Przepisy podatkowe precyzyjnie regulują tryb postępowania w zakresie nadawania i unieważniania identyfikatorów podatkowych. Postępowanie w sprawie unieważnienia NIP-u jest procesem ściśle określonym przez prawo i wszczynanym w szczególnych okolicznościach. Wyjaśniamy, kiedy unieważnienie NIP-u jest możliwe i czy podatnik ma prawo złożyć wniosek o jego zainicjowanie.
Procedura nadania NIP-u
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – identyfikatorem podatkowym jest:
- numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:
- niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej, albo
- wykonującymi działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców;
- NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.
NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.
Art. 5 ust. 1 ww. ustawy podaje, że podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
Natomiast procedura nadania NIP-u regulowana jest w art. 8a ww. ustawy. Przepis ten podaje, że nadanie NIP-u następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, zwanego dalej „CRP KEP”, po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego.
Nadanie NIP-u podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych.
Informacja w przedmiocie NIP-u jest przekazywana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez CRP KEP odpowiednio do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej bezpośrednio po jego nadaniu, unieważnieniu, uchyleniu lub przywróceniu.
Zgodnie zaś z treścią art. 8b ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP-u. W przypadku osób fizycznych mających nadany numer PESEL potwierdzenie nadania NIP-u zawiera również numer PESEL.
Potwierdzenie nadania NIP-u jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.
Potwierdzeniem nadania NIP-u dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest ujawnienie tego numeru w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Unieważnienie NIP-u- jak wygląda procedura?
W art. 8c ww. ustawy przewidziano tryb odmowy nadania, uchylenia oraz unieważnienia NIP-u. W interesującym nas zakresie wskażmy, że zgodnie z art. 8c ust. 2 ustawy naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji, NIP nadany podmiotowi, w przypadku:
- wielokrotnego nadania NIP-u, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu;
- nadania NIP-u na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych.
Nie można posługiwać się unieważnionym NIP-em, a unieważniony NIP nie może zostać ponownie nadany.
Powołane przepisy wskazują, że nie jest prawnie dopuszczalne posiadanie przez podatnika dwóch identyfikatorów podatkowych NIP. NIP nadany może być wyłącznie podatnikowi w przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, przy czym podatnik może mieć tylko jeden NIP.
Jak wynika z treści art. 8d ust. 1 analizowanej ustawy w zakresie nieuregulowanym w art. 8b i art. 8c, do postępowań w sprawie odmowy nadania NIP-u, unieważnienia lub uchylenia nadanego NIP-u oraz do innych postępowań z zakresu ewidencji i identyfikacji podatników i płatników stosuje się odpowiednio przepisy działu IV („Postępowanie podatkowe”) ustawy Ordynacja podatkowa. Co ważne, zgodnie z art. 8d ust. 3 ustawy decyzji o unieważnieniu lub o uchyleniu NIP-u nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
Biorąc pod uwagę przepisy Ordynacji podatkowej, postępowanie podatkowe wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Natomiast datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi podatkowemu, z zastrzeżeniem art. 165a.
Natomiast jak wskazuje art. 165a Ordynacji podatkowej, gdy żądanie wszczęcia postępowania zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z jakichkolwiek innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.
Biorąc pod uwagę powyższe, warto zastanowić się, czy podatnik może samodzielnie, tj. na wniosek zainicjować postępowanie w sprawie unieważnienia NIP-u.
Do problematyki tej odniósł się WSA w Olsztynie w wyroku z 4 marca 2020 roku (I SA/Ol 22/20). Otóż sąd orzekł, że postępowanie o unieważnienie NIP-u naczelnik urzędu skarbowego prowadzi z urzędu, a nie na wniosek. Unieważnienie NIP-u następuje przy tym tylko w razie stwierdzenia wystąpienia jednej z przesłanek enumeratywnie wymienionych w przepisie art. 8c ust. 2 ustawy o zasadach ewidencji. W konsekwencji organy podatkowe nie są uprawnione do zainicjowania postępowania w trybie wnioskowym. Wobec powyższego zasadne jest wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 165a Ordynacji podatkowej.
Jednocześnie jednak sąd wskazał, że powyższa okoliczność nie zwalnia organu podatkowego od obowiązku wzięcia pod uwagę argumentów strony wyrażonych we wniosku i rozważenia ewentualnego podjęcia postępowania z urzędu.
Takie samo stanowisko zostało wyrażone w wyroku NSA z 6 września 2023 roku (III FSK 2523/21), gdzie można przeczytać, że okoliczność, że postępowanie dotyczące unieważnienia NIP-u nie ma charakteru skargowego, a prowadzone jest tylko z urzędu, determinuje formalno-prawną ocenę wniosku strony. Organ nie jest uprawniony do zainicjowania postępowania w trybie skargowym, co wiąże się z koniecznością wydania postanowienia w trybie art. 165a Ordynacji podatkowej.
Podsumowując, należy wskazać, że postępowanie w sprawie unieważnienia NIP-u regulowane jest przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Ponadto w zakresie nieuregulowanym trzeba posiłkować się odpowiednimi przepisami Ordynacji podatkowej.
