Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką a koszty podatkowe

Na skróty

Od 2017 roku obniżono wartość transakcji, za które płatność może być regulowana gotówką. Zmiana jest znacząca, ponieważ wcześniej limit ten wynosił 15 tys. euro. Natomiast od 2017 roku wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są już kosztem podatkowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Limit na płatności gotówkowe - przed 2017 rokiem

Do dnia 31.12.2016 roku przedsiębiorcy musieli w każdym przypadku dokonywać lub przyjmować płatności (związanych z działalnością gospodarczą) za pomocą rachunku bankowego w sytuacji, gdy:

stroną transakcji, z której wynika płatność, był inny przedsiębiorca
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekraczała równowartość 15 000 euro.

Dodatkowo, przeliczenia limitu płatności gotówkowej na PLN dokonywano wg średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Przykład 1.

Transakcje dokonywane w czerwcu 2016 roku przeliczane były według kursu średniego NBP z dnia 31 maja 2016.

kurs średni walut NBP Tabela nr 103/A/NBP/2016 z dnia 2016-05-31, 1 euro = 4,3820 PLN

15 000 euro x 4,3820 = 65 730 PLN

Limit na płatności gotówkowej w ramach danej transakcji w czerwcu 2016 roku po przeliczeniu na złotówki wynosi 65 730 PLN.

Zobacz też

Limit na płatności gotówkowej - od 2017 roku

Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców limit płatności gotówkowych dokonywanych przez podatników wynosi 15 tys. złotych. Należy zwrócić uwagę, że transakcje w walutach obcych przeliczane będą na PLN wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień danej transakcji. W związku z tym przeliczeń na PLN należy dokonywać indywidualnie do konkretnej transakcji, a nie jak to miało miejsce do końca roku 2016, czyli według kursu średniego NBP na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym miała miejsce transakcja, a więc na podstawie tego samego kursu walut w obrębie miesiąca.

Należy pamiętać, że od 2017 roku przeliczenia na PLN należy dokonywać wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania konkretnej transakcji.

Od 2017 roku wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są kosztem podatkowym

Zgodnie z art 22p ust 1 i 2 ustawy o PIT, przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej kwota transakcji przekraczająca 15 tys. zł nie nastąpiła za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem:

jeśli cała płatność do transakcji na kwotę powyżej 15 000 zł została dokonana gotówką, to wydatek ten w całości nie stanowi kosztu,
płatność gotówką do transakcji w kwocie do 15 000 zł - stanowi koszt podatkowy.

Jeśli więc najpierw zaliczono do kosztów uzyskania przychodów kwotę powyżej 15 tys. zł, a później płatności dokonano gotówką, a nie przelewem, podatnicy:

zmniejszą koszty uzyskania przychodów lub
zwiększą przychody (w przypadku gdy nie ma możliwości zmniejszenia kosztów).

Warto dodać, że gdy płatność regulowana jest w przyszłych okresach i w formie gotówkowej, może nastąpić powiększenie przychodów. Znaczenie ma faktyczna forma płatności, a nie ta metoda płatności, która została zadeklarowana na fakturze.

Analogicznie jak w przypadku limitu płatności gotówkowej, kosztem nie jest transakcja zapłacona powyżej 15 tys. zł dokonana przez czynnego podatnika VAT, jeśli ta odbyła się na rachunek bankowy spoza białej listy i podatnik nie dokonał zgłoszenia jej na druku ZAW-NR w terminie 14 dni. Do kosztów również nie można ująć transakcji zakupu, jeśli dotyczy ona produktów z załącznika nr 15 ustawy o VAT zakupionych od vatowca, jest powyżej 15 tys. zł brutto, a płatność odbyła się bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie stanowią kosztu podatkowego również w sytuacji gdy:

dotyczą nabycia lub wytworzenia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych,
następuje płatność po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną,
płatność następuje po likwidacji pozarolniczej działalności.

Zwiększenie przychodów lub zmniejszenie kosztów następuje za dany rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku zmiany formy opodatkowania na zryczałtowaną za poprzedni rok podatkowy poprzedzający zmianę formy opodatkowania.

Nowy limit płatności nie ma zastosowania do transakcji opłacanych przed 2017 rokiem, jeśli wartość transakcji nie przekroczyła limitu dla danego roku - wynoszącego 15 tys. euro.

Podsumowując, od 2017 roku wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są kosztem uzyskania przychodu. Zmiana ta spowodowana jest większą ostrożnością w przypadku wystawiania faktur na kilkadziesiąt tysięcy złotych, które dotyczą fikcyjnych transakcji. Dlatego też od 2017 roku został wprowadzony nowy limit płatności gotówkowych wraz z konsekwencją niezaliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o braku prawa do księgowania faktury opłaconej powyżej 15 tys. zł gotówką bądź o konieczności jej wyksięgowania. Wówczas po próbie zapisania takiegoż wydatku pojawi się następujący komunikat:

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką