Poradnik Przedsiębiorcy

Przyjęcie do pracy – jak zadbać o nowego pracownika?

Nowy pracownik na pokładzie! Przyjęcie do pracy nie jest ostatnim, o co musimy zadbać. Warto zrobić wszystko, by nowo zatrudniona osoba dowiedziała się wszystkiego, co ułatwi jej pracę i sprawi, że jak najszybciej poczuje się częścią zespołu. O czym należy pamiętać? Jak wdrożyć nową osobę? Przeczytaj w niniejszym artykule!

Przyjęcie do pracy i co dalej?

Rekrutacja zakończona! W naszych szeregach pojawi się nowy pracownik. Czy przyjęcie do pracy jest naszym ostatnim zadaniem? Oczywiście, że nie. Teraz czeka nas zadbanie o to, by nowo zatrudniona osoba szybko wdrożyła się w swoje zadania i poznała firmę od środka. Aby przebiegło to jak najbardziej sprawnie i szybko, warto przygotować się do tego już wcześniej. Wystarczy przecież, że stworzymy szablon zadań do wykonania, które pomogą w tym procesie, i będziemy go mogli wykorzystywać przez długi czas. 

Zanim pracownik pojawi się w biurze

Tak jak już wspominaliśmy, przyjęcie do pracy nie jest ostatnim etapem, którym powinien zająć się rekruter (oczywiście jeżeli rekrutowała osoba z firmy zewnętrznej, zajmuje się tym wyznaczony do tego pracownik z docelowego miejsca pracy). Przygotowania do pojawienia się nowej osoby w biurze warto zacząć wcześniej, by o niczym nie zapomnieć. Co jest ważne? 

  1. Wyposażone miejsce pracy
    ...oraz po prostu miejsce pracy. Zdarza się bowiem wielokrotnie, że pracownik przychodzi do biura pierwszego dnia i nawet nie ma dla niego biurka, o komputerze czy innych narzędziach nawet nie wspominając. To dezorganizuje cały dzień pracy, tak naprawdę nowo zatrudniona osoba nie może za wiele zrobić. Dlatego też przygotowanie miejsca pracy jest kluczowe. Pracownik powinien móc od razu zająć się swoimi obowiązkami i mieć dostęp do wszelkich potrzebnych mu narzędzi. Miłym gestem będzie także wręczenie mu firmowych gadżetów.

  2. Przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów
    Jeśli pracownik nie podpisał jeszcze wszystkich dokumentów, warto zadbać o to na samym początku, żeby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Jest to komfortowa sytuacja nie tylko dla niego, lecz także dla firmy. Dlatego też warto jeszcze przed jego pojawieniem się przygotować wszystkie niezbędne dokumenty. 

  1. Pracownik wyznaczony do pomocy
    Nie musimy angażować całej firmy w przyjęcie do pracy nowego pracownika. O wiele wygodniejsze jest wyznaczenie jednego pracownika, który wprowadzi go we wszystkie obowiązki i całą kulturę firmy. 

  2. Powiadomienie pracowników
    Pewnie każdy, kto doświadczył sytuacji, w której pojawia się w pracy i wita go zupełnie nieznana osoba, wie, że nie jest to komfortowe – dla nikogo. Dlatego też warto powiadomić pracowników o pojawieniu się nowego pracownika. Wystarczy napisać zbiorowego maila. 

  3. Powiadomienie nowego pracownika
    Jeśli wiemy, że pracownik nie został poinformowany o – jak nam się wydawało – mało istotnych kwestiach, które jednak teraz mają znaczenie, także do niego warto napisać maila z wszystkimi informacjami – choćby tak banalnymi, jak konieczność przyniesienia własnego kubka do kawy. 

  4. Hasła dostępu
    Kod do wejścia, karta pracownicza, mail, hasła do wewnętrznej sieci itd. – wszystkie te informacje pracownik powinien otrzymać już pierwszego dnia, aby móc bez problemu poruszać się po budynku czy po prostu korzystać z programów, chatów, maila itp. 

Pierwszy dzień pracownika

Skoro przygotowania mamy już za sobą, czas na przyjęcie do pracy nowego pracownika. Co robić, kiedy pojawi się w biurze? 

  1. Pokaż mu miejsce pracy
    Wskazanie miejsca pracy to za mało. Pracownik musi wiedzieć chociażby, gdzie przebywają inni pracownicy, gdzie znajduje się kuchnia czy łazienka. Dlatego też na początku warto oprowadzić nową osobę po wszystkich pomieszczeniach, by wiedziała, gdzie ma się udać, gdy będzie czegoś potrzebowała.

  2. Zapoznaj go ze współpracownikami i przełożonymi
    Następnie, lub przy okazji zwiedzania biura, zapoznajmy nowo zatrudnioną osobę ze współpracownikami oraz przełożonymi, by wszyscy się poznali i wiedzieli, kto jest kim. Nie chodzi tutaj tylko o to, by mówić sobie „cześć”, mijając się na korytarzu. Czasami musimy z kimś się skontaktować i warto wiedzieć wtedy, do kogo się zgłosić. 

  3. Przedstaw go osobie, która będzie go wdrażać w obowiązki
    Następnie przedstaw nowemu pracownikowi osobę, która będzie wdrażać go w jego obowiązki. Warto także zapoznać go z zakresem tej współpracy.

  4. Podpisz wszelkie umowy i dokumenty
    Kiedy pracownik pozna już budynek i osoby w nim pracujące, warto zadbać o podpisanie wszystkich przygotowanych wcześniej dokumentów. Dzięki temu wszelkie formalności zostaną załatwione już na początku dnia pracy.

  5. Zapoznaj go z kulturą firmy, tradycjami i organizacją
    Postaraj się także opowiedzieć nowemu pracownikowi jak najwięcej o tym, jak pracuje firma, jakie są w niej zwyczaje, jak organizuje się pracę. Chodzi tutaj o wiele aspektów – od tego, jak i czy obchodzimy urodziny pracowników, kiedy korzystamy z pokoju przeznaczonego do relaksu, jakie mamy wartości, do chociażby tak prozaicznych rzeczy jak obsługa ekspresu do kawy czy zmywarki lub grafik wyrzucania śmieci. Dzięki temu pracownik nie będzie się czuł niezręcznie, kiedy będzie miał problem ze zrobieniem sobie kawy czy nie przyniesie niczego słodkiego na swoje urodziny. 

Przyjęcie do pracy nowego pracownika wiąże się z wieloma obowiązkami, które trzeba wypełnić, aby mieć pewność, że szybko poczuje się on pełnoprawnym członkiem zespołu. Jeśli źle witamy pracowników i nie przykładamy do tego większej wagi, może to spowodować nawet większą rotację, a z pewnością nie taki jest nasz cel!