Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką a koszty podatkowe

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Od 2017 roku obniżono wartość transakcji, za które płatność może być regulowana gotówką. Zmiana jest znacząca, ponieważ wcześniej limit ten wynosił 15 tys. euro. Natomiast od 2017 roku wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są już kosztem podatkowym. Co ważne od 2023 roku limit ten ma być jeszcze bardziej zmniejszony bo aż do 8 tys. złotych. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej na ten temat.

Limit na płatności gotówkowej

Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców limit płatności gotówkowych dokonywanych przez podatników wynosi 15 tys. złotych. Należy zwrócić uwagę, że transakcje w walutach obcych przeliczane są na PLN wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień danej transakcji. W związku z tym przeliczeń na PLN należy dokonywać indywidualnie do konkretnej transakcji.

Od 2023 roku limit płatności gotówkowej w transakcjach B2B (firma-firma) zostanie zmniejszony z 15.000 do 8.000 zł oraz zostanie wprowadzony nowy limit płatności gotówkowej w transakcjach B2C (firma-konsument) który będzie wynosił 20.000 o czym więcej w artykule: Limit transakcji gotówkowych przesunięty w czasie

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są kosztem podatkowym

Zgodnie z art. 22p ust 1 i 2 ustawy o PIT, przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej kwota transakcji przekraczająca 15 tys. zł nie nastąpiła za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem:

  • jeśli cała płatność do transakcji na kwotę powyżej 15 000 zł została dokonana gotówką, to wydatek ten w całości nie stanowi kosztu,
  • płatność gotówką do transakcji w kwocie do 15 000 zł - stanowi koszt podatkowy.

Jeśli więc najpierw zaliczono do kosztów uzyskania przychodów kwotę powyżej 15 tys. zł, a później płatności dokonano gotówką, a nie przelewem, podatnicy:

  • zmniejszą koszty uzyskania przychodów lub
  • zwiększą przychody (w przypadku gdy nie ma możliwości zmniejszenia kosztów).

Warto dodać, że gdy płatność regulowana jest w przyszłych okresach i w formie gotówkowej, może nastąpić powiększenie przychodów. Znaczenie ma faktyczna forma płatności, a nie ta metoda płatności, która została zadeklarowana na fakturze.

Analogicznie jak w przypadku limitu płatności gotówkowej, kosztem nie jest transakcja zapłacona powyżej 15 tys. zł dokonana przez czynnego podatnika VAT, jeśli ta odbyła się na rachunek bankowy spoza białej listy i podatnik nie dokonał zgłoszenia jej na druku ZAW-NR w terminie 14 dni. Do kosztów również nie można ująć transakcji zakupu, jeśli dotyczy ona produktów z załącznika nr 15 ustawy o VAT zakupionych od vatowca, jest powyżej 15 tys. zł brutto, a płatność odbyła się bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Przykład 1. 

Pan Marcin podpisał umowę na świadczenie usług marketingowych, które świadczyć będzie na jego rzecz kancelaria, łączna wartość umowy wynosi 40 000 zł, przy czym płatności będą dokonywane okresowo co miesiąc w kwocie 10 000 zł za wykonaną usługę. Czy w tej sytuacji Pan Marcin jest zobowiązany wpłacać należność na rachunek z białej listy?

Z uwagi, że umowa stała traktowana jest jako jednorazowa transakcja, a jej wartość jest powyżej 15 000 zł, wówczas już od pierwszej płatności Pan Marcin zobowiązany jest wpłacić należność na rachunek z białej listy.

Powyższe potwierdza interpretacja Szefa KAS z dnia 9 grudnia 2019 roku, sygn. DPP13.8221.198.2017.CPIJ,  który wskazuje że: "jednorazową transakcją w powyższym przypadku jest umowa o współpracy, a nie poszczególne wynagrodzenia wypłacane na podstawie faktury VAT. Poszczególne płatności będące wynagrodzeniem z tytułu dostaw towarów należy przyporządkować zatem do jednej transakcji, czyli do jednej i tej samej umowy o współpracy.

W tym przedmiocie w pełni zasadnym będzie stwierdzenie, że strony zawartej umowy nie zawierają z dokonaniem nowego zamówienia nowej transakcji, nie składają ponownie oświadczeń woli, lecz po prostu wykonują łącząca je umowę - czyli realizują cały czas tę samą transakcję. Proces ten jest rozciągnięty w czasie i składa się na niego wiele płatności, ale transakcja w opisanej przez Wnioskodawcę sytuacji jest jedna.

Jednocześnie w powyższym przypadku Wnioskodawca wskazał, że umowa o współpracy wskazuje minimalną wartość zamówień i ze względu na rozmiar prowadzonej działalności w okresie jej obowiązywania wartość faktur VAT przekroczy kwotę 15.000 zł. Stąd w sytuacji zawarcia z kontrahentem umowy o współpracy, gdzie strony wiedzą, że suma wynagrodzeń pewnych przekroczy limit 15.000 zł, to od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo przez cały okres trwania umowy."

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie stanowią kosztu podatkowego również w sytuacji gdy:

  • dotyczą nabycia lub wytworzenia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych,
  • następuje płatność po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną,
  • płatność następuje po likwidacji pozarolniczej działalności.

Zwiększenie przychodów lub zmniejszenie kosztów następuje za dany rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku zmiany formy opodatkowania na zryczałtowaną za poprzedni rok podatkowy poprzedzający zmianę formy opodatkowania.
Limit płatności nie ma zastosowania do transakcji opłacanych przed 2017 rokiem, jeśli wartość transakcji nie przekroczyła limitu dla danego roku - wynoszącego 15 tys. euro.

Podsumowując, od 2017 roku wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką nie są kosztem uzyskania przychodu. Zmiana ta spowodowana jest większą ostrożnością w przypadku wystawiania faktur na kilkadziesiąt tysięcy złotych, które dotyczą fikcyjnych transakcji. Dlatego też od 2017 roku został wprowadzony nowy limit płatności gotówkowych wraz z konsekwencją niezaliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką w systemie wFirma.pl

W systemie wfirma.pl użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o braku prawa do księgowania faktury opłaconej powyżej 15 tys. zł gotówką bądź o konieczności jej wyksięgowania. Wówczas po próbie zapisania takiegoż wydatku pojawi się następujący komunikat:

Wydatki powyżej 15 tys. zł opłacone gotówką

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów