Wszystkie rodzaje spółek prawa handlowego stanowią odrębny byt prawny od osób fizycznych, które te spółki tworzą. Co oczywiste, nie posiadają jednak samoświadomości, toteż wszelkich czynności w ich imieniu dokonują wspólnicy spółki lub ludzie do tego wyznaczeni. Większe podmioty o bardziej skomplikowanych strukturach (chodzi tu głównie o spółki kapitałowe) działają nie przez wspólników, a przez swoje organy. Niezależnie jednak od tego, kto reprezentuje dane przedsiębiorstwo, ważne, aby miał do tego stosowne umocowanie. Co do zasady zawieranie umów w imieniu spółki i na rzecz spółki przez osoby do tego nieupoważnione, nawet zgodne z interesem firmy, skutkuje ich nieważnością. Stąd też tak ważne jest, aby przed podpisaniem umowy sprawdzić, czy osoba reprezentująca naszego kontrahenta jest władna tego dokonać.
Zawieranie umów w imieniu spółki bez upoważnienia a nieważność umowy
Wszelkich zewnętrznych czynności prawnych, w tym zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy będącego spółką – zależnie od jej formy – może dokonać wspólnik, organ spółki, prokurent lub pełnomocnik. Tym samym, zawierając umowę z przedsiębiorcą, należy zapoznać się ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce oraz danymi osób uprawnionych do złożenia podpisów. Zasadniczo wszelkie informacje powinny być ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sposób reprezentacji spółki kontrahenta należy sprawdzić już na etapie negocjacji. Dokonanie owej kontroli dopiero po zawarciu umowy to o wiele za późno, mimo to wielu przedsiębiorców właśnie tak postępuje. Po złożeniu podpisu na umowie może być już za późno, a dany kontrakt może przysporzyć obu stronom wielu problemów, nie tylko natury prawnej.
Do sytuacji braku umocowania przy zawieraniu umów odnoszą się przepisy Kodeksu cywilnego (dalej jako kc) w art. 39 § 1 oraz 103 § 1. Pierwszy przepis odnosi się do przypadku braku umocowania albo przekroczenia jego zakresu przez organ osoby prawnej, drugi do pełnomocnika. W obu tych przypadkach ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta. Należy jednak mieć na uwadze orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym, jeśli umowa została zawarta przez osobę, której nie można w żaden sposób utożsamiać z organem danej osoby prawnej lub pełnomocnikiem takiej osoby, to umowa jest nieważna. Do takiej sytuacji dojdzie, jeśli osoba podpisująca umowę nie jest w rzeczywistości członkiem zarządu lub umowa taka została podpisana przez jednego członka zarządu, podczas gdy w danej spółce obowiązuje zasada reprezentacji łącznej.
Mając powyższe na uwadze, przedsiębiorca powinien pamiętać, aby przed podpisaniem kontraktu upewnić się, że zarówno osoba występująca w jego imieniu, jak i strona przeciwna, dysponują wszelkimi dokumentami wykazującymi na sposób reprezentacji. Może to być odpowiednio aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub pełnomocnictwo szczegółowe do podpisania danego rodzaju umowy. Jak zatem wygląda kwestia reprezentacji w konkretnych spółkach? O tym poniżej.
Reprezentacja spółek a Krajowy Rejestr Sądowy
Spółki prawa handlowego muszą być wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Tam też znajdują się wszelkie dane na ich temat, w tym informacje o ich organach (o ile je posiadają) oraz sposób reprezentacji. Dostęp do rejestru w formie wirtualnej jest nieograniczony i nieodpłatny, każdy z dostępem do internetu jest w stanie sprawdzić oraz pobrać aktualne dane o każdym zarejestrowanym przedsiębiorstwie prowadzonym w formie spółki. W relacjach handlowych warto opierać się na danych ujawnionych w KRS, nie zaś wyłącznie na tych podanych przez samych kontrahentów. Istnieje bowiem domniemanie prawne, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Oznacza to, że jeżeli dane wpisano do rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeśli zaniedbał niezwłocznego wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.
