Pracodawcy od lat zapewniają noclegi pracownicze, zwłaszcza w branżach wymagających delegacji lub pracy na odległość. Nikt nie ma wątpliwości, że z jednej strony to wygoda, z drugiej sposób na ułatwienie organizacji pracy. Jednak coraz częściej zakwaterowanie staje się źródłem skomplikowanych sporów prawnych.
ZUS coraz częściej kwestionuje, czy „wolne” noclegi (lub finansowanie zakwaterowania) stanowią zakres świadczeń, które należy doliczać do podstawy składek. Fiskus natomiast zastanawia się, kiedy taka forma wsparcia pracownika staje się przychodem podlegającym opodatkowaniu. Orzecznictwo i interpretacje urzędów wskazują, że granice między tym, co można uznać za koszt firmowy, a tym, co pracownik powinien rozliczyć jako przychód, są coraz węższe i bardziej rygorystycznie interpretowane.
W praktyce więc organizacja noclegów – zwłaszcza stałych, zapewnianych “na miejscu pracy”, niesie ze sobą ryzyko dużych dopłat, korekt podatkowych i zaległych składek. Warto przyjrzeć się, jak ZUS i fiskus rozumieją zakwaterowanie, jakie orzeczenia zapadają i na co zwracać uwagę, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Nocleg jako przychód pracownika – gdzie zaczynają się podatkowe pułapki?
Kwestia tego, czy zapewniany przez pracodawcę nocleg stanowi dla pracownika przychód, od lat budzi kontrowersje. Z jednej strony trudno uznać zakwaterowanie za osobistą korzyść – wielu pracowników korzysta z noclegu wyłącznie dlatego, że charakter ich pracy tego wymaga. Z drugiej jednak fiskus często traktuje opłacony hotel czy wynajęte mieszkanie jako realne przysporzenie majątkowe, które powinno zostać doliczone do przychodu ze stosunku pracy i opodatkowane. To rozbieżne podejście prowadzi do licznych sporów i niepewności wśród przedsiębiorców.
Przykładem są sytuacje, gdy pracownik zatrudniony poza miejscem swojego zamieszkania otrzymuje od pracodawcy mieszkanie służbowe lub regularnie korzysta z noclegów finansowanych przez firmę. Organy podatkowe coraz częściej wskazują, że w takim przypadku mamy do czynienia ze świadczeniem w naturze, którego wartość – zgodnie z przepisami o PIT – powinna zostać określona i wykazana w rocznym rozliczeniu podatkowym. Pracodawca staje się więc płatnikiem, zobowiązanym do doliczenia świadczenia do pensji i pobrania zaliczki na podatek.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku noclegów krótkotrwałych, związanych z delegacją czy wyjazdem służbowym. Tutaj sądy administracyjne wielokrotnie stawały po stronie pracowników, podkreślając, że skoro nocleg służy wyłącznie realizacji obowiązków służbowych i nie przynosi osobistej korzyści, nie można mówić o przychodzie. Kluczowe jest więc rozróżnienie między „komfortem pracownika” a „koniecznością wynikającą z organizacji pracy”. To właśnie ta cienka granica sprawia, że pracodawcy muszą każdorazowo analizować okoliczności i dbać o właściwe udokumentowanie wydatków.
Niepewność dodatkowo potęguje zmienne orzecznictwo. W niektórych sprawach fiskus domagał się opodatkowania świadczeń, podczas gdy sądy administracyjne wskazywały na brak przychodu. Efektem jest brak jednolitej linii interpretacyjnej, co znacząco zwiększa ryzyko podatkowe. Pracodawcy, chcąc uniknąć kosztownych korekt i sporów, powinni jasno uregulować w dokumentacji pracowniczej zasady przyznawania noclegów oraz wskazywać, że są one bezpośrednio związane z interesem firmy, a nie prywatną potrzebą pracownika.
Składki ZUS a zakwaterowanie
Choć w orzecznictwie podatkowym wypracowano już korzystną dla pracowników i przedsiębiorców linię, zgodnie z którą wartość noclegów nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT, to na horyzoncie pojawił się nowy problem – podejście Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W ostatnich miesiącach coraz częściej zdarzają się kontrole, w wyniku których ZUS domaga się oskładkowania wartości nieodpłatnych noclegów. To budzi zaskoczenie, bo kontrolerzy znają stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego, a mimo to zdają się kierować przede wszystkim względami ekonomicznymi, chcąc poszerzyć podstawę wymiaru składek.
Na szczęście również w tym obszarze zaczynają zapadać korzystne rozstrzygnięcia. W głośnym wyroku z 3 grudnia 2024 r. (sygn. VIII U 1936/24) Sąd Okręgowy w Poznaniu stwierdził jednoznacznie, że koszty zakwaterowania i transportu pokrywane przez pracodawcę nie mogą być uznane za element wynagrodzenia i tym samym nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. To orzeczenie daje przedsiębiorcom ważny argument w sporach z ZUS i potwierdza, że zakwaterowanie pracownika służy wyłącznie realizacji obowiązków służbowych, a nie jest dodatkową gratyfikacją.
Warto podkreślić, że przełomem dla podatników był również wcześniejszy wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. (II FSK 270/21). Sąd wskazał, że skoro przepisy unijne zakazują traktowania kosztów transportu i zakwaterowania jako części wynagrodzenia, to nie można obciążać nimi pracownika – ani na gruncie prawa pracy, ani prawa podatkowego. Świadczenia te, jako ściśle związane z obowiązkami pracodawcy, nie mogą być uznane za przychód pracownika, a tym samym nie powinny stanowić podstawy do poboru składek.
