Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest równowartością niezrealizowanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego. Jak więc ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, gdy pracodawca musi wypłacić należności za urlop zaległy oraz bieżący?
Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
Pracownik może otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji, gdy jest to spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują podpisania kolejnego stosunku pracy. W czasie trwania umowy o pracę urlop wypoczynkowy musi zostać wykorzystany lub przeniesiony na kolejny rok, nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania zatrudnienia. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niezrealizowany urlop ma swoje uregulowanie w Kodeksie pracy. Omawiane prawo stanowi podstawę do rozliczenia należności, jakie ma zagwarantowane pracownik ze względu na łączący go stosunek pracy z pracodawcą. Jest to równowartość niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik.
Obliczenie ekwiwalentu za urlop na przełomie roku
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się przy użyciu współczynnika, który jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego. Sposób określania współczynnika do wyliczenia ekwiwalentu reguluje przepis § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Obliczenie współczynnika urlopowego w 2023 roku wygląda następująco:
[365 dni – (53 niedziele + 10 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] ÷ 12 = 20,83.
Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Przy wyliczeniu wysokości ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego.
Przykład 1.
Umowa o pracę (na pełen etat) została rozwiązana z pracownikiem w marcu 2023 roku. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 7 dni urlopu wypoczynkowego (2 dni za rok 2022 i 5 dni za 2023). Jaki współczynnik urlopowy przyjąć?
Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy przyjąć współczynnik obowiązujący w 2023 roku, tj. 20,83.
Przy wskazywaniu ekwiwalentu trzeba ustalić podstawę jego wymiaru. Może to być problematyczne, szczególnie gdy wynagrodzenie pracownika składa się z dużej liczby składników/dodatków:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa;
- składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu;
- składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wlicza się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Przykład 2.
Pracownikowi przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4 800,00 zł i zmienna miesięczna premia regulaminowa. Z dniem 31 lipca 2023 roku pracownik rozwiąże umowę o pracę zawartą na pełny etat. Przez cały czerwiec 2023 roku pracownik przebywał na urlopie, a w maju 2023 roku przez 13 dni pracujących był chory. Jak wyliczyć podstawę wymiaru ekwiwalentu?
Do podstawy ekwiwalentu należy przyjąć składniki zmienne miesięczne z marca, kwietnia i maja 2023 roku (czerwiec 2023 należy pominąć, gdyż pracownik przez cały miesiąc był na urlopie). W okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu pracownik otrzymał premie i dodatki nocne odpowiednio: za marzec 2023 roku – 300,00 zł, za kwiecień 2023 roku – 200,00 zł oraz za maj 2023 roku – 150,00 zł. Przepracował cały marzec 2023 (23 dni) oraz kwiecień 2023 roku (19 dni), w maju 2023 roku 10 dni, a przez 11 dni roboczych był chory. Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu:
(300,00 zł + 200,00 zł + 150,00 zł) / (23 dni + 19 dni + 10 dni ) = 12,50 zł
12,50 zł × (23 dni + 19 dni + 21 dni ) = 787,50 zł
787,50 zł / 3 = 262,50 zł
Podstawa wymiaru ekwiwalentu: 4 800,00 zł + 262,50 zł = 5 062,50 zł
Aby wyliczyć ekwiwalent, należy:
- ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop;
- podstawę z pkt 1 podzielić przez współczynnik – otrzymujemy stawkę za 1 dzień niewykorzystanego urlopu;
- otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
- obliczony ekwiwalent za 1 godzinę urlopu pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Przykład 3.
Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem z końcem stycznia. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 5 dni urlopu wypoczynkowego (2 dni za 2022 rok i 3 dni za 2023 rok). Pracownik był zatrudniony na cały etat z wynagrodzeniem w wysokości 3 900,00 zł brutto. Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?
Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2023 roku, trzeba przyjąć współczynnik obowiązujący w 2023 roku, tj. 20,83.
Wyliczenie ekwiwalentu za jeden dzień:
3 900,00 zł / 20,83 = 187,23 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę:
187,23 zł / 8 h = 23,40 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 5 dni niewykorzystanego urlopu – 40 godzin
23,40 zł x 40 h = 936,00 zł
Pracownikowi za 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 936,00 zł.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy musi być wypłacony w dacie rozwiązania umowy o pracę. Dniem jego wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. W tym dniu pracownik zamiast prawa do urlopu nabywa prawo do ekwiwalentu. Jeśli nie uregulowano w terminie ekwiwalentu za urlop, to przy jego wypłacie należy pracownikowi dodatkowo wypłacić odsetki za zwłokę.
Przykład 4.
Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem z końcem listopada 2023 roku. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 6 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik był zatrudniony na cały etat z wynagrodzeniem w wysokości 5 000,00 zł brutto. Ekwiwalent nie został wypłacony w dniu zakończenia umowy (w listopadzie 2022 roku), a dopiero w styczniu 2023 roku. Jak w tej sytuacji określić ekwiwalent?
Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy przyjąć współczynnik obowiązujący w roku 2022, tj. 20,92 zł.
Wyliczenie ekwiwalentu za jeden dzień:
5 000,00 zł / 20,92 = 239,01 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę:
239,01 zł / 8 h = 29,88 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 6 dni niewykorzystanego urlopu – 48 godzin
29,88 zł x 48 h = 1 434,24 zł
Pracownikowi za 6 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 1 434,24 zł. Dodatkowo w związku z tym, że ekwiwalent został wypłacony z opóźnieniem, trzeba doliczyć odsetki.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w systemie wFirma
System wFirma posiada funkcję automatycznego wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy na podstawie danych płacowych. Ekwiwalent wystarczy dodać poprzez KADRY » PRACOWNICY i wybrać danego pracownika (nacisnąć na imię i nazwisko). Otworzy się wtedy okno „Szczegóły pracownika”, w którym trzeba przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, a następnie wybrać z listy EKWIWALENT ZA URLOP.
Dodatek ten zostanie wyliczony na podstawie danych już wprowadzonych w systemie.
Dzięki temu zostanie on również uwzględniony na liście płac.