Spółka cywilna
Spółka cywilna jako jedyna z omawianych w niniejszym artykule nie jest spółką prawa handlowego. W odróżnieniu od nich nie posiada ona podmiotowości prawnej, a co za tym idzie, nie ma zdolności do czynności prawnych, w tym również zdolności kontraktowej. W praktyce oznacza to tyle, że nie można zawierać umów w jej imieniu. Zdolność kontraktową posiadają za to jej wspólnicy i to oni w imieniu własnym mogą podpisywać umowy. Spółka cywilna nie posiada również własnej firmy. Pod firmą działają przedsiębiorcy będący jej wspólnikami. Zatem prawidłowe oznaczenie spółki cywilnej musi uwzględniać firmy wszystkich wspólników spółki, tj. w komparycji umowy jako strona powinny zostać wymienione firmy wspólników, nie zaś nazwa spółki cywilnej.
Zgodnie z art. 866 Kodeksu cywilnego w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy nich jest umocowany do reprezentowania spółki cywilnej w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Jeżeli zatem umowa spółki lub uchwała wspólników nie stanowi inaczej, każdy ze wspólników może samodzielnie reprezentować spółkę w sprawach nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu. Jeśli sprawa przekracza ten zakres, wówczas do zawarcia umowy potrzebne jest łączne działanie wszystkich wspólników albo ich zgodna uchwała.
Spółki osobowe
Spółki osobowe stanowią podmioty, których działalność opiera się na osobistej więzi między jej wspólnikami oraz ich osobistym zaangażowaniu. Do spółek osobowych zalicza się spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową oraz spółkę komandytowo-akcyjną.
Spółka jawna
W spółce jawnej każdy wspólnik ma prawo samodzielnie reprezentować spółkę. Prawo wspólnika do reprezentowania spółki jawnej dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki, co więcej prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Jednakże umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Należy jednak pamiętać, że w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki. Zgoda taka powinna mieć formę uchwały. Przed podpisaniem umowy należy więc dokładnie sprawdzić jej przedmiot, gdyż w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu podpis jednego ze wspólników spółki będzie niewystarczający.
Spółka partnerska
W spółce partnerskiej każdy z partnerów ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Umowa spółki może wskazywać, że spółkę mogą reprezentować tylko niektórzy partnerzy. W takiej sytuacji umowa powinna wyraźnie określać, o których partnerów chodzi. Wspólnicy w umowie spółki mogą również powołać zarząd do prowadzenia spraw spółki, wówczas to w kompetencji zarządu pozostaje reprezentowanie jej w kontaktach zewnętrznych. Członkami zarządu mogą być jej partnerzy oraz osoby trzecie. Dokładna reprezentacja spółki przez zarząd zostanie omówiona w akapicie dotyczącym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Spółka komandytowa
Spółkę komandytową reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa do reprezentowania spółki. Umowa spółki komandytowej może określać jednak inny sposób reprezentacji spółki, np. poprzez współdziałanie dwóch komplementariuszy lub przy współdziałaniu komplementariusza z prokurentem. Co istotne, komandytariusz nie ma prawa reprezentowania spółki, może tego dokonać wyłącznie jako jej pełnomocnik. Jeżeli komplementariuszem spółki jest inna spółka np. spółka z o.o., wówczas czynności związane z reprezentowaniem spółki komandytowej będzie dokonywać organ właściwy dla spółki będącej komplementariuszem. Zarząd ten nie będzie jednak działał w charakterze organu spółki komandytowej, a jako organ wspólnika – komplementariusza.
Spółka komandytowo-akcyjna
W spółce komandytowo-akcyjnej prawo do reprezentowania mają wyłącznie komplementariusze, których z mocy statutu lub prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono tego prawa. Pozbawienie komplementariusza prawa reprezentowania spółki w późniejszym czasie wymaga zgody wszystkich pozostałych komplementariuszy oraz zmiany statutu spółki. Co do zasady każdy komplementariusz niepozbawiony takiego prawa może reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że statut spółki przewiduje inny sposób reprezentacji, np. poprzez współdziałanie dwóch komplementariuszy lub komplementariusza z prokurentem. Akcjonariusz spółki nie ma prawa do reprezentacji, może tego dokonać wyłącznie jako jej pełnomocnik. Tak jak w przypadku spółki komandytowej – gdy komplementariuszem jest spółka kapitałowa, spółkę komandytowo-akcyjną reprezentuje organ właściwy dla spółki będącej komplementariuszem.
Spółki kapitałowe
W odróżnieniu od spółek osobowych spółki kapitałowe mają osobowość prawną. Charakteryzuje je także zmienny kapitał i skład osobowy. Mają one wyodrębniony majątek spółki od majątków osobistych wspólników lub akcjonariuszy. Prowadzeniem ich spraw i ich reprezentacją zajmują się odpowiednie organy, a nie wspólnicy.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Organem reprezentującym spółkę z o.o. jest zarząd. Może on składać się z jednego albo większej liczby członków. Powołani do niego mogą zostać wspólnicy lub osoby trzecie. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, wówczas samodzielne prawo do reprezentowania spółki posiada jedyny członek zarządu. Jeżeli jednak zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. W umowie można określić sposób reprezentacji w różnoraki sposób, m.in. poprzez:
reprezentację łączną wszystkich członków zarządu;
reprezentację łączną przy współdziałaniu co najmniej dwóch członków zarządu;
reprezentację łączną przy współdziałaniu członka zarządu z prokurentem;
samodzielną reprezentację każdego z członków zarządu;
samodzielną reprezentację wyłącznie jednego określonego członka zarządu, np. prezesa.
Jeśli umowa spółki nie zawiera postanowień w przedmiocie reprezentacji, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Prosta spółka akcyjna
Mimo że w prostej spółce akcyjnej w zależności od wyboru walnego zgromadzenia funkcjonować może zarząd lub rada dyrektorów, to ich kompetencje w kwestii reprezentacji są w zasadzie tożsame. Jeżeli zarząd lub rada jest jednoosobowa, wówczas jedyny członek zarządu lub dyrektor ma pełne prawo do samodzielnej reprezentacji spółki we wszelkich sprawach. Jeśli jednak zarząd lub rada dyrektorów jest wieloosobowa, a umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, wtedy do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch dyrektorów albo jednego dyrektora łącznie z prokurentem. Umowa spółki z kolei może określać sposób reprezentacji analogicznie, jak ma to miejsce przy spółce z o.o.
Spółka akcyjna
W spółce akcyjnej to zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Tak jak w spółce z o.o. organ ten składa się z jednego albo większej liczby członków. Mogą być do niego powołane osoby spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy – jedyny członek zarządu reprezentuje spółkę, jeżeli wieloosobowy – sposób reprezentacji określa jej statut. Sposoby reprezentowania spółki przez zarząd jej statut może określać analogicznie jak przy umowie spółki z o.o. Jeśli statut spółki akcyjnej nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie do składania oświadczeń w jej imieniu, wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Czym jest prokura?
Prokura to pełnomocnictwo ogólne, którego udzielić może wyłącznie przedsiębiorca podlegający wpisowi do rejestru CEIDG (tj. wspólnicy spółki cywilnej) lub KRS (tj. spółki osobowe oraz kapitałowe). Prokury nie można ustanowić na rzecz spółki cywilnej. Obejmuje ona zarówno podejmowanie czynności sądowych, jak i pozasądowych w imieniu firmy. Prokurenta nie można ograniczyć ze skutkiem dla osób trzecich. Oznacza to, że prokurent samoistny co do zasady będzie umocowany do samodzielnego reprezentowania przedsiębiorcy. Prokura ujawniona zostaje w rejestrze przedsiębiorców (CEIDG i KRS).
Jak udzielić pełnomocnictwa?
Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki może zostać udzielone w ogólnym zakresie lub w zakresie szczególnym (tj. do określonej czynności, np. do zawarcia umowy). Trzeba jednak pamiętać, że pełnomocnictwo ogólne nie będzie wystarczające do dokonywania czynności przekraczających zwykły zarząd.
Pełnomocnictwa nie są ujawniane w Krajowym Rejestrze Sądowym, dlatego przed podpisaniem umowy z kontrahentem, w którego imieniu działa pełnomocnik, przedsiębiorca powinien sprawdzić w wypisie z KRS, kto może udzielić stosownego pełnomocnictwa oraz samo pełnomocnictwo, w którym będzie wskazany jego zakres.
Podsumowując, każdy, niezależnie od tego, czy jest osobą prywatną, czy przedsiębiorcą, decydując się na zawarcie umowy ze spółką, musi pamiętać, aby zawczasu sprawdzić sposób jej reprezentacji. Podpis postawiony przez osobę niebędącą do tego upoważnioną może stanowić bowiem o nieważności takiej umowy. Zasadą jest, że spółki osobowe reprezentowane są przez wspólników, natomiast kapitałowe przez zarząd. Dodatkowo za każdą z nich może działać prokurent lub pełnomocnik. Jednakże z racji tego, że w niemalże każdym wypadku możliwe jest ustanowienie różnorakich sposobów i wariantów reprezentacji, przed zawarciem umowy warto zapoznać się z aktualnymi danymi na temat spółki gromadzonymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym.
