inwestycją w spokój i bezpieczeństwo finansowe firmy.
Podsumowanie
Banki mają ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji transakcji (wyciągów) przez minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Wynika to z ustawy o rachunkowości i jest powiązane z 5-letnim okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych. W praktyce wiele banków udostępnia swoim klientom historię w bankowości elektronicznej na dłuższy czas (nawet 10 lat), choć dostęp do archiwalnych danych po zamknięciu konta lub starszych niż 5 lat może być utrudniony i płatny. Dobrą praktyką jest samodzielne archiwizowanie historii transakcji przez samych przedsiębiorców, co może okazać się przydatne podczas kontroli urzędowej.
