Wydatki powyżej kwoty 15 000 zł opłacone gotówką nie mogą aktualnie stanowić kosztów uzyskania przychodów. Można jednak temu zaradzić. W jaki sposób? Na to i wiele innych wątpliwości odpowiadamy w niniejszej publikacji.
Czym jest limit płatności gotówkowej?
Limit płatności gotówkowej to kwota wyrażona w polskich złotych dotycząca transakcji handlowych pomiędzy przedsiębiorcami, której przekroczenie rodzi określone konsekwencje podatkowe.
Zgodnie z art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (zwanej dalej ustawą – Prawo przedsiębiorców) dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.
Ile wynosi limit płatności gotówkowej?
Limit płatności gotówkowej od kilku lat wynosi 15 000 zł i jest to kwota brutto transakcji.
Jednorazowa wartość transakcji
W interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2023 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.887.2022.1.KKA Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że: „[…] W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności. Należy wskazać, że regulacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie odnoszą się do transakcji – bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji.
W celu ustalenia znaczenia terminu »jednorazowa wartość transakcji«, z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby sięgnąć do definicji zawartych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.
W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Dlatego też, pod pojęciem "jednorazowa wartość transakcji" należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł.
Takie rozumienie pojęcia »transakcja« znajduje swój odpowiednik w art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 424) – w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania interpretacji, zgodnie, z którym transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością […]”.
Wydatki powyżej limitu 15 tys. zł opłacone gotówką nie stanowią kosztów uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22p ust 1 i 2 ustawy o PIT przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej kwota transakcji przekraczająca 15 000 zł nie nastąpiła za pośrednictwem rachunku bankowego.
W ustawie – Prawo bankowe określono, że rachunek płatniczy może być prowadzony tylko dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Zapłata za jedną transakcję niezależnie od liczby jej płatności do kwoty 15 000 zł brutto może być ujęta w całości w koszty uzyskania przychodów (bez VAT czynni podatnicy VAT, z VAT podatnicy zwolnieni z VAT).
Jeżeli natomiast jedna transakcja bez względu od liczby płatności przekroczy wartość limitu 15 000 zł brutto, wówczas cała wartość transakcji nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Z kolei, gdy część zostanie zapłacona przelewem, a część gotówką, wówczas część opłacona przelewem może być zaliczona do kosztów, a część opłacona gotówką już nie.
Przykład 1.
Czynny podatnik VAT opłacił fakturę na kwotę 15 990 zł brutto gotówką. Wartość netto transakcji to 13 000 zł. Podatnik nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kwoty 13 000 zł netto.
Przykład 2.
Czynny podatnik VAT opłacił fakturę na kwotę 18 000 zł brutto, przy czym 9000 zł brutto przelewem a pozostałe 9000 zł brutto gotówką.
Wartość netto transakcji – 7317,07 zł – opłaconej przelewem podatnik zaliczy do kosztów uzyskania, a drugą połowę transakcji – 7317,07 zł – opłaconą gotówką nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że gdy podatnik zaliczył już do kosztów uzyskania przychodów koszt w tej części, w jakiej płatność za transakcję była zrealizowana gotówką w to też w tej części:
- zmniejsza koszty uzyskania przychodów albo
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększa przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.
Można jednak temu zaradzić.
Przykład 3.
Czynny podatnik VAT opłacił fakturę na kwotę 18 000 zł brutto gotówką. Zapomniał przy tym o limicie płatności gotówkowej. Poprosił sprzedawcę o zwrot zapłaty. Po otrzymanym zwrocie płatności dokonał jej jeszcze raz, ale za pośrednictwem rachunku płatniczego.
W takiej sytuacji podatnik po dokonaniu płatności przelewem za powyższą transakcję ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pełną wartość transakcji (bez VAT).
- nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych;
- dokonania płatności:
- po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
- po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania
– z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.
Warto dodać, że gdy płatność regulowana jest w przyszłych okresach i w formie gotówkowej, może nastąpić powiększenie przychodów. Znaczenie ma faktyczna forma płatności, a nie ta metoda płatności, która została zadeklarowana na fakturze.
Analogicznie jak w przypadku limitu płatności gotówkowej, kosztem nie jest transakcja zapłacona powyżej 15 000 zł dokonana przez czynnego podatnika VAT, jeśli ta odbyła się na rachunek bankowy spoza białej listy i podatnik nie dokonał zgłoszenia jej na druku ZAW-NR w terminie 7 dni.
Do kosztów również nie można ująć transakcji zakupu, jeśli dotyczy ona produktów z załącznika nr 15 ustawy o VAT zakupionych od vatowca, powyżej 15 000 zł brutto, a płatność odbyła się bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.
Przykład 4.
Pan Marcin podpisał umowę na świadczenie usług marketingowych, które świadczyć będzie na jego rzecz kancelaria. Łączna wartość umowy wynosi 40 000 zł, przy czym płatności będą dokonywane okresowo, co miesiąc w kwocie 10 000 zł za wykonaną usługę. Czy w tej sytuacji pan Marcin jest zobowiązany wpłacać należność na rachunek z białej listy?
Z uwagi na to, że umowa stała traktowana jest jako jednorazowa transakcja, a jej wartość jest powyżej 15 000 zł, już od pierwszej płatności pan Marcin zobowiązany jest wpłacić należność na rachunek z białej listy.
Powyższe potwierdza interpretacja Szefa KAS z 9 grudnia 2019 roku o sygn. DPP13.8221.198.2017.CPIJ, która wskazuje, że znaczenie dla limitu jednorazowej transakcji 15 000 zł ma łączna wartość przedmiotu umowy – łączna wartość transakcji wynikającej z umowy, a nie jedna płatność za realizację części albo etapu umowy.
Warto na koniec przedstawić jeszcze jeden ciekawy przypadek, który bardzo często występuje w praktyce gospodarczej. Omówiono go w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2023 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.887.2022.1.KKA. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał w niej, że: „[…] W sytuacji więc, która występuje w niniejszej sprawie, jeśli w ramach współpracy ze stacją paliw nie jest Pan zobowiązany do spełnienia świadczeń o określonej wartości, jednorazowa wartość transakcji będzie odnosiła się do wartości poszczególnych zamówień (odrębnych tankowań autobusów). W przypadku, gdy wartość pojedynczej transakcji (tankowania) wynosi zawsze poniżej 15 000 zł brutto, wydatki związane z płatnością za zbiorczą fakturę mogą stanowić koszty uzyskania przychodów – bez względu na wartość faktury zbiorczej (poniżej lub powyżej 15 000 zł brutto). Tym samym, art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który odnosi się do płatności dokonywanej bez pośrednictwa rachunku bankowego, nie ma w niniejszej sprawie zastosowania.
Reasumując – jako transakcję jednorazową, o której mowa w art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy rozumieć osobno każde zamówienie i otrzymanie towaru – w przedmiotowej sprawie będzie to każde tankowanie paliwa określone dokumentem WZ, którego wartość nie będzie przekraczała 15 000 zł – jak Pan wskazał we wniosku – będą to kwoty od 600 zł do 1000 zł.
W konsekwencji wartość wynikająca z faktury zbiorczej, której wartość przekracza 15 000 zł, dotycząca kilku odrębnych od siebie tankowań paliw, potwierdzonych dokumentem WZ może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatność dotycząca powyższego dokumentu WZ została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. […]”.
Zatem zbiorcza faktura o wartości powyżej 15 000 zł brutto dokumentująca pojedyncze zakupy dokonywane przez cały miesiąc na podstawie dokumentów WZ będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej została opłacona przelewem.
Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o braku prawa do księgowania faktury opłaconej powyżej 15 000 zł gotówką bądź o konieczności jej wyksięgowania. Wówczas po próbie zapisania takiego wydatku pojawi się następujący komunikat:
Polecamy:
