Poradnik Przedsiębiorcy

Sposoby na przechowywanie dokumentacji firmowej

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentacji firmowej w oryginalnej formie przez ustawowo określony termin. Istotne jest, aby znajdowała się w siedzibie firmy bądź jej oddziale. Dotyczy to głównie przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych lub podatkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych. Przedsiębiorca obowiązkowo musi także chronić dokumenty przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. 

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Przepisy prawa krajowego przewidują możliwość elektronicznego przechowywania dokumentacji firmowej. Warto jednak pamiętać o systematycznym tworzeniu kopii zapasowych. Ważne jest też, aby komputer na którym będą przechowywane dokumenty był zabezpieczony przed wirusami. Wskazane jest także zaopatrzenie się w urządzenie pozwalające na odtworzenie danych w postaci wydruku w każdej chwili. W postaci elektronicznej przedsiębiorca może archiwizować:

  • księgi rachunkowe lub podatkowe,
  • dowody księgowe,
  • kopie dokumentów kasowych,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • sprawozdania finansowe,
  • listy płac.

Przechowywanie elektroniczne możliwe jest także w przypadku wszystkich kopii dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie, np. wyciągów bankowych, poleceń księgowania i deklaracji podatkowych.

Przechowywanie dokumentacji firmowej dla celów podatkowych 

Do kategorii dokumentów podatkowych zalicza się faktury oraz rachunki, dokumentacje związane z poborem i inkasem podatkowym, a także księgi podatkowe. Przedsiębiorca zobowiązany jest do ich przechowywania przez 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego. Osoba niestosująca się do tego obowiązku może zostać ukarana karą grzywny, która w skrajnych przypadkach wyniesie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Przechowywanie dokumentacji firmowej - dokumentacja ZUS 

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji jako płatnik składek w ZUS. Przepisy nie określają czasu, przez jaki należy przechowywać m.in. dokumenty potwierdzające rejestrację oraz potwierdzający uprawnienie do rozliczania składek za zatrudnione osoby. Przez wzgląd na fakt, że podczas kontroli należy okazać wskazane dokumenty, przyjęło się, że należy je archiwizować przez cały okres prowadzenia działalności.

Natomiast przed okres 10 lat od daty przesłania do ZUS należy przechowywać:

  • deklaracje rozliczeniowe,
  • imienne raporty miesięczne,
  • korekty.

Dotyczy to również kopii dokumentów przesłanych w formie papierowej oraz drogą elektroniczną. Natomiast dowody płatnicze, świadczące o poniesieniu kosztów i uprawnieniu do emerytury, należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub poświadczenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Dokumentacja pracownicza - przechowywanie

Od roku 2019 czas przechowywania akt pracowniczych skróci się z 50 do 10 lat. Jest to zagwarantowane ustawą z 10 stycznia 2018 roku o o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. 

Przepisy obowiązujące do roku 2019

Wg stawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, wraz z dokumentami dotyczącymi zatrudnień i wynagrodzeń, powinno się przechowywać przez okres 50 lat od daty zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przepisy obowiązujące od roku 2019

Główne zmiany wprowadzone ustawą z 10.01.2018 (o zmianie niektórych ustaw), to

  • zastąpienie zwrotu "dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników”, zwrotem “dokumentacja pracownicza”,
  • dodanie kary nieprzestrzeganie wymaganego czasu przechowywania dokumentacji,
  • nadanie równoważności, takiej samej mocy prawnej dokumentacji elektronicznej, jak i pracowniczej - obie formy przechowywania są tak samo ważne,
  • skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10.

Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi:

    • dla pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 -  10 lat, a do ZUS w raporcie miesięcznym należy wysłać informacje o zatrudnieniu pracowników, potrzebne dla ustalenia świadczeń z ZUS,

    • dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2019 - 10 lat, jeśli pracodawca prześle do ZUS raport informacyjny,

    • dla pracowników zatrudnionych przed 1999 - 50 lat.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą wysyłane za pomocą nowego raportu informacyjnego oraz zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Dokumentacją pracowniczą można zachowywać zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej (e-akta). W przypadku e-akt, dokumentację należy  przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat po jego ustaniu. 

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, np. skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.