Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest równowartością niezrealizowanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego. Jak więc ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, gdy pracodawca musi wypłacić należności za urlop zaległy oraz bieżący?
Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?
Pracownik może otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji, gdy jest to spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują podpisania kolejnego stosunku pracy. W czasie trwania umowy o pracę urlop wypoczynkowy musi zostać wykorzystany lub przeniesiony na kolejny rok, nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania zatrudnienia. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niezrealizowany urlop ma swoje uregulowanie w Kodeksie pracy. Omawiane prawo stanowi podstawę do rozliczenia należności, jakie ma zagwarantowane pracownik ze względu na łączący go stosunek pracy z pracodawcą. Jest to równowartość niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik.
Obliczenie ekwiwalentu za urlop na przełomie roku
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się przy użyciu współczynnika, który jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego. Sposób określania współczynnika do wyliczenia ekwiwalentu reguluje przepis § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Współczynnik urlopowy w 2026 roku wynosi:
[365 dni roku – (52 niedziele + 10 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,92.
Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Przy wyliczeniu wysokości ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego.
Przykład 1.
Umowa o pracę (na pełen etat) została rozwiązana z pracownikiem w marcu 2025 roku. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 7 dni urlopu wypoczynkowego (2 dni za rok 2024 i 5 dni za 2025). Jaki współczynnik urlopowy przyjąć?
Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy przyjąć współczynnik obowiązujący w 2025 roku, tj. 20,83.
Przy wskazywaniu ekwiwalentu trzeba ustalić podstawę jego wymiaru. Może to być problematyczne, szczególnie gdy wynagrodzenie pracownika składa się z dużej liczby składników/dodatków:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa;
- składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu;
- składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wlicza się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Przykład 2.
Pracownikowi przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4 800 zł i zmienna miesięczna premia regulaminowa. Z dniem 31 lipca 2025 roku pracownik rozwiąże umowę o pracę zawartą na pełny etat. Przez cały czerwiec 2025 roku pracownik przebywał na urlopie, a w maju 2025 roku przez 10 dni pracujących był chory. Jak wyliczyć podstawę wymiaru ekwiwalentu?
Do podstawy ekwiwalentu należy przyjąć składniki zmienne miesięczne z marca, kwietnia i maja 2025 roku (czerwiec 2025 należy pominąć, gdyż pracownik przez cały miesiąc był na urlopie). W okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu pracownik otrzymał premie i dodatki nocne odpowiednio: za marzec 2025 roku – 300 zł, za kwiecień 2025 roku – 200 zł oraz za maj 2025 roku – 150 zł. Przepracował cały marzec 2025 (21 dni) oraz kwiecień 2025 roku (21 dni), w maju 2025 roku 10 dni, a przez 10 dni roboczych był chory. Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu:
(300 zł + 200 zł + 150 zł) / (21 dni + 21 dni +10 dni) = 12,50 zł
12,50 zł × (21 dni + 21 dni + 20 dni) = 775 zł
775 zł / 3 = 258,33 zł
Podstawa wymiaru ekwiwalentu: 4 800 zł + 258,33 zł = 5 058,33 zł
Aby wyliczyć ekwiwalent, należy:
- ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop;
- podstawę z pkt 1 podzielić przez współczynnik – otrzymujemy stawkę za 1 dzień niewykorzystanego urlopu;
- otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
- obliczony ekwiwalent za 1 godzinę urlopu pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Przykład 3.
Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem z końcem listopada 2025 roku. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 6 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik był zatrudniony na cały etat z wynagrodzeniem w wysokości 5 000 zł brutto. Ekwiwalent nie został wypłacony w dniu zakończenia umowy (w listopadzie 2025 roku), a dopiero w styczniu 2026 roku. Jak w tej sytuacji określić ekwiwalent?
Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy przyjąć współczynnik obowiązujący w roku 2025, tj. 20,75 zł.
Wyliczenie ekwiwalentu za jeden dzień:
5 000 zł / 20,75 = 240,96 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę:
240,96 zł / 8 h = 30,12 zł
Wyliczenie ekwiwalentu za 6 dni niewykorzystanego urlopu – 48 godzin
30,12 zł x 48 h = 1 445,76 zł
Dodatkowo w związku z tym, że ekwiwalent został wypłacony z opóźnieniem, trzeba doliczyć odsetki.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w systemie wFirma
System wFirma posiada funkcję automatycznego wyliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy na podstawie danych płacowych. Ekwiwalent wystarczy dodać poprzez KADRY » PRACOWNICY i wybrać danego pracownika (nacisnąć na imię i nazwisko). Otworzy się wtedy okno „Szczegóły pracownika”, w którym trzeba przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, a następnie wybrać z listy EKWIWALENT ZA URLOP.
Dodatek ten zostanie wyliczony na podstawie danych już wprowadzonych w systemie.
Dzięki temu zostanie on również uwzględniony na liście płac.
