W przypadku gdy pracownicy wykorzystują na stanowisku pracy swój prywatny sprzęt lub narzędzia to przysługuje im z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie. Wypłacane środki pieniężne stanowią ekwiwalent lub ryczałt, które często są ze sobą mylone, a różnią się od siebie pod względem podatkowym. Wypłacane kwoty nie zawsze będą podlegały opodatkowaniu.
Wskazanym zwolnieniem objęte zostały ekwiwalenty pieniężne wypłacane pracownikom za używane przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Ponadto zwolnienie dotyczy ekwiwalentów wypłacanych wyłącznie w formie pieniężnej osobom zatrudnionym na umowę o pracę.
W przypadku ekwiwalentu występuje jednak problem, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa w jaki sposób go ustalać. Ustawodawca pozostawił tę kwestię w gestii samego pracodawcy, przy czym naliczona wartość musi być adekwatna do wartości używanych dla celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu.
Ze względu na ustalenie wysokości wypłacanego świadczenia prostszą forma jest ryczałt – ten jednak podlega opodatkowaniu. Ryczałty wypłacane są w stałych kwotach a pracodawca powinien ich wartość doliczyć do pozostałych składników wynagrodzenia pracownika i od ich sumy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
