Zmiana systemu wynagradzania pracowników lub zmiana jedynie wybranych składników wynagrodzenia może oddziaływać na wysokość innych świadczeń finansowych, do których pracownik jest uprawniony. W określonych okolicznościach wprowadzenie takich zmian wymaga ponownego przeliczenia niektórych świadczeń, takich jak wynagrodzenie za czas urlopu. Dowiedz się, jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe po podwyżce pensji.
Ustalanie wynagrodzenia za urlop
Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku dotyczące szczegółowych zasad przyznawania urlopu wypoczynkowego, określania i wypłaty wynagrodzenia za ten czas oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z §7 tego aktu składniki wynagrodzenia ustalane w stałej miesięcznej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w kwocie obowiązującej w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu.
Z kolei składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy krótsze niż miesiąc, tzw. zmienne miesięczne, są wliczane do wynagrodzenia urlopowego na podstawie łącznej kwoty wypłaconej w ciągu 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu. W przypadku dużych wahań ich wysokości okres ten może zostać wydłużony do 12 miesięcy. Elementy te stanowią podstawę do obliczenia wynagrodzenia urlopowego (§ 8 wspomnianego rozporządzenia).
Obliczanie wynagrodzenia urlopowego
Wynagrodzenie za czas urlopu ustala się poprzez:
Podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego wyliczono tę podstawę.
Pomnożenie tak obliczonej stawki godzinowej przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w okresie urlopu zgodnie z obowiązującym go harmonogramem pracy, gdyby nie korzystał z urlopu.
Przykład 1.
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5000 zł. Oprócz tego otrzymuje zmienną premię regulaminową wypłacaną co miesiąc. W okresie od lutego do kwietnia 2024 roku premie wynosiły:
- luty: 500 zł
- marzec: 600 zł
- kwiecień: 700 zł
Pracownik skorzystał z 5 dni urlopu wypoczynkowego w maju 2025 roku, co odpowiada 40 godzinom urlopu. Wynagrodzenie ze składników zmiennych za urlop wypoczynkowy, z którego pracownik skorzysta w styczniu br., wyniesie:
(500 zł + 600 zł + 700 zł) / 496 godz. = 3,63 zł,
3,63 zł × 40 godz. = 145,20 zł
Za czas urlopu w styczniu 2025 roku pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe w wysokości 145,20 zł, oprócz stałego wynagrodzenia zasadniczego.
Wynagrodzenie urlopowe po podwyżce
Zgodnie z § 10 rozporządzenia urlopowego w przypadku zmiany składników zmiennych miesięcznych wynagrodzenia lub ich wysokości w okresie, na podstawie którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia, wprowadzonej przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego lub w jego trakcie, konieczne jest ponowne ustalenie podstawy wymiaru, uwzględniając te zmiany. Oznacza to, że każda modyfikacja w składnikach zmiennych wymaga ponownego przeliczenia podstawy wynagrodzenia za urlop.
Zmiany w składnikach wynagrodzenia mogą obejmować zarówno podwyżkę, jak i obniżkę podstawowego wynagrodzenia, od którego zależą składniki zmienne. Przykładem jest coroczna zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę, na podstawie której ustala się dodatek za pracę w porze nocnej – w takiej sytuacji dodatek ten również wymaga przeliczenia zgodnie z nową wysokością płacy minimalnej. Celem tych przeliczeń jest spełnienie wymogu z art. 172 Kodeksu pracy, czyli zapewnienie, aby wynagrodzenie za czas urlopu było równe temu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym okresie pracował.
Przykład 2.
Pracownik zatrudniony na ⅓ etatu w maju 2025 roku korzystał z 10 dni (80 h) urlopu wypoczynkowego. Od 1 maja br. otrzymał podwyżkę wynagrodzenia w wysokości 3200 zł. W miesiącach poprzedzających urlop wypłacono premie regulaminowe, w następujących wysokościach:
- kwiecień: 420 zł (2800 zł × 15%)
- marzec: 280 zł (2800 zł × 10%)
- luty: 504 zł (2800 zł × 18%)
Pracodawca obowiązany jest przyjąć do podstawy wynagrodzenia urlopowego wynagrodzenie i dodatki za 3 miesiące poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu po przeliczeniu według nowej stawki. Wynagrodzenia i dodatki po przeliczeniu według nowej stawki wynoszą:
- kwiecień: 480 zł (3200 zł × 15%)
- marzec: 320 zł (3200 zł × 10%)
- luty: 576 zł (3200 zł × 18%)
Wynagrodzenie ze składników zmiennych za urlop wypoczynkowy, z którego pracownik skorzysta w maju br., wyniesie:
(480 zł + 320 zł + 576 zł) : 496 godz. = 2,77 zł,
2,77 zł × 80 godz. = 221,60 zł.
Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia a przeliczenie podstawy do urlopu wypoczynkowego
Modyfikacja składników wynagrodzenia może polegać na jego podwyższeniu lub obniżeniu, co wpływa na obliczanie zmiennych elementów pensji. Coroczna zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę skutkuje także koniecznością ponownego przeliczenia dodatku za pracę w porze nocnej, tak aby odpowiadał nowej wysokości płacy minimalnej. Aktualizacja stawek wynagrodzenia ma na celu zapewnienie zgodności z art. 172 kp, czyli ustalenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy na poziomie odpowiadającym wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby za rzeczywiście wykonywaną pracę w tym okresie.
Przykład 3.
Pracownik zatrudniony na pełen etat wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości minimalnej krajowej. W styczniu 2025 roku pracownik korzystał z 24 h urlopu wypoczynkowego. Do podstawy wynagrodzenia za urlop przyjmuje się otrzymane przez pracownika premie od października do grudnia 2024 roku w wysokości:
- październik: 850 zł
- listopad: 600 zł
- grudzień: 900 zł
oraz dodatek za pracę nocą:
- październik: 46,74 zł (4300 / 184 h × 20% x 10 h)
- listopad: 113,16 zł (4300 / 152 h × 20% x 20 h)
- grudzień: 80,63 zł (4300 / 160 h × 20% x 15 h)
Pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w styczniu 2025 roku. Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł. W takiej sytuacji należy przeliczyć faktycznie wypłacone dodatki za pracę w porze nocnej według obowiązującej stawki minimalnego wynagrodzenia:
- październik: 50,72 zł (4666 / 184 h × 20% x 10 h)
- listopad: 122,79 zł (4666 / 152 h × 20% x 20 h)
- grudzień: 87,49 zł (4666 / 160 h × 20% x 15 h)
Wynagrodzenie ze składników zmiennych za urlop wypoczynkowy, z którego pracownik skorzysta w styczniu 2025 roku, wyniesie:
850 zł + 600 zł + 900 zł + 50,72 zł + 122,79 zł + 87,49 zł = 2611 zł
2611 zł / 496 godz. = 5,26 zł
5,26 zł × 24 godz. = 126,24 zł
Podsumowanie
Zmianę składników zmiennych wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego trzeba brać pod uwagę od początku okresu obliczeniowego, a nie od momentu ich faktycznego wprowadzenia. Oznacza to, że w przypadku zmiany stawki wynagrodzenia podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy obliczyć tak, jakby nowa stawka obowiązywała przez cały okres przyjmowany do ustalenia tej podstawy.
