Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością zawierania różnego rodzaju umów. Każda z nich może przybrać różną formę, także ustną. Czy w przypadku przedsiębiorców umowy biznesowe powinny być jednak podpisywane przed notariuszem?
Umowy biznesowe
Pod pojęciem umów biznesowych kryje się tak naprawdę całokształt umów zawieranych w imieniu i na rzecz przedsiębiorstwa. Bez znaczenia jest jednak to, czy biznes prowadzimy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, czy też w ramach spółki prawa handlowego.
Umowy biznesowe nie różnią się tak naprawdę od umów zawieranych przez osoby fizyczne, które nie prowadzą żadnej działalności. W obu przypadkach ważne jest zachowanie odpowiedniej formy, która co do zasady warunkowana jest konkretnymi przepisami prawa cywilnego – najczęściej zawartymi w Kodeksie cywilnym. Oczywiście przedsiębiorcy mogą tworzyć swoje własne umowy, których regulacji nie odnajdziemy w żadnym obowiązującym przepisie, są to tzw. umowy nienazwane. Ich podstawą jest art. 3531 kc, zgodnie z którym strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Przedsiębiorca, który podpisuje umowy biznesowe, musi pamiętać nie tylko o uprzednim przeanalizowaniu jej treści, ale także sprawdzeniu, czy kontrakt posiada odpowiednią formę.
Forma umów biznesowych
Umowy zawierane przez przedsiębiorców mogą przybierać różne formy, do najczęściej spotykanych zaliczamy:
- ustną, która przejawia się poprzez słowne uzgodnienia kontrahentów – ta forma jest jednak bardzo ryzykowna, ponieważ w przypadku ewentualnych sporów trudno będzie wykazać, jakie dokładnie ustalenia były poczynione w chwili zaciągania zobowiązania. Przedsiębiorca, decydując się na formę ustną, powinien przywołać do umowy świadka albo nagrać oświadczenia kontrahentów (np. dyktafonem lub telefonem komórkowym);
- zwykłą pisemną – spotykaną najczęściej w obrocie gospodarczym. Umowa tego rodzaju nie wymaga udziału notariusza i może być sporządzona nawet przez samego przedsiębiorcę lub delegowaną przez niego osobę. Przedsiębiorca może w tym zakresie skorzystać także z pomocy prawnika np. adwokata, radcy prawnego lub doradcy prawnego;
- kwalifikowaną, w której zakres wchodzi forma aktu notarialnego oraz forma z urzędowo poświadczonymi podpisami. Oba przejawy ww. umów wiążą się z wizytą w kancelarii notarialnej i oczywiście kosztami sporządzenia aktu przez rejenta. Koszty te mogą obciążać strony umowy po połowie, proporcjonalnie lub tylko jedną z nich. Forma kwalifikowana jest przeznaczona dla konkretnych umów lub gdy strony zobowiązania wyrażą taką wolę;
- elektroniczną, która jest tak naprawdę nowością w polskim systemie prawnym. Zgodnie z treścią art. 781 kc do zachowania tej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Przyjmuje się, że zwykła forma pisemna umowy jest równoważna formie elektronicznej, tj. przedsiębiorca może wybrać jedną z ww. form wedle swojego uznania.
Obowiązkowe umowy biznesowe w formie aktu notarialnego
Niektóre umowy biznesowe zawierane przez przedsiębiorców mają poważniejszy charakter od innych. Będzie tak np. w sytuacji, gdy transakcja dotyczy nieruchomości lub części przedsiębiorstwa. Aby wzmocnić pewność obrotu prawnego i bezpieczeństwo stron takich zobowiązań, ustawodawca wprowadził obowiązek stosowania form kwalifikowanych przy umowach konkretnego rodzaju.
Umowy biznesowe muszą zostać zawarte w formie aktu notarialnego, gdy są przedmiotem jest jakakolwiek nieruchomości (gruntowa, budynkowa lub lokalowa). Nie dotyczy to jednak umów dzierżawy lub najmu, które mogą być zawierane w zwykłej formie pisemnej. Umowa notarialna będzie konieczna także w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Jeśli chodzi o umowy biznesowe, których przedmiotem jest przedsiębiorstwo, to w tym zakresie zwykła forma pisemna nie będzie wystarczająca. Zgodnie bowiem z treścią art. 751 kc zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z notarialnie poświadczonymi podpisami. Zbycie przedsiębiorstwa należącego do osoby wpisanej do rejestru także powinno być wpisane do rejestru. Przepis powyższy stosuje się odpowiednio w wypadku wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania. Pamiętajmy jednak, że omawiane przepisy nie uchybiają przepisom o formie czynności prawnych dotyczących nieruchomości – w praktyce, jeśli umowa dotyczy nieruchomości wchodzącej w skład przedsiębiorstwa, to musimy zawrzeć ją w formie notarialnej, a nie z notarialnie poświadczonymi podpisami.
Urzędowe poświadczenie podpisów nie oznacza, że cała umowa musi zostać przygotowana przez notariusza. W praktyce strony zobowiązania mogą samodzielnie sporządzić treść kontraktu, a następnie udać się z nim do wybranej kancelarii, aby w obecności notariusza złożyć na nim swoje własnoręczne podpisy. Ze względu na niejednoznaczność przepisów i różną praktykę zawodową część notariuszy bada treść umów przedstawianych im do poświadczenia podpisów, pozostali nie ingerują w postanowienia umowne i w ogóle ich nie sprawdzają.
Postanowienie SN z 10 kwietnia 2013 roku (sygn. akt IV CSK 516/12): „Jeżeli przepis wymaga dla czynności prawnej dotyczącej przedsiębiorstwa formy szczególnej pod rygorem nieważności, to pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być oświadczeniem mocodawcy złożonym w takiej samej formie, a jej niezachowanie dla pełnomocnictwa sprawia, że dokonana czynność prawna jest bezwzględnie nieważna na podstawie art. 58 § 1 w związku z art. 75[1] § 1 i art. 99 § 1 KC”.
Koszt sporządzenia umowy w formie aktu notarialnego obciąża co do zasady nabywcę nieruchomości. W tym zakresie strony mogą jednak wprowadzić inne zasady i podzielić się kosztami np. po połowie.
Jeśli chodzi o koszty poświadczenia podpisu, to obciążają one z osobna każdą ze stron, która będzie składała swój podpis w obecności notariusza. Cena poświadczenia jednej strony kopii dokumentu za zgodność z oryginałem to wydatek 6,00 zł + VAT, koszt poświadczenia własnoręczności podpisu (o ile dokument nie jest oznaczony sumą pieniężną) to 20,00 zł + VAT.
Dobrowolne umowy biznesowe w formie aktu notarialnego
Przedsiębiorcy mają możliwość zawarcia każdej umowy w formie aktu notarialnego lub z urzędowo poświadczonymi podpisami, nawet gdy przepisy ustawy nie wymagają zachowania formy kwalifikowanej. W praktyce oznacza to, że umowy biznesowe każdego rodzaju mogą zostać sporządzone w kancelarii notarialnej.
Ustawodawca pozwala na stosowanie wyższych form czynności prawnych w stosunku do form niższych (zwykłej pisemnej, elektronicznej lub ustnej). W praktyce jest to jednak rzadko spotykane, ponieważ dla przedsiębiorcy oznacza dodatkowe koszty pod postacią taksy notarialnej.
Podsumowanie
Jeśli wymagają tego konkretne przepisy prawne to umowy biznesowe muszą być sporządzane przed notariuszem. Będzie tak w przypadku przeniesienia własności lub obciążenia jakiejkolwiek nieruchomości gruntowej, budynkowej albo lokalowej oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Zbycie lub obciążenie przedsiębiorstwa również wymaga zachowania kwalifikowanej formy czynności prawnej, tj. zawarcia umowy z podpisami notarialnie poświadczonymi. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca może, ale nie musi stosować formy notarialnej dla swoich umów.
