Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to jeden z kluczowych identyfikatorów w polskim systemie podatkowym. Nie każdy podatnik jest jednak zobowiązany do jego posiadania. Wyjaśniamy, kiedy trzeba mieć NIP, a w jakich sytuacjach wystarczający jest numer PESEL, aby prawidłowo wypełniać obowiązki ewidencyjne wobec urzędu skarbowego.
Kiedy trzeba mieć NIP?
Kwestie związane z obowiązkiem ewidencyjnym reguluje ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Jak wynika z art. 2 tej ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków.
W przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP-u, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane go mieć na podstawie przepisów niniejszej ustawy (art. 3a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji).
Jak wynika z art. 5 ust. 1-2 ww. ustawy, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany.
Natomiast zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dodatkowo nazwę (firmę), adres stałego miejsca wykonywania działalności, o ile takie miejsce posiada, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, o ile takie miejsca posiada, numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.
Rodzaje identyfikatorów podatkowych
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników identyfikatorem podatkowym jest:
numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:
- niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej, albo
- wykonującymi działalność nierejestrowaną, o której mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców;
NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.
W myśl zaś art. 3 ust. 1a ustawy w przypadku gdy osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną:
- jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, lub
- prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
– identyfikatorem podatkowym jest NIP.
W świetle powyższego należy zwrócić uwagę na szczególny status osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną, która w zależności od okoliczności będzie posługiwać się albo NIP-em, albo PESEL-em jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej treść ww. art. 3, biorąc pod uwagę cel, który przyświecał powołaniu instytucji działalności nierejestrowej, wskazane jest, aby osoby ją prowadzące korzystały z PESEL jako identyfikatora podatkowego. Wyjątkiem byłyby sytuacje, w których osoby takie byłyby zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub, nie będąc zarejestrowanymi jako podatnicy tego podatku, prowadziłyby ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – korzystanie z tych ostatnich wymaga bowiem posiadania i posługiwania się NIP-em.
Przykład 1.
Pan Jacek prowadzi działalność nierejestrowaną w zakresie świadczenia usług doradztwa finansowego. Czy powinien on mieć NIP?
Działalność w zakresie usług doradztwa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego od VAT (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b ustawy VAT). To oznacza, że na mocy art. 96 ust. 1 ustawy o VAT pan Jacek powinien zarejestrować się jako podatnik VAT, składając formularz VAT-R. W rezultacie w tym przypadku mężczyzna ma obowiązek posługiwania się NIP-em jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Przykład 2.
Pani Karolina prowadzi działalność nierejestrowaną w zakresie świadczenia usług fryzjerskich. Czy powinna ona mieć NIP?
Świadczenie usług fryzjerskich zostało wyłączone ze zwolnień od obowiązku posiadania kasy rejestrującej, co oznacza, że pani Karolina obligatoryjnie musi ewidencjonować świadczenie usług na rzecz konsumentów przy pomocy kasy fiskalnej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). To oznacza, że kobieta obowiązkowo musi posługiwać się NIP-em jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Przykład 3.
Pan Maciej prowadzi działalność nierejestrowaną w zakresie sprzedaży odzieży używanej. Korzysta ze zwolnienia podmiotowego od VAT. Czy powinien on mieć NIP?
Z uwagi na korzystanie ze zwolnienia od podatku VAT pan Maciej nie ma obowiązku rejestrowania się jako czynny podatnik VAT. Dodatkowo rodzaj prowadzonej działalności pozwala na korzystanie ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W tym przypadku mężczyzna jako identyfikator podatkowy będzie traktował numer PESEL.
Jednocześnie należy wskazać, że PESEL jako identyfikator podatkowy dotyczy nie tylko osób zatrudnionych (np. na podstawie umowy o pracę czy na podstawie umów cywilnoprawnych). Numer PESEL będzie identyfikatorem podatkowym również dla osób fizycznych prowadzących prywatny najem nieruchomości.
Przykład 4.
Pani Ilona prowadzi prywatny wynajem swoich trzech mieszkań na długoterminowe cele mieszkaniowe. Czy powinna ona mieć NIP?
Umowa najmu stanowi rodzaj odpłatnego świadczenia usługi w rozumieniu ustawy o VAT. Jednocześnie wynajem nieruchomości na długoterminowe cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. To oznacza, że kobieta będzie posługiwać się numerem PESEL jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Kwestia odróżnienia NIP-u od PESEL-u ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku podatników prowadzących działalność nierejestrowaną. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności osoba fizyczna będzie w tym zakresie zobowiązana do posiadania NIP-u lub PESEL-u.
Polecamy:
