Wyjazd prywatny połączony z delegacją – rozliczenie wydatków w kosztach

W przypadku wyjazdu służbowego pracownika pracodawca ponosi wydatki związane z podróżą służbową. Może jednak zdarzyć się sytuacja, w której pracownik przedłuży swój pobyt w miejscu docelowym w celach prywatnych. W związku z taką sytuacją warto zastanowić się, czy przedsiębiorca zachowuje prawo do ujęcia wydatku w kosztach prowadzonej działalności taki wyjazd prywatny połączony z delegacją.

Celowość wydatku jako warunek ujęcia w kosztach podatkowych

Zgodnie z ogólną definicją kosztu podatkowego zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. 

Z uwagi na ogólny charakter definicji każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Podatnik powinien zbadać występowanie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Oznacza to, że między wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. 

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu podatkowego zależy od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy przedsiębiorca w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Należy także pamiętać, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności spoczywa na podatniku. Mówiąc wprost, to przedsiębiorcę obciąża ciężar dowodowy w zakresie wykazania, że poniesiony wydatek był wydatkiem celowym z perspektywy potrzeb firmowych.

Nie ulega przy tym wątpliwości, że w przypadku ogólnej grupy „kosztów pracowniczych” celowość wydatku jest zachowana.

Koszty te obejmują takie wydatki jak wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki związane z podróżami służbowymi oraz delegacjami pracowników. Z pewnością można stwierdzić, że są one związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Wątpliwości pojawiają się natomiast w przypadku, gdy dochodzi do połączenia celów pracodawcy z prywatnymi celami pracownika. Z taką właśnie nietypową sytuacją możemy mieć do czynienia, gdy pracownik jest wysyłany w tygodniową podróż służbową i następnie zostaje tam kolejny tydzień w celach urlopowych. Czy w takim przypadku pracodawca traci prawo do ujęcia wydatku pracowniczego w kosztach?

Definicja podróży służbowej

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia podróży służbowych, dlatego też w tym zakresie należy odnieść się do regulacji zawartych w Kodeksie pracy.

Zgodnie z art. 77(5) § 1 kp pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Stosownie do § 3 tego artykułu warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zasadniczo wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę). Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę.

Z przedstawionych przepisów wynika zatem wniosek, że pracodawca jest zobligowany do ponoszenia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, co oznacza, że wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu.

Pamiętać oczywiście należy, że pewne wydatki nie mogą stanowić kosztów podatkowych z racji tego, że nie są ponoszone w celach firmowych pracodawcy-przedsiębiorcy.

Wyjazd prywatny połączony z delegacją służbową

Biorąc zatem pod uwagę nasze rozważania, należy wskazać, że w sytuacji gdy pracownik jedzie na wyjazd prywatny połączony z delegacją, to pracodawca do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć tylko te wydatki, które związane są z potrzebami firmowymi. W konsekwencji przedsiębiorca musi dokonać proporcjonalnego rozdzielenia.

Przykład 1.

Pracownik został wysłany w tygodniową podróż służbową do Hiszpanii. W kolejnym tygodniu został tam na urlop wypoczynkowy. W takim wypadku do kosztów podatkowych przedsiębiorca może zaliczyć wydatki pracownika (na noclegi, wyżywienie, transport itd.) poniesione wyłącznie w pierwszym tygodniu.

Jak już wskazaliśmy na wstępie, możliwa jest sytuacja, w której po realizacji celu służbowego za zgodą pracodawcy pracownicy przedłużają pobyt dla realizacji celów prywatnych. 

Wątpliwości mogą pojawić się co do wydatku na dojazd do miejsca docelowego. Przedsiębiorcy mogą bowiem zastanawiać się, czy także w tym wypadku należy dokonać proporcjonalnego dzielenia wydatku, uwzględniając długość pobytu prywatnego i służbowego.

W tym zakresie warto powołać się na interpretację Dyrektora IS w Warszawie z 2 października 2009 roku (nr IPPB5/423-414/09-4/JC). Organ wyjaśnił, że przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec powyższego pracodawca prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki.

Jak zatem widać w opisanym przypadku, przedsiębiorca w kosztach może ująć pełną wartość biletów zapewniających transport i powrót. Nie jest konieczne proporcjonalne dzielenie wydatku.

Przykład 2.

Pracownik udał się w tygodniową podróż służbową do Francji. Kolejny tydzień spędził tam jako wakacje. Koszt biletów lotniczych to 2000 zł. W tych okolicznościach pracodawca może ująć w kosztach pełną wartość biletów. Przedsiębiorca nie musi stosować klucza proporcjonalności pobytu służbowego w stosunku do całego okresu podróży pracownika.

Podsumowując nasze ustalenia, możemy stwierdzić, że wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na delegację pracownika, który łączy swój wyjazd z pobytem prywatnym, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.