Zasada 5S towarzyszy pracownikom w coraz większej liczbie zakładów pracy. Jeszcze kilka lat temu sporadycznie można było ją spotkać jedynie w zagranicznych korporacjach. Dziś jej zalety zaczynają dostrzegać także polscy przedsiębiorcy. Czy rzeczywiście jest ona skuteczna i polepsza utrzymanie stanowisk pracy na wysokim poziomie? Przyjrzyjmy się jej dokładnie.
Standard5S po raz pierwszy pojawił się w japońskich firmach, które postanowiły stworzyć konkretne narzędzie pozwalające na ustanowienie, utrzymanie, uporządkowanie i ciągłe doskonalenie stanowisk pracy tamtejszych pracowników. Po kilku latach testów wspomniana zasada, obecnie wykorzystywana między innymi w lean management, została sformalizowana przez Takashi Osadę. Skrót "5S" pochodzi od pięciu japońskich słów rozpoczynających się na literę "S", symbolizujących kolejne kroki: seiri (sortowanie), seiton (systematyka), seiso (sprzątanie), seiketsu (standaryzacja) oraz shitsuke (samodyscyplina). Z czasem japońska zasada zaczęła być doceniana także poza Azją, nie omijając Polski. Jest ona coraz częściej wdrażana w firmach produkcyjnych, magazynowych, usługowych, a nawet biurowych o polskich kapitałach.
Zasada 1S - SEIRI
Pierwszy etap metody 5S to wstępna selekcja i ustanowienie odpowiedniego porządku. Podczas jego trwania przeprowadza się szeroko zakrojoną inwentaryzację stanowisk pracy oraz powierzchni wspólnych celem odseparowania przedmiotów, które są potrzebne, od tych, które są zbędne. Te ostatnie zaznaczane są zazwyczaj czerwonymi kartkami, a następnie usuwane z audytowanej powierzchni (wyrzucane bądź gromadzone w tak zwanym pokoju czerwonych etykiet). Zasada 5S pozwala na odnalezienie zbędnych materiałów i przyrządów, nieużywanych narzędzi czy przestarzałych instrukcji, z których się od dawna nie korzysta. Seiri umożliwia utrzymanie stanowisk pracy w czystości i porządku, pozostawiając na nich jedynie te przedmioty, które realnie są wykorzystywane.
Zasada 2S - SEITON
Drugim elementem, z którego składa się zasada 5S jest systematyka . Dotyczy ona wszystkich przedmiotów, które pozostały na stanowisku pracy, po jego wcześniejszym uporządkowaniu. Główne założenia tego etapu dotyczą sposobu składowania oraz wyboru konkretnego i stałego miejsca dla poszczególnych rzeczy. Niezwykle ważne jest także ich odpowiednie oznaczenie - tak, aby w razie potrzeby były łatwo i szybko dostępne, a w dodatku w wystarczającej ilości. Najczęściej wykorzystywane są do tego specjalne linie, etykiety, kolorowe oznaczenia maksymalnej i minimalnej ilości towaru czy chociażby tabliczki informacyjne. Każdy pracownik po tym etapie 5S powinien wiedzieć, gdzie szukać konkretnych przedmiotów. Seiton skupia się również na doskonaleniu istniejących procesów i optymalizowaniu ich tak, by powodowały mniej strat, niż dotychczas. Celem tego etapu prac jest pozostawienie uporządkowanego i zadbanego miejsca pracy oraz spowodowany nim wzrost wydajności.
Zasada 3S - SEISO
Sprzątanie to nieodłączna część formuły 5S. Eliminacja wszelkiego rodzaju zanieczyszczeń, zabrudzeń czy nawet kurzu pozwoli, aby objęte tą zasadą stanowiska pracy i narzędzia imponowały porządkiem oraz były dobrze odbierane przez pracowników. Porządek powinni utrzymywać sami zainteresowani bądź wykwalifikowany do tego personel. Podstawą tej części zasady 5S jest także demonstrowanie i dokumentowanie wszystkich strat i anomalii produkcyjnych i usługowych spowodowanych brakiem bądź nieodpowiednim stosowaniem wcześniejszych założeń. Nieodłączne ku temu jest zatem stałe i regularne czyszczenie sprzętów i stanowisk pracy, harmonogramowanie tych czynności oraz prowadzenie ich ewidencji. Przy okazji sprzątania urządzeń warto także sprawdzać, czy są one sprawne i nie wymagają żadnych napraw bądź renowacji.
Zasada 4S - SEIKETSU
Seiketsu to ustandaryzowanie wszystkich pomysłów, rozwiązań i założeń, które powstały podczas trzech pierwszych etapów. Ten krok dotyczy ich opisu oraz udokumentowania tak, by były dostępne dla wszystkich pracowników. Standaryzacja dotyczy zarówno wyglądu miejsca pracy, jak i stworzenia wszelkiego rodzaju instrukcji i schematów, harmonogramów dotyczących sprzątania i audytów, stworzenia list kontrolnych czy chociażby zdjęć stanu wyjściowego. Dobrym pomysłem jest także zamontowanie tablic przypominających o stosowaniu określonych zasad i map obszarów roboczych. Na tym etapie wyłaniani są także liderzy 5S, dla których opracowuje się listy zadań i obowiązków, których muszą przestrzegać zarówno oni, jak i audytowani przez nich pracownicy.
Zasada 5S - SHITSUKE
Samodyscyplina to ostatnia kwestia, o której mówi zasada 5S. Jest ona nieodłączną częścią tego japońskiego standardu. Dotyczy ona głównie przestrzegania i wspierania wszystkich stworzonych wcześniej zasad i norm, a także ich terminów i sposobów realizacji. Jej celem jest skłonienie do utrzymania czystości i praktyk, które ją wspierają. Ważne na tym etapie są liczne audyty i testy. Dobrym pomysłem wspierającym ten standard są warsztaty kaizen bądź dodanie konieczności pracy w oparciu o 5S do opisu stanowisk wszystkich pracowników. Może to ich skłonić do przestrzegania przyjętych norm, szczególnie jeśli będzie to jeden z czynników stanowiących o ich ocenie okresowej. Istotne jest także, by każdy nowy pracownik w ramach szkoleń wstępnych mógł zapoznać się z zasadami 5S panującymi w firmie, tak by miał możliwość swobodnego dostosowania się do nich.
Podsumowując, zasada 5S pozwala na stabilny rozwój firmy oraz redukcję marnotrawstwa. Wpływa także na podniesienie bezpieczeństwa pracowników, a co za tym idzie redukcję nieszczęśliwych wypadków (szczególnie w obszarach produkcyjnych) oraz mniejszą liczbę awarii i opóźnień. Na pewno jest to rozwiązanie godne uwagi w każdej szanującej się polskiej firmie.
