Poza składaniem do ZUS-u dokumentacji zgłoszeniowej istnieje obowiązek comiesięcznego przekazywania do niego kompletu dokumentów rozliczeniowych – deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za wszystkich ubezpieczonych. Płatnik składek jest zobowiązany sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS-u w imiennych raportach miesięcznych. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, czy zerowa podstawa wymiaru składek zobowiązuje do składania raportów rozliczeniowych!
Po stwierdzeniu błędów w dokumentacji, płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących. Powinien je sporządzić i przekazać do ZUS-u:
- w ciągu siedmiu dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład,
- w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji – jeśli konieczność korekty danych wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze decyzji,
- w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeśli konieczność korekty danych wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze kontroli.
Sporządzenie raportów zerowych ma różne zastosowanie w zależności od tego, co płatnik składek chce wykazać w raportach rozliczeniowych.
Zerowa podstawa wymiaru składek a raport
Płatnicy składek powinni wykazać okresy, w których ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom, lecz nie otrzymywał z tego tytułu wynagrodzenia, w takiej sytuacji powinni złożyć raport zerowy. Płatnik składek, który w danym miesiącu nie wypłacił ubezpieczonemu wynagrodzenia, nie jest zwolniony z obowiązku składania za ten miesiąc dokumentów rozliczeniowych, na których wykazana jest z odpowiednim kodem tytułu do ubezpieczeń osoba ubezpieczona. Tak więc, zerowa podstawa wymiaru składek nie zwalnia z obowiązku składania raportu.
Jeśli ubezpieczony w danym miesiącu podlegał ubezpieczeniom społecznym i/lub zdrowotnemu (np. z tytułu umowy zlecenia), natomiast płatnik nie wypłacił mu wynagrodzenia, ponieważ jego wypłata przewidziana jest dopiero pod koniec wykonywania umowy lub w następnym miesiącu, powinien złożyć za ubezpieczonego raport ZUS RCA, wykazując zerową podstawę wymiaru składek i zerowe kwoty składek.
Jeżeli płatnik zgłosi na dokumencie ubezpieczeniowym pracownika, a nie przedstawi za pracownika raportu rozliczeniowego ZUS RCA, to pojawi się błąd krytyczny, który nie pozwoli na przekazanie kompletu rozliczeniowego za dany miesiąc. W takim wypadku, jeżeli dana osoba nie uzyskała przychodu w danym miesiącu, musi być wykazana w raportach rozliczeniowych, chyba, że faktycznie nie podlega już pod ubezpieczenia, wtedy należy ją wyrejestrować z ubezpieczeń na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZWUA.
Przykład 1.
Pracodawca zatrudnił pracownika od 1.03.2022 roku na podstawie umowy o pracę. 1.03.2022 płatnik składek zgłosił pracownika do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA. Wypłaty wynagrodzenia za czerwiec pracodawca dokonał w terminie 8 kwietnia 2020 r. Płatnik, składając dokumenty rozliczeniowe z numerem 01 03 2022, powinien wykazać ubezpieczonego w raporcie RCA, gdzie wykazana jest zerowa podstawa wymiaru składek i zerowe kwoty składek.
Raporty rozliczeniowe gdzie wykazana została zerowa podstawa wymiaru składek, składane są tylko w przypadku oskładkowanej umowy zlecenia, jeżeli zleceniobiorca jest zgłoszony do ubezpieczeń, ale w danym miesiącu firma nie wypłaciła mu żadnego wynagrodzenia. Nie składa się raportu zerowego za osobę, która nie podlega pod ubezpieczenia ZUS, przykładowo studenta do 26. roku życia, który pracuje na podstawie umowy zlecenie.
Przykład 2.
Firma zawarła umowę zlecenie z osobą na okres od 15.04.2022r. do 11.05.2022 r. W umowie przewidziano, że wynagrodzenie zostanie wypłacone w ostatnim dniu realizacji umowy, tj. 11.05.2022r. Osoba ta nie była ubezpieczona z innego tytułu, więc zgodnie z przepisami została zgłoszona od 15.04.2020 r. do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na druku ZUS ZUA. Za każdy miesiąc obowiązywania umowy (podlegania ubezpieczeniom), czyli kwiecień i maj w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, firma powinna złożyć do ZUS-u raport imienny ZUS RCA. W miesiącach, w których nie wypłacano wynagrodzenia i nie pobierano składek, raporty imienne ZUS RCA powinny być wypełnione przez wpisanie wartości „0,00”. W dokumentach rozliczeniowych za maj 2020 r. firma powinna wykazać już rozliczenie składek należnych od wypłaconego wynagrodzenia.
Zerowy raport w celu skorygowania nieprawidłowości w dokumencie rozliczeniowym
Zgodnie z zasadami korygowania dokumentów rozliczeniowych raport gdzie wykazana jest zerowa podstawa wymiaru składek służy do zmiany nieprawidłowych danych zgłoszonych wcześniej przez płatnika. Często popełniane są tu błędy polegające na wstawieniu kodu ubezpieczeń określającego podleganie ubezpieczeniom, np. z tytułu umowy o pracę (01 10 00) zamiast umowy zlecenia (04 11 00) i odwrotnie. Jeśli płatnik przekazał raport składkowy za osobę, za którą nie powinien być sporządzony ten raport, powinien go skorygować do zera, tzn. wypełnić nowy raport, wpisując w polach dotyczących podstaw wymiaru i kwot składek wartość "0,00" i przekazać drugi prawidłowo już wypełniony raport.
Przykład 3.
Płatnik składek, sporządzając dokumenty rozliczeniowe za lipiec 2022 r., pomylił się i w raporcie imiennym ZUS RCA za pracownika wpisał kod tytułu ubezpieczenia 04 11 00 zamiast kodu 01 10 00. Aby skorygować błędne dane, należy złożyć:
- zerowy raport korygujący ZUS RCA z kodem 04 11 00,
- składkowy raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem 01 10 00.
