Poradnik Przedsiębiorcy

Akta osobowe w formie elektronicznej - czy to dozwolone?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Chodzi tu głównie o akta osobowe pracownika. Jak należy prowadzić teczki i jakie są dopuszczalne formy ich przechowywania? Odpowiadamy poniżej.

Jakie dokumenty pracownicze powinien przechowywać pracodawca?

Z kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych do niego wynika, że pracodawca zobowiązany jest w szczególności do:

  • zakładania i prowadzenia oddzielne dla każdego pracownika akta osobowych;

  • prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami;

  • prowadzenia karty ewidencji czasu pracy;

  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację,

  • przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Ważne!

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach bezpiecznych, w przeciwnym razie dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym.

Forma prowadzenia akt

W obecnym stanie prawnym akta osobowe można przechowywać wyłącznie w formie papierowej. Przedsiębiorstwa, które postanawiają przechowywać dokumentację w formie elektronicznej, muszą również posiadać dokumenty w formie tradycyjnej.

Akta osobowe pracowników - prace nad zmianą przepisów

Kwestii tej dotyczyła interpelacja nr 354 w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej. Ówczesny minister pracy i polityki społecznej stwierdził wówczas w odpowiedzi, że pomimo długotrwałych prac nad stworzeniem formy prawnie dopuszczalnej w stosunkach pracy, resort nie jest gotowy na wdrożenie tego typu rozwiązań, ponieważ istnieje szereg zagrożeń związanych z dopuszczeniem elektronicznej formy przechowywania dokumentów.

Wśród najistotniejszych zagrożeń minister wymienia:

  • brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych,

  • brak gwarancji w procedurach sądowych,

  • koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę.

W związku z powyższym ostatecznie rezygnowano z możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Obecnie przepisy nie przewidują, aby akta osobowe były prowadzone przechowywane i archiwizowane w formie elektronicznej.

Coraz częściej pracodawcy podejmują jednak - pomimo braku podstawy prawnej -  próby tworzenia tzw. e-teczki, czyli przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Z jednej strony jest to uzasadnione ze względu na znaczny postęp technologiczny, z drugiej jednak należy zauważyć, że zmiana z papierowej  na elektroniczną formę przechowywania dokumentacji pociągają za sobą zmianę nie tylko w obszarze działania ministra pracy i polityki społecznej, ale wymagają również zmian systemowych w zakresie działania ministra administracji i cyfryzacji, ministra kultury i dziedzictwa narodowego oraz ministra sprawiedliwości.