Poradnik Przedsiębiorcy

Przesyłanie i archiwizowanie faktur - jak przechowywać faktury?

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej staje się coraz bardziej popularne, wypierając tym samym faktury w tradycyjnej, papierowej wersji. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć nadmiernej papierologii, ale wymaga spełnienia pewnych warunków. Kiedy faktura jest fakturą elektroniczną? Jak powinno wyglądać przesyłanie i archiwizowanie faktur w firmie, aby kontrola ze strony odpowiednich organów przebiegła bezproblemowo?

Przesyłanie i archiwizowanie faktur

Przechowywanie faktur, zarówno tych w wersji papierowej, jak i elektronicznej, regulują przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT. Zgodnie z art. 112 tejże ustawy podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który upływa w terminie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Natomiast zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy zobowiązani są przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym duplikaty oraz otrzymane faktury:

  • w podziale na okresy rozliczeniowe,

  • w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

  • spełniając warunek dotyczący autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe warunki muszą zostać spełnione łącznie, przy czym autentyczność rozumiana jest jako pewność co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza zapewnienie, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Mówi o tym art. 106m ust. 4 ustawy o VAT. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Bez względu na sposób w jakim następuje przesyłanie i archiwizowanie faktur, podatnik ma obowiązek zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów. W przypadku, kiedy podatnik przechowuje faktury w formie elektronicznej, ma obowiązek zapewnienia poboru tych dokumentów i przetwarzania danych w nich zawartych.

Przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie papierowej

Przesyłanie i archiwizowanie faktur w wersji papierowej jest tradycyjnym rozwiązaniem stosowanym w obrocie gospodarczym. Zasada polega na tym, że wystawca drukuje fakturę w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden przekazuje odbiorcy, a drugi pozostawia w swojej dokumentacji księgowej.

Przesyłanie i archiwizowanie faktur elektronicznych

Dla uznania faktury za elektroniczną niezbędne jest, by pozostawała ona w dowolnym formacie elektronicznym w momencie zarówno jej wystawienia, jak i otrzymania. Wyboru formatu dokonują podatnicy. W związku z powyższym fakturą elektroniczną może być np. wiadomość e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym.

Wartym zwrócenia uwagi wydaje się być fakt, iż faktura utworzona w formacie elektronicznym za pomocą np. programu księgowego, która została otrzymana bądź wysłana w formie papierowej, nie będzie uznana za fakturę elektroniczną. Z drugiej strony faktura sporządzona w formie papierowej, która została zeskanowana, wysłana i otrzymana, przykładowo w formie wiadomości e-mail, może zostać uznana za fakturę elektroniczną (pod warunkiem, że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu).

Podatnicy, aby móc przesyłać faktury do swoich kontrahentów w formie elektronicznej, muszą posiadać ich akceptację. Jednocześnie forma uzyskania zgody nie jest z góry narzucona. Za wystarczającą można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie. Co więcej, należy uznać również akceptację dorozumianą, gdy konsument po otrzymaniu e-faktury ureguluje płatność z niej wynikającą. Jeśli nabywca nie chce otrzymywać faktur drogą elektroniczną, może zgłosić sprzeciw - w tym wypadku wystawca ma obowiązek dostarczać kontrahentowi faktury w tradycyjnej formie od dnia następnego.

Fakturę elektroniczną można przesłać mailem, co jest najpopularniejszą i najprostszą drogą komunikacji. Drugim sposobem jest udostępnienie dokumentu za pośrednictwem specjalnej platformy, do której odbiorca będzie miał dostęp za pomocą loginu i hasła.

Elektroniczne przesyłanie i archiwizowanie faktur możliwe jest pod warunkiem, że zostaną one odpowiednio zabezpieczone przed:

  • możliwością dokonania ewentualnej zmiany,

  • nieupoważnionym rozpowszechnianiem,

  • uszkodzeniem lub zniszczeniem.

E-faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej również poza terytorium kraju, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych dokumentów.

Przesyłanie i archiwizowanie faktur - system mieszany

System mieszany można stosować na dwa, odmienne sposoby. Pierwszy z nich polega na wystawianiu faktur elektronicznych, lecz archiwizowaniu ich w formie papierowej. Natomiast rozwiązaniem odwrotnym będzie wystawianie oraz przekazywanie faktur w wersji tradycyjnej, a przechowywanie w postaci elektronicznej. Wtedy też archiwizacji można dokonywać po uprzednim zeskanowaniu faktur lub w przypadku wystawcy - w systemie, w którym zostały stworzone. Warto wspomnieć, że wskazane możliwości są dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

Ustawodawca nie wskazał bowiem, że przesyłanie i archiwizowanie faktur powinno przybrać formę, w której zostały one otrzymane. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach możemy przeczytać, że “obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych”. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów, przy czym urzędnicy wyraźnie zaznaczają, by przesyłanie i archiwizowanie faktur gwarantowało zachowanie czytelności i autentyczności dokumentów oraz by możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe.