Kodeks pracy przewiduje możliwość stosowania skróconego okresu rozliczeniowego czasu pracy w pewnych sytuacjach. Zazwyczaj wymiar czasu pracy oblicza się na pełen okres rozliczeniowy, który może trwać do 4 miesięcy. Jednak nie zawsze nawiązanie lub rozwiązanie stosunku pracy zbiega się z rozpoczęciem lub zakończeniem takiego okresu. Wtedy właśnie pojawia się konieczność, aby ustalić wymiar czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym.
Kiedy stosujemy skrócony okres rozliczeniowy?
Najczęstsze sytuacje, w których stosuje się skrócony okres rozliczeniowy, to:
rozwiązanie lub nawiązanie stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego – gdy pracownik rozpoczyna lub kończy pracę w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, pracodawca musi rozliczyć jego czas pracy proporcjonalnie do przepracowanego okresu;
specyficzne systemy czasu pracy – w przypadku niektórych systemów czasu pracy, np. równoważnego systemu czasu pracy ze skróconym tygodniem lub pracy w ruchu ciągłym, dopuszczalne jest stosowanie skróconego okresu rozliczeniowego (do 1 miesiąca w systemie równoważnym i do 4 tygodni w ruchu ciągłym);
przestoje – w przypadku przestojów ekonomicznych, technicznych lub organizacyjnych okres rozliczeniowy może być skrócony w celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzeń;
urlopy – korzystanie z niektórych urlopów, np. macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego lub bezpłatnego, może również skutkować koniecznością skrócenia okresu rozliczeniowego.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy w skróconym okresie?
Mimo że kp nie przewiduje specjalnych zasad obliczania wymiaru czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym, stosuje się te same zasady, co w przypadku pełnego okresu. Tu należy odwołać się do art. 130 kp.
Zgodnie z tym artykułem kp wymiar czasu pracy oblicza się następująco:
W pierwszej kolejności trzeba pomnożyć liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym przez 40 godzin.
Następnie należy dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
Wymiar czasu pracy trzeba pomniejszyć o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.
Na końcu, jeśli występuje taka sytuacjach, należy obniżyć wymiar czasu pracy o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Przykład 1.
W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy (zgodnie z kwartałami roku). Pan Marcin był zatrudniony do końca lutego 2024 roku. Ile wynosi jego wymiar czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym?
8 tygodni × 40 h = 320 h
4 dni × 8 h = 32 h
święto w sobotę 6 stycznia: – 8 h
Wymiar czasu pracy pana Marcina wynosi 344 h (320 h + 32 h – 8 h)
Przykład 2.
Pani Monika została zatrudniona na pół etatu od 1 października 2024 roku. W zakładzie pracy obowiązuje 4-miesięczny okres rozliczeniowy. Tym samym dotyczy jej skrócony okres rozliczeniowy (3-miesięczny). Wymiar czasu pracy kobiety w okresie od 1 października do 31 grudnia wynosi:
13 tygodni × 40 h = 520 h
1 dzień × 8 h = 8 h
święta: 1 i 11 listopada, 25 i 26 grudnia: 4 dni × 8 h = 32 h
(520 h + 8 h – 32 h) × ½ = 248 h
Wymiar czasu pracy pani Moniki we wspomnianym okresie wynosi 248 h.
Rozliczenie nadgodzin i niedoborów godzin
W przypadku skróconego okresu rozliczeniowego pracodawca ma obowiązek rozliczyć czas pracy pracownika od początku okresu do dnia ustania zatrudnienia lub od dnia nawiązania stosunku pracy do końca okresu.
Nadgodziny – jeżeli w skróconym okresie rozliczeniowym pracownik przepracuje więcej godzin, niż wynika to z obliczonego wymiaru czasu pracy, przysługuje mu dodatek za nadgodziny, tak jak w przypadku pełnego okresu rozliczeniowego (art. 151¹ § 1 kp).
Niedobory godzin – jeżeli pracownik nie wypracuje obowiązującego go wymiaru czasu pracy w skróconym okresie, przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe (art. 81 § 1 kp). Wynagrodzenie to odpowiada wynagrodzeniu wynikającemu z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony, to 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie przestojowe nie może być niższe od minimalnego.
Przykład 3.
Pan Jacek został zatrudniony na pełny etat od 5 sierpnia 2024 roku. 3-miesięczny okres rozliczeniowy trwa w zakładzie pracy do końca września. Tym samym w tym okresie pracownika będzie obowiązywał skrócony okres rozliczeniowy.
Wymiar czasu pracy obowiązujący w skróconym okresie rozliczeniowym: 328 godzin
Przepracowany wymiar czasu pracy 330 godzin
Nieobecność z powodu choroby, obniżająca wymiar czasu pracy: 32 godzin
W okresie rozliczeniowym pracownik przepracował:
18 nadgodzin z dodatkiem 50%
16 godzin z dodatkiem 100%
Na koniec okresu rozliczeniowego pracodawca zobowiązany jest do sprawdzenia, czy nie doszło do przekroczenia nadgodzin średniotygodniowych:
330 godzin – 18 nadgodzin – 16 nadgodzin – (328 – 32) = 0
Przykład 4.
Pani Olga zakończyła umowę o pracę na podstawie porozumienia stron w trakcie okresu rozliczeniowego. Jej praca ma charakter zmienny, dlatego jest zatrudniona w równoważnym systemie czasu pracy. Pracodawca założył, że pani Olga więcej czasu będzie pracowała w drugiej części okresu rozliczeniowego, dlatego aby uniknąć nadgodzin, rozplanował w pierwszym okresie mniejszą liczbę godzin pracy. Jednak kończąc zatrudnienie, należało podsumować czas pracy.
Wymiar czasu pracy do przepracowania w skróconym okresie rozliczeniowym: 245 h
Przepracowany czas pracy: 207 h
245 h – 207 h = 38 h
Pani Olga w okresie rozliczeniowym przepracowała o 38 godzin za mało. Jednak nie wynikało to z jej winy, tylko z zaplanowanego rozkładu czasu pracy. Tym samym za czas niewypracowany ma ona prawo do wynagrodzenia przestojowego.
[alert-info] Dowiedz się, jak prawidłowo ustalić wynagrodzenie postojowe, czytając artykuł: Kiedy pracodawca może wypłacić wynagrodzenie postojowe w 2024 roku? [alert-info]
Wymiar czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym pracownika z niepełnosprawnością
Jeśli skrócony okres rozliczeniowy dotyczy pracownika z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności, to przy ustalaniu jego wymiaru czasu pracy należy zastosować zasady ogólne dotyczące czasu pracy, czyli 8 godzin wymiar dobowy i 40 godzin wymiar tygodniowy. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracownika z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Tu zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami normy czasu pracy takich pracowników wynoszą 7 godzin dziennie i 35 godzin tygodniowo. Co ważne, te wartości są stałe i nie wolno ich zmieniać lub uśredniać. Natomiast, jeśli pracownik z niepełnosprawnością jest zatrudniony na część etatu, to wymiar czasu pracy należy ustalić proporcjonalnie do wymiaru etatu.
Wymiar czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym – podsumowanie
Skrócony okres rozliczeniowy występuje tylko w określonych przypadkach. Jednak bardzo istotne jest prawidłowe ustalenie wymaganego wymiaru czasu pracy w skróconym okresie, bo tylko na tej podstawie będzie można określić, czy doszło do nadgodzin lub niedoborów godzin. Prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za czas pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Nieznajomość przepisów w tym zakresie nie chroni pracodawcy przed negatywnymi konsekwencjami, które mogą go spotkać w razie wykrycia nieprawidłowości.
