Ujmowanie kosztów w KPiR może przebiegać zgodnie z jedną z dwóch metod - uproszczoną lub memoriałową. Ważne jest, by przedsiębiorca rozliczający się w oparciu na podatkowej księdze przychodów i rozchodów był konsekwentny i przez cały rok stosował jedną z nich. Na czym polegają i czym się różnią metoda uproszczona i memoriałowa rozliczania kosztów w KPiR? Sprawdźmy.
Ujmowanie kosztów w KPiR - zasady ogólne
Już na początku należy odróżnić przepisy dotyczące podatku dochodowego od tych, które regulują kwestię rozliczania VAT. Metoda kasowa (uproszczona) w przypadku PIT jest czymś zupełnie różnym od metody kasowej małych podatników, stosowanej przy podatku od towarów i usług.
Jeżeli chodzi o ogólne zasady regulujące ujmowanie kosztów w KPiR, warto zwrócić uwagę na fakt, że wybraną metodę przedsiębiorca musi stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Ewentualnej zmiany dokonuje się na początku nowego roku.
Za dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących KPiR uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia danego wydatku w ewidencji. Jest to zasada ogólna obowiązująca podatników stosujących zarówno metodę uproszczoną, jak i memoriałową. Gdzie zatem jest różnica?
Ujmowanie kosztów w KPiR - metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa wiąże się z koniecznością oddzielenia kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z przychodem uzyskiwanym w danym roku. Jest to bardzo istotne rozróżnienie, od niego bowiem zależy, kiedy dany wydatek powinien zostać ujęty w KPiR.
Koszty wiążące się z przychodem w sposób bezpośredni, poniesione w danym roku lub w roku następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, powinny być ujęte w roku, w którym został osiągnięty odpowiadający im przychód. Inaczej wygląda kwestia kosztów pośrednich - wydatki takie co do zasady zalicza się do kosztów podatkowych w dniu wystawienia faktury. Jest tu jednak wyjątek - jeżeli koszty te dotyczą przełomu roku, wówczas powinny zostać ujęte proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.
Przykład 1.
Idealnym przykładem kosztu, który dotyczy przełomu roku, jest faktura za rozmowy telefonicznie wystawiona w styczniu, a obejmująca rozmowy telefoniczne za grudzień oraz abonament za styczeń. W takim wypadku koszty należy rozdzielić i odnieść do odpowiadających im okresów.
Co ważne, opisana wyżej zasada podziału kosztów w odniesieniu do okresów dotyczy wyłącznie przełomu roku, a nie np. miesięcy przypadających w jego trakcie. Oznacza to, że w sytuacji gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną w kwietniu, ale dotyczącą usług świadczonych w marcu, wówczas powinien ją zaksięgować zgodnie z ogólną zasadą - pod datą wystawienia dokumentu.
Ujmowanie kosztów w KPiR - metoda uproszczona
Druga metoda ujmowania kosztów w KPiR - jak sama nazwa wskazuje - ma na celu uproszczenie rozliczeń. Jej główna zasada mówi, że wydatki ujmuje się w KPiR w dacie ich poniesienia, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Co więcej, przedsiębiorca stosujący metodę uproszczoną nie musi dzielić kosztów na pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami. W tym wypadku wszystkie wydatki traktuje się w jednakowy sposób.
Przykład 2.
Różnice w ujmowaniu kosztów w KPiR zgodnie z omawianymi metodami zobrazujemy na podstawie polisy ubezpieczeniowej obejmującej dwa lata podatkowe. Metoda memoriałowa: przedsiębiorca byłby zobligowany do podziału tego kosztu proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczy - księgowanie następowałoby w częściach i następowało kolejno we właściwych okresach. Metoda uproszczona natomiast umożliwiałaby ujęcie polisy w całości w dacie wystawienia dokumentu potwierdzającego nabycie ubezpieczenia.
Nie każdy rodzaj kosztów będzie jednak podlegał zasadom metody uproszczonej. Wyjątek stanowią np. wypłacone pracownikom wynagrodzenia oraz składki ZUS, które księguje się w dacie ich faktycznej zapłaty.
