Ustalanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy jest szczegółowo określone w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie Kodeksu pracy. Czy wspomniane unormowania zawierają rozwiązania, które należy zastosować, jeżeli w odniesieniu do danego pracownika nastąpiła zmiana organizacji pracy? Wyjaśnienia na ten temat zawarto poniżej.
Ustalanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy — podstawa prawna oraz przepisy wykonawcze
Ogólne zasady dotyczące ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy zostały zawarte w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy (kp).
Sposób ustalania wskazanego wynagrodzenia jest z kolei określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwanym dalej „rozporządzeniem”.
Przepisy dotyczące ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy zawarte w kp
Jak wynika z art. 172 kp, za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.
Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, przy czym w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.
W razie jednak, gdy ww. świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od wynagrodzenia urlopowego przysługującego na podstawie przepisów kp, pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.
Zasady uwzględniania składników płacowych podczas obliczania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego
Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego („wynagrodzenie urlopowe”) ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunku pracy (§ 6 rozporządzenia).
Oznacza to w praktyce, że w wynagrodzeniu urlopowym uwzględnia się:
- wynagrodzenie zasadnicze (podstawowe);
- dodatki do wynagrodzenia przysługujące na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, czyli dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej;
- dodatki przysługujące na podstawie przepisów zakładowego prawa pracy (np. dodatek stażowy, dodatek funkcyjny);
- premie przysługujące według określonych przez pracodawcę kryteriów przyznawania tych należności (premie regulaminowe), z wyłączeniem premii uznaniowych (nagród).
Należy jednocześnie podkreślić, że podczas ustalania wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się następujących należności:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Ustalanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy a zmiana organizacji pracy
Nieco specyficznym przypadkiem w trakcie ustalania wynagrodzenia urlopowego jest zmiana organizacji pracy w odniesieniu do danego pracownika. Taka sytuacja może dotyczyć np. zatrudnienia w ramach przerywanego czasu pracy. System ten polega na tym, że okresy wykonywania pracy mogą być podzielone przerwami, których nie wlicza się do czasu pracy. W ciągu doby może przypadać nie więcej niż 1 przerwa w pracy, nieprzekraczająca 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednak za czas jej trwania pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za przestój.
Przerwy w wykonywaniu pracy nie muszą przypadać każdego dnia roboczego, ponadto nie muszą wystąpić w danym miesiącu pracy, jeśli nie ma takiej potrzeby. W konkretnej sytuacji może to wpływać na sposób ustalania wynagrodzenia urlopowego dla pracownika.
Przykład 1.
Pracownik jest zatrudniony od stycznia 2025 roku w standardowym systemie czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie w miesięcznej stawce w stałej wysokości. Z początkiem kwietnia tego roku został objęty systemem przerywanego czasu pracy, który przewiduje wypłatę dodatkowego składnika w postaci wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za przestój w przypadku wystąpienia przerwy w pracy (składnik ten był wypłacany pracownikowi). W maju 2025 roku pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego. W jaki sposób powinno się ustalić wynagrodzenie urlopowe pracownika w takiej sytuacji?
Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w odniesieniu do pracownika wskazanego w przykładzie należy zastosować odpowiednio przepisy rozporządzenia.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Gdyby zatem wynagrodzenie pracownika składało się wyłącznie z takich składników, to obliczenie wynagrodzenia urlopowego nie powodowałoby żadnych komplikacji.
W przypadku gdy składniki wynagrodzenia (należne za okresy nieprzekraczające miesiąca) nie zostały określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego – zgodnie z zasadami określonymi w § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia.
Oznacza to, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyłączeniem składników płacowych określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie:
- 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
- nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu – w przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia.
Przytoczony powyżej przepis znajduje zastosowanie w przykładowej sytuacji, reguluje on bowiem przypadki zarówno w zakresie wprowadzenia, jak i rezygnacji z konkretnego składnika płacowego. Oznacza to, że wynagrodzenie urlopowe należy ustalić z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez pracownika z urlopu, przy uwzględnieniu zmian w kwietniu polegających na wprowadzeniu systemu przerywanego czasu pracy przewidującego wypłatę dodatkowego składnika (poza wynagrodzeniem podstawowym).
Może się również zdarzyć, że pomimo wystąpienia określonych zmian przeliczenie wynagrodzenia urlopowego nie będzie konieczne.
Przykład 2.
Pracownik jest objęty systemem przerywanego czasu pracy i uzyskuje z tego tytułu wynagrodzenie w stawce miesięcznej. Zamierza on w maju 2025 roku skorzystać z urlopu wypoczynkowego. W lutym nie miał żadnych przerw w pracy wynikających ze wspomnianego systemu czasu pracy, w marcu i kwietniu przerwy te wystąpiły, co z kolei uprawnia pracownika do dodatkowego składnika w postaci wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za przestój. Czy w takim przypadku konieczne jest przeliczenie wynagrodzenia urlopowego?
W omawianej w przykładzie sytuacji dodatkowy składnik z tytułu przerwy w danym miesiącu nie był wypłacany, w pozostałych natomiast miesiącach wypłata nastąpiła, przy czym wynikało to z faktycznych okoliczności, nie zaś ze zmiany uprawnień w tym zakresie.
Obliczanie wynagrodzenia urlopowego po zmianie organizacji pracy — podsumowanie
Specyficznym przypadkiem podczas ustalania wynagrodzenia urlopowego jest zmiana organizacji pracy w odniesieniu do danego pracownika. W niektórych okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy ustalić z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez pracownika z urlopu, przy uwzględnieniu zmian. Czasami jednak — pomimo wystąpienia określonych zmian — przeliczenie wynagrodzenia urlopowego nie będzie konieczne.
