Jednym z głównych zadań związków zawodowych jest reprezentowanie zbiorowych praw i interesów pracowników. Przejawia się to m.in. w uzgadnianiu warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, które pracodawca zamierza określić w regulaminie wynagradzania. Sprawdź dlaczego regulamin wynagradzania bez uzgodnienia ze związkami jest nieważny.
Kiedy ustalenie regulaminu wynagradzania jest obowiązkowe, a kiedy fakultatywne?
Obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania mają pracodawcy nieobjęci zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę:
zatrudniający co najmniej 50 pracowników,
zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników – jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu.
Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy odpowiadającym wyżej określonym wymaganiom, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, lecz nie ma takiego obowiązku (art. 772 § 1-12, 3 Kodeksu pracy).
Pracownicy wyłączeni spod unormowań regulaminu wynagradzania
Regulaminu wynagradzania nie zawiera się dla:
- pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie powołania;
- pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania w:
- urzędach marszałkowskich,
- starostwach powiatowych,
- urzędach gminy,
- biurach związków jednostek samorządu terytorialnego,
- biurach jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego oraz ich odpowiednikach;
- sędziów, asesorów sądowych, prokuratorów i asesorów prokuratury;
- funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Ochrony Państwa, Policji, Służby Więziennej, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej i jednostek organizacyjnych ochrony przeciwpożarowej oraz żołnierzy (art. 772 § 5 kp, art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych).
Jak wprowadzenie regulaminu wynagradzania wpływa na stosunki pracy?
Postanowienia regulaminu wynagradzania:
korzystniejsze dla osób nim objętych, z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa wynikające z przepisów prawa pracy dotychczasowe warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy lub dotychczasowe warunki aktu będącego podstawą wykonywania pracy zarobkowej;
mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe postanowienia regulaminu wynagradzania wprowadza się w drodze wypowiedzenia, o którym mowa w art. 42 kp, pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy; przy wypowiadaniu dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub takiego aktu;
który obejmuje inne niż pracownicy osoby wykonujące pracę zarobkową, mniej korzystne dla tych osób niż dotychczasowe postanowienia regulaminu wynagradzania wprowadza się w sposób przyjęty w umowie stanowiącej podstawę wykonywania pracy zarobkowej i w terminie ustalonym przez strony umowy; w razie braku określenia w umowie sposobu postępowania w tym zakresie albo w razie braku porozumienia postanowienia regulaminu wynagradzania nie wywołują wobec tych osób skutków prawnych (art. 772 § 5 kp, art. 16 ust. 4-6 ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych).
Wymóg uzgodnienia regulaminu wynagradzania z zakładową organizacją związkową
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi uzgodnić z nią regulamin wynagradzania. W ramach tego uzgodnienia zakładowa organizacja związkowa reprezentuje prawa i interesy zbiorowe wszystkich pracowników, niezależnie od ich przynależności związkowej.
Jeżeli u pracodawcy działa wiele zakładowych organizacji związkowych, powinny one przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko dotyczące projektu regulaminu wynagradzania.
Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Jeżeli
organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę projektu regulaminu wynagradzania, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 i 6 pkt 1 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych).
Jeżeli w terminie wyznaczonym przez pracodawcę występującego z inicjatywą wprowadzenia regulaminu wynagradzania, nie krótszym niż jeden miesiąc od dnia zgłoszenia tej inicjatywy, nie wszystkie organizacje związkowe przystąpią do rokowań, do prowadzenia rokowań są uprawnione te organizacje związkowe, które do nich przystąpiły (art. 772 § 5 kp, art. 10 ust. 3 ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych).
Skutki braku uzgodnienia postanowień regulaminu wynagradzania
Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie.
W przypadku działania u pracodawcy wielu zakładowych organizacji związkowych konieczność przedstawienia przez nie wspólnie uzgodnionego stanowiska dotyczącego projektu regulaminu wynagradzania oznacza, że chodzi o zgodne stanowisko ustalone uprzednio przez przedstawicieli wszystkich zakładowych organizacji związkowych albo przynajmniej organizacji reprezentatywnych, tożsame co do treści i zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy, a nie o stanowiska odrębnie i samodzielnie zajęte przez poszczególne organizacje związkowe. Pracodawca musi mieć bowiem pewność co do stosunku poszczególnych organizacji związkowych do prezentowanych im do uzgodnienia regulacji zakładowego prawa pracy. Pewności takiej nie dadzą mu stanowiska zawarte w odrębnych pismach poszczególnych zakładowych organizacji związkowych, nawet gdyby treść owych pism sugerowała zbliżone stanowiska tych organizacji. Od tego, jakie jest rzeczywiste (wspólne) stanowisko organizacji związkowych, zależy dalszy tok procedowania pracodawcy. Jeśli organizacje związkowe przedstawią pracodawcy wspólnie uzgodnione (czyli wspólne, jednolite) negatywne stanowisko, to pracodawca nie ma możliwości samodzielnego wydania regulaminu wynagradzania i musi prowadzić dalsze negocjacje z organizacjami związkowymi. Natomiast odrębne stanowiska tych organizacji upoważniają pracodawcę do samodzielnego i legalnego podjęcia przezeń decyzji w przedmiocie wydania regulaminu wynagradzania (wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 2025 roku, I PSKP 47/24).
Tak więc pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia regulaminu wynagradzania z mocą wiążącą, jeżeli:
nie uzgodni jego treści z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi),
działające u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe przedstawią wspólnie przez nie uzgodnione stanowisko negatywnie odnoszące się do projektu regulaminu wynagradzania – w przypadku działania u pracodawcy wielu zakładowych organizacji związkowych.
Skuteczne prawnie wprowadzenie regulaminu wynagradzania jest zatem możliwe, jeżeli:
pracodawca uzgodni treść regulaminu wynagradzania z zakładową organizacją związkową – w przypadku działania u pracodawcy jednej takiej organizacji,
działające u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe przedstawią wspólnie przez nie uzgodnione stanowisko akceptujące projekt regulaminu wynagradzania – w przypadku działania u pracodawcy wielu zakładowych organizacji związkowych,
działające u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie przez nie uzgodnionego stanowiska dotyczącego projektu regulaminu wynagradzania (w tym przypadku pracodawca może wprowadzić regulamin wynagradzania pomimo nieuzyskania uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi).
Przykład 1.
U pracodawcy działały dwie zakładowe organizacje związkowe. 13 stycznia 2026 roku pracodawca przekazał każdej z nich projekt regulaminu wynagradzania, do uzgodnienia. W terminie 30 dni od tego dnia wspomniane organizacje związkowe nie przekazały pracodawcy wspólnie uzgodnionego stanowiska dotyczącego projektu regulaminu. Każda z tych organizacji przekazała natomiast swoje odrębne stanowisko. Pracodawca, po zapoznaniu się z tymi stanowiskami, zdecydował o wprowadzeniu niektórych (nie wszystkich) zaproponowanych przez każdą z zakładowych organizacji związkowych zmian w treści regulaminu wynagradzania, po czym wprowadził ten regulamin, podając go do wiadomości pracowników 2 marca 2026 roku. Regulamin wszedł w życie po 14 dniach, czyli 16 marca 2026 roku.
Podsumowanie - regulamin wynagradzania bez uzgodnienia
Podsumowując, brak uzgodnienia treści regulaminu wynagradzania z zakładową organizacją związkową działającą u pracodawcy (odpowiednio, z zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli jest ich wiele) skutkuje niemożnością wprowadzenia tego regulaminu; próba jego wprowadzenia nie jest prawnie skuteczna. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której wiele (więcej niż jedna) działających u pracodawcy zakładowych organizacji związkowych nie przedstawi wspólnie uzgodnionego przez nie stanowiska dotyczącego proponowanej treści regulaminu. Warto jeszcze zaznaczyć, że opisane wyżej zasady wprowadzania regulaminu wynagradzania, a w szczególności uzgadniania jego treści, należy stosować również w przypadku każdej zmiany postanowień tego aktu normatywnego.
