Poradnik Przedsiębiorcy

Wymiar urlopu – czy należy go przeliczyć po przedłożeniu dodatkowych dokumentów?

Zatrudniam pracownika od 1 marca 2018 roku. Na początku zatrudnienia pracownik przedłożył dwa świadectwa pracy dokumentujące łącznie 8-letni staż pracy. Dzisiaj, to jest 30 sierpnia 2019 roku, pracownik dostarczył kolejne, trzecie świadectwo dokumentujące dodatkowo 3-letni staż pracy. Czy w związku z tym powinienem przeliczyć ponownie wymiar urlopu dla danego pracownika i udzielić mu urlopu zaległego? Czy skoro doniósł świadectwo pracy dzisiaj, to dopiero od dziś przysługuje mu większy limit urlopu?

Franciszek, Grudziądz

Zagadnienia związane z urlopem wypoczynkowym są szczegółowo opisane i uregulowane w Kodeksie pracy. Przepisy wskazują, że pracownikowi zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy przysługuje coroczny, nieprzerwany, płatny urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni, jeśli staż pracownika jest mniejszy niż 10 lat lub 26 dni w przypadku, gdy staż pracy pracownika wynosi co najmniej 10 lat.

Staż pracy – co się do niego wlicza i jak go udokumentować?

Do stażu pracownika wliczają się ubiegłe okresy zatrudnienia oraz okres najwyższego stopnia edukacji zakończonego otrzymaniem dyplomu, począwszy od zasadniczej szkoły zawodowej. Dokumentami potwierdzającymi staż pracy są świadectwa pracy oraz dyplomy lub świadectwa ukończenia szkół. Co istotne, jeśli okres zatrudnienia miał miejsce w czasie okresu nauki, wówczas okresy te nie podlegają sumowaniu i do stażu pracy wliczony zostaje okres nauki lub okres zatrudnienia, w zależności od tego, który z nich jest korzystniejszy dla pracownika.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

W sytuacji, gdy pracownik w trakcie trwania stosunku pracy przedłoży nowy dokument potwierdzający dodatkowy staż pracy, wówczas obowiązkiem pracodawcy jest ponowne przeliczenie wymiaru urlopu z uwzględnieniem dodatkowego stażu pracy oraz udzielenie pracownikowi urlopu zaległego, jeżeli nie uległ on przedawnieniu.

Przedawnienie urlopu następuje z upływem 3 lat od ostatniego dnia roku kalendarzowego, za który ten urlop przysługuje.
Pracownikowi zatrudnionemu 1 marca 2018 roku, który przekazał dokumenty potwierdzające 8-letni staż pracy, pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego w wymiarze 17 dni w 2018 roku oraz 20 dni za 2019.

W związku z doniesieniem świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia wynoszący 3 lata, staż pracy omawianego pracownika wynosi łącznie 11 lat, co oznacza, że przysługuje mu urlop w wymiarze 26 dni na rok kalendarzowy. W związku z tym, że urlop ten nie uległ przedawnieniu, pracodawca powinien przyznać pracownikowi dodatkowo 17 dni urlopu wypoczynkowego:
5 dni za rok 2018:
26 dni / 12 miesięcy = 2,17 dnia
2,17 dnia x 10 miesięcy = 21,7 dnia ~ 22 dni
22 dni - 17 dni = 5 dni
6 dni za rok 2019.

Podsumowując, jeśli pracownik w okresie trwania stosunku pracy dostarczy dokument potwierdzający dodatkowy staż pracy, pracodawca powinien przeliczyć wymiar przysługującego mu urlopu i udzielić urlopu zaległego, jeśli nie uległ on przedawnieniu.