Należy się jednak liczyć z tym, że linia orzecznicza dopiero się kształtuje, a ZUS nie wycofa się łatwo z prób poszerzenia katalogu świadczeń oskładkowanych. Eksperci przewidują, że spory te znajdą swój finał dopiero w Sądzie Najwyższym, który będzie musiał przesądzić, czy noclegi i transport rzeczywiście powinny pozostać poza systemem składkowym. Do tego czasu przedsiębiorcy muszą być gotowi na kontrole i powoływać się na korzystne orzeczenia, dokumentując, że ponoszone wydatki są niezbędne dla organizacji pracy, a nie stanowią dodatkowej formy wynagrodzenia.
Noclegi pracownicze – nowe stanowisko sądów i kontrole
Choć fiskus wciąż konsekwentnie utrzymuje, że zapewnienie pracownikowi zakwaterowania i transportu należy traktować jako przychód ze stosunku pracy, linia orzecznicza sądów administracyjnych wyraźnie przesuwa się w stronę podatników. Naczelny Sąd Administracyjny w kolejnych wyrokach m.in. z 9 stycznia 2024 r. (II FSK 434/21 i II FSK 1332/21) powtórzył swoje wcześniejsze stanowisko, zgodnie z którym noclegi zapewniane przez pracodawcę nie stanowią przysporzenia majątkowego po stronie pracownika i nie powinny być opodatkowane PIT. To wyraźny sygnał, że kierunek wyznaczony przez przełomowy wyrok z sierpnia 2023 r. znajduje potwierdzenie w praktyce orzeczniczej.
Tę linię kontynuują również sądy wojewódzkie. W listopadzie 2024 r. WSA w Gliwicach (I SA/Gl 438/24) stwierdził wprost, że nie można utożsamiać zakwaterowania zarówno w kraju, jak i za granicą, z przychodem ze stosunku pracy. Podobne stanowisko zajął WSA we Wrocławiu w lipcu 2025 r. (I SA/Wr 181/25), podkreślając, że transport i noclegi są ponoszone w interesie pracodawcy i nie tworzą dla pracownika obowiązku podatkowego. Jeszcze dalej poszedł WSA w Poznaniu, który we wrześniu 2025 r. (I SA/Po 331/25) orzekł, że noclegi dla pracowników oddelegowanych, niezależnie od miejsca świadczenia pracy, nie rodzą żadnych konsekwencji podatkowych po stronie zatrudnionych.
Co istotne, w swoich uzasadnieniach sądy coraz częściej odwołują się do prawa unijnego. Wskazują, że skoro dyrektywy UE zakazują wliczania świadczeń rzeczowych, takich jak transport czy zakwaterowanie, do wynagrodzenia, to nie można ich traktować jako przychodu ani podstawy opodatkowania w Polsce. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy dotychczas stosowali się do restrykcyjnych interpretacji organów podatkowych, mają realną szansę na odzyskanie nadpłaconego podatku.
Zdaniem ekspertów, argumentacja ta powinna również oddziaływać na spory z ZUS. Skoro zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT, to konsekwencją korzystnej dla podatników linii orzeczniczej powinno być wyłączenie noclegów i transportu z podstawy składek. Dopóki jednak fiskus i ZUS będą bronić własnej, ekonomicznie korzystnej interpretacji, spory sądowe wydają się nieuniknione.
Jak się zabezpieczyć? Praktyczne wskazówki dla pracodawców
Rosnąca liczba sporów z fiskusem i ZUS pokazuje, że pracodawcy nie mogą bagatelizować kwestii noclegów pracowniczych. Najważniejszym krokiem jest precyzyjna dokumentacja. W regulaminach pracy lub układach zbiorowych warto jasno wskazać, że zapewnienie noclegu służy realizacji obowiązków służbowych i leży wyłącznie w interesie pracodawcy. Każdy wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany fakturą lub umową z hotelem czy wynajmującym. To pozwoli udowodnić przed organami, że noclegi nie są elementem wynagrodzenia, lecz kosztem organizacyjnym.
Drugim elementem jest rozróżnianie sytuacji. Inaczej traktuje się nocleg w ramach krótkotrwałej podróży służbowej, a inaczej zakwaterowanie stałe, np. przy oddelegowaniu. Warto opisać zasady finansowania w wewnętrznych procedurach i konsekwentnie je stosować, by uniknąć zarzutów o „ukryte świadczenia”.
Kolejną praktyką powinny być regularne konsultacje z doradcą podatkowym i prawnym. Ponieważ linia orzecznicza dopiero się kształtuje, profesjonalna analiza ryzyka może uchronić przed kosztownymi korektami i koniecznością dopłaty składek za kilka lat wstecz. Dobrym rozwiązaniem jest także audyt wewnętrzny, czyli sprawdzenie, czy wszystkie noclegi są odpowiednio opisane i zaklasyfikowane.
Wreszcie, w przypadku kontroli warto aktywnie powoływać się na korzystne orzecznictwo sądów administracyjnych i ubezpieczeniowych. To argumenty, które mogą przesądzić o wyniku sporu i znacząco zwiększyć szanse na wygraną. Pracodawcy, którzy już dziś uporządkują dokumentację i zadbają o prawidłową kwalifikację noclegów, zyskają nie tylko większe bezpieczeństwo prawne, ale też przewagę w kontaktach z urzędami.
Podstawy prawne
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.).
Ustawa z dnia 13 października 1998 r, o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U z 2025 r. poz. 350 ze zm.).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
Polecamy:
