Ulga na złe długi - jak skorzystać gdy dłużnik nie jest już vatowcem?

Prowadzisz sprzedaż towarów lub usług i nie otrzymujesz zapłaty od kontrahenta? Zobacz, czym jest ulga na złe długi w VAT i jak dzięki niej możesz odzyskać należny podatek. Wyjaśniamy, jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z tego rozwiązania, zwłaszcza w sytuacji, gdy dłużnik przestał być czynnym podatnikiem VAT lub jest podmiotem zwolnionym z tego podatku.

Czym jest ulga na złe długi w podatku VAT?

Ulga na złe długi w VAT to narzędzie pozwalające wierzycielowi na odzyskanie zapłaconego podatku VAT należnego zawartego w wystawionej fakturze sprzedaży wobec nieotrzymania należności wynikającej z tej faktury.

W przypadku dłużnika ulga na złe długi w VAT zobowiązuje go do skorygowania odliczonego podatku VAT zawartego w niezapłaconej na rzecz wierzyciela (sprzedawcy) faktury.

Ulga na złe długi w VAT może być zastosowana do pełnej wartości faktury sprzedaży, ale również wyłącznie do części jej wartości (na skutek nieotrzymania zapłaty).

Specyfika ulgi na złe długi w VAT

Nawiązując do art. 89a ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), podatnik może skorygować podstawę opodatkowania VAT oraz podatek VAT należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju (wartość netto i VAT z wystawionej faktury) w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. 

Po pierwsze ulga na złe długi w VAT to prawo wierzyciela, z którego może skorzystać, ale nie musi. Natomiast ulga na złe długi w VAT u dłużnika to obowiązek, a nie możliwość skorygowania odliczonego VAT od niezapłaconej, otrzymanej od sprzedawcy faktury.

Po drugie wierzytelność będąca przedmiotem ulgi na złe długi musi być nieściągalna. Musi mieć miejsce uprawdopodobnienie jej nieściągalności. Na czym to polega?

Jeżeli powyższe podstawowe kryterium wystąpiło, wówczas wierzyciel będzie mógł skorzystać z ulgi na złe długi w VAT po spełnieniu niżej wymienionych warunków.

Warunki ulgi na złe długi w VAT w przypadku, kiedy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT

Wierzyciel może skorzystać z obniżenia (korekty in minus) podstawy opodatkowania VAT (wartość netto z faktury) oraz podatku VAT należnego (wartość VAT z faktury) wynikających z wystawionej faktury, za którą nie otrzymał zapłaty.

Może tego dokonać, gdy będą spełnione poniższe warunki:

1. została faktycznie przez wierzyciela dokonana (krajowa) dostawa towarów lub świadczenie usług opodatkowane podatkiem VAT (niekorzystające ze zwolnienia z VAT) na rzecz dłużnika-czynnego podatnika VAT;
2. na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej JPK_V7X, w której wierzyciel dokonuje korekty z tytułu ulgi na złe długi w VAT, jest on podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
3. od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona (ostatnim miesiącem/kwartałem, w którym można dokonać korekty, jest grudzień/IV kwartał, mimo że deklaracja za ten okres składana jest w kolejnym roku).

Należy jednak podkreślić, że powyższe warunki dotyczą sytuacji, w której dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT, tzn. dostawa towarów lub świadczenie usług zostało dokonane na rzecz dłużnika-czynnego podatnika VAT.

Jednak co, gdy dłużnik jest podatnikiem zwolnionym z VAT lub utracił status czynnego podatnika VAT?

Warunki ulgi na złe długi w VAT w przypadku, kiedy dłużnik jest podatnikiem zwolnionym z VAT

Od 2025 roku nastąpiła znaczna zmiana w kwestii typów dłużników, w stosunku do których wierzyciel ma prawo skorzystać z ulgi na złe długi w VAT.

Wierzyciel ma możliwość obniżenia (korekty in minus) podstawy opodatkowania VAT (wartość netto z faktury) oraz podatku VAT należnego (wartość VAT z faktury) wynikających z wystawionej faktury, za którą nie otrzymał zapłaty także w stosunku do dłużnika, który jest podatnikiem zwolnionym z VAT (ale także w przypadku, kiedy dłużnik utracił status czynnego podatnika VAT).

W celu skorzystania z ulgi na złe długi w VAT, gdy dłużnik jest podatnikiem zwolnionym z VAT, należy zweryfikować wypełnienie poniższych warunków.

Powyższe warunki dotyczą sytuacji, w której dłużnik nie jest czynnym podatnikiem VAT, a więc jest podatnikiem zwolnionym z VAT (firma, konsument) na dzień dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług.

W przypadku utraty przez dłużnika statusu czynnego podatnika VAT wierzyciel musi jedynie sprawdzić, czy status podatnika zwolnionego z VAT dłużnik miał już na dzień dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług.

Warto podkreślić, że utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może nastąpić na skutek zaistnienia różnych okoliczności, takich jak np.:

• rejestracja jako podatnik zwolniony z VAT;
• wyrejestrowanie lub wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT;
• zakończenie działalności gospodarczej, także wskutek śmierci podatnika;
• stwierdzenie fikcji istnienia podatnika;
• niezgodność danych podatnika zawartych w zgłoszeniu VAT-R z rzeczywistością;
• brak kontaktu z podatnikiem lub pełnomocnikiem na mocy udokumentowanych prób podjęcia tego kontaktu;
• prowadzenie przez podatnika działalności mającej na celu wyłudzenia podatkowe;
• dokonanie przez podatnika zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy;
• składanie przez podatnika za 6 kolejnych miesięcy albo za 2 kolejne kwartały zerowych deklaracji JPK_V7X, tzn. niezawierających żadnych transakcji;
• brak składania przez podatnika jakichkolwiek deklaracji JPK_V7X pomimo takiego obowiązku;
• wystawianie przez podatnika tzw. pustych faktur lub faktur korygujących, a więc takich, które dokumentowały czynności, które nie zostały wykonane;
• niestawianie się przez podatnika albo jego pełnomocnika na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS.

Utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może również mieć miejsce wtedy, gdy podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową.

Utrata statusu zarejestrowanego, czynnego podatnika VAT może także nastąpić wobec podmiotu, dla którego sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Potwierdzenie statusu podatkowego dłużnika

W aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku weryfikacji, czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT, choć oczywiście warto przeprowadzić taką weryfikację, szczególnie jeżeli dłużnik był czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT na dzień przeprowadzenia transakcji sprzedaży. Wierzyciel wie wówczas, czy musi spełnić podstawowy zakres ww. warunków, czy może rozszerzony, o którym także była mowa powyżej.

Ustalenie statusu podatkowego dłużnika jest bardzo uproszczone. Stało się to możliwe dzięki wprowadzonemu przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Wykazowi podmiotów, a więc tzw. białej liście VAT funkcjonującej już od 1 września 2019 roku zwierającej podmioty:

1. zarejestrowane jako podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), 
2. niezarejestrowane z konkretnych przyczyn,
3. wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. 

Biała lista VAT dostępna jest pod adresem: https://podatki-arch.mf.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/.

Rozliczenie ulgi na złe długi w VAT

Korekty in minus w ramach ulgi na złe długi w VAT wierzyciel dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, pod warunkiem, że do dnia złożenia przez wierzyciela deklaracji podatkowej za ten okres wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w żadnej formie.

Wierzyciel informuje o korekcie z tytułu ulgi na złe długi właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego w deklaracji podatkowej JPK_V7X, w której dokonuje tej korekty.

Brak statusu podatnika VAT a ulga na złe długi w VAT

W aktualnym stanie prawnym polskie przepisy ustawy o VAT nie wymagają, aby na dzień poprzedzający złożenie deklaracji VAT dłużnik był czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT. 

Weryfikacji, czy dłużnik jest podatnikiem zwolnionym z VAT, czy zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, wierzyciel powinien dokonać już na etapie dokonywania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz dłużnika.

Reasumując, fakt, że dłużnik przestał być zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, nie powoduje, że wierzyciel nie ma prawa do skorzystania z ulgi na złe długi w VAT.