Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na outsourcowanie prowadzenia rachunkowości swojego przedsiębiorstwa, powinien zawrzeć umowę z biurem rachunkowym. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, co powinna zawierać umowa między przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym.
Sposoby zawarcia umowy
Zgodnie z Kodeksem cywilnym, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach prawa, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Zasada ta dotyczy także wzajemnego składania sobie przez strony oświadczeń woli w postaci umowy.
Przepisy prawa nie wymagają, aby umowa zawierana przez przedsiębiorcę z biurem rachunkowym była zawarta w jakiejś określonej formie.
Precyzyjne określenie stron umowy
Przedsiębiorca, zawierając umowę z biurem rachunkowym, powinien pamiętać o prawidłowym oznaczeniu stron umowy. Chodzi w tym wypadku nie tylko o wskazanie właściwych podmiotów zawierających umowę, ale także o odpowiednie oznaczenie danych tych podmiotów.
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych w przypadku spółek kapitałowych i spółki komandytowo-akcyjnej pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny każdorazowo zawierać:
firmę spółki, jej siedzibę i adres;
oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
numer identyfikacji podatkowej (NIP);
w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółki akcyjnej – wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego;
w przypadku prostej spółki akcyjnej – wysokość kapitału akcyjnego.
W pismach i zamówieniach handlowych składanych przez prostą spółkę akcyjną w formie papierowej zamiast wysokości kapitału akcyjnego z dnia sporządzenia pisma albo zamówienia handlowego spółka może wykazać kapitał akcyjny według stanu na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego ze wskazaniem tego dnia. Jeżeli spółka nie była zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego, wykazuje wysokość kapitału akcyjnego na dzień wpisu spółki do rejestru.
Reprezentacja stron umowy
Do zawarcia ważnej i skutecznej umowy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym konieczne jest podpisanie umowy przez osoby uprawnione do reprezentacji każdej ze stron.
Jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki lub jej statut. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie 2 członków zarządu albo 1 członka zarządu łącznie z prokurentem. Zasady reprezentacji strony umowy warto przed podpisaniem umowy zawsze sprawdzić w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Umowa może być również podpisana przez prokurenta lub pełnomocnika.
Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie. Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Prokura może być także ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa).
W razie podpisywania umowy między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą przez pełnomocnika warto natomiast sprawdzić, czy pełnomocnictwo obejmuje czynność podpisywania takich umów.
Określenie przedmiotu umowy i zakresu świadczonych usług
Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie następujących czynności:
prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
sporządzania sprawozdań finansowych;
gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Jest to punkt wyjścia do ustalenia zakresu powierzonych przez przedsiębiorcę czynności do wykonania przez biuro rachunkowe w ramach umowy, niemniej jednak nie wyczerpuje zakresu przedmiotowego umów z biurem rachunkowym. W ramach takiej umowy mogą być również świadczone wszelkie inne usługi rachunkowe i księgowe jak prowadzenie PKPiR, ewidencji dla celów VAT czy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz sporządzania deklaracji podatkowych.
Istotnym elementem, który należy uregulować w umowie, są również zasady i sposób przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania, zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi, jak również zasady udostępniania i zwrotu takiej dokumentacji.
Ponadto, warto także przewidzieć w umowie szczególny obowiązek zachowania w poufności przez biuro rachunkowe wszelkich informacji, o których biuro dowiedziało się przy okazji wykonywania umowy, a które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa przedsiębiorcy.
Procedury wewnętrzne a umowa między przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym
Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ma szereg obowiązków i w tym celu może okazać się konieczne, by np. przy zawieraniu umowy z przedsiębiorcą zebrać od tego przedsiębiorcy dodatkowe informacje pozwalające m.in. na:
identyfikację i weryfikację tożsamości przedsiębiorcy,
identyfikację osób zajmujących eksponowane stanowiska,
identyfikację i weryfikację beneficjenta rzeczywistego.
Wynagrodzenie za świadczenie usług przez biuro rachunkowe
W umowie między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą powinno zostać określone wynagrodzenie lub sposób wyliczenia takiego wynagrodzenia np. poprzez wskazanie stawki za daną czynność. Umowa między przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym powinna wprost wskazywać, czy wynagrodzenie/stawka jest kwotą brutto, czy netto.
Warto ponadto określić, czy i ewentualnie w jakiej procedurze biuro rachunkowe może żądać rozliczania innych kosztów związanych z wykonywaniem umowy. Dla bezpieczeństwa obu stron zawsze można wskazać, że takie koszty będą rozliczane wyłącznie wtedy, gdy strony uprzednio uzgodnią konieczność poniesienia danego kosztu.
Umowa między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym powinna przewidywać okres, przez jaki ma obowiązywać lub też wskazywać, że została zawarta na czas nieoznaczony.
W szczególności w przypadku zawarcia umowy na czas nieoznaczony warto ustalić wprost w umowie okres wypowiedzenia umowy. Przydatne może się także okazać uregulowanie w umowie szczególnych zasad i trybu jej wypowiedzenia z ważnych powodów, w tym określenia katalogu ważnych powodów.
