Nowelizacja Kodeksu pracy (kp) obowiązująca od 26 kwietnia 2023 roku wprowadziła nową instytucję prawną – zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej z zachowaniem prawa do połowy wynagrodzenia za czas tego zwolnienia.
Stan prawny sprzed nowelizacji Kodeksu pracy
W prawie pracy nie funkcjonowała wcześniej instytucja zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Jednakże zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w którym zawarto szeroką definicję przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy – jako zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy – nie było przeszkód prawnych, aby w stanie prawnym sprzed 26 kwietnia 2023 roku pracodawca usprawiedliwiał pracownikowi jego nieobecność w pracy spowodowaną działaniem siły wyższej oraz uznał ją za płatną bądź nie (zależało to od woli pracodawcy). Może on również udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy na część dnia pracy z zachowaniem lub bez zachowania prawa do wynagrodzenia, przy czym decyzja w tym zakresie także należy do pracodawcy.
Niezależnie od powyższego, na wniosek pracownika mogło być mu też udzielone (i nadal taka możliwość istnieje) zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Pracownik musi wówczas odpracować takie zwolnienie, a czas odpracowania nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 21 kp).
Stan prawny po nowelizacji
Zgodnie z nowo wprowadzonym art. 1481 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Godzinowy wymiar zwolnienia od pracy ulega też odpowiedniemu obniżeniu w przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin, np. gdy pracownik legitymuje się orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności albo jest pracownikiem zatrudnionym w ochronie zdrowia.
Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
Za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia obliczanego co do zasady jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego. Wynika to z § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Zgodnie z tym przepisem przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.
Przykład 1.
W sierpniu 2024 roku, w którym nominalny czas pracy wynosił 168 godzin, pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w wymiarze 1 dnia, co odpowiadało 8 godzinom.
Normalne wynagrodzenie miesięczne pracownika obejmuje płacę zasadniczą – 4500,00 zł, dodatek funkcyjny – 600,00 zł oraz premię motywacyjną, będącą zmiennym składnikiem wynagrodzenia, której wysokość w sierpniu 2024 roku wyniosła 1500,00 zł.
W celu obliczenia wynagrodzenia za dzień zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej należy odwołać się do wyżej wspomnianego § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, a następnie do przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – dalej „rozporządzenie urlopowe”.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia urlopowego przy obliczaniu omawianego wynagrodzenia należy uwzględnić wszystkie 3 wymienione wyżej składniki normalnego wynagrodzenia pracownika (żaden z tych składników nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru wynagrodzenia za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej).
W myśl § 7 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) należy uwzględnić w wynagrodzeniu za czas zwolnienia od pracy w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu korzystania z tego zwolnienia. W analizowanym przypadku dotyczy to płacy zasadniczej i dodatku funkcyjnego.
Dalej, zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, czyli tzw. składniki zmienne, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia za zwolnienie od pracy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (z tych 3 miesięcy oblicza się kwotę przeciętną) – jednakże ta regulacja, jak wskazano wcześniej, podlega modyfikacji: składnik wynagrodzenia ustalany w wysokości przeciętnej (w analizowanym przypadku, premia motywacyjna) oblicza się tylko z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (§ 5 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku). W ramach stałych składników wynagrodzenia (płacy zasadniczej i dodatku funkcyjnego) wynagrodzenie za 1 dzień zwolnienia od pracy należy obliczyć następująco:
4 500,00 zł + 600,00 zł = 5 100,00 zł;
5 100,00 zł / 168 h = 30,36 zł/h;
30,36 zł/h × 8 h = 242,88 zł;
242,88 zł × 50% = 121,44 zł;
5100,00 zł - 121,44 zł = 4978,56 zł.
Kwota 121,44 zł to wynagrodzenie za 1 dzień zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, a kwota 4 978,56 zł – wynagrodzenie za cały sierpień 2024 roku w ramach stałych składników wynagrodzenia.
Obliczając wynagrodzenie w ramach składnika zmiennego (premii motywacyjnej), postępujemy zgodnie z § 9 rozporządzenia urlopowego:
dzieląc kwotę premii motywacyjnej przez liczbę godzin, w których czasie pracownik wykonywał pracę w sierpniu 2024 roku, a następnie
mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie zwolnienia od pracy w ramach normalnego czasu pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał ze zwolnienia.
Następnie wynik należy zmniejszyć o połowę.
Obliczenia przedstawiają się w związku z tym następująco:
168 h - 8 h = 160 h;
1 500,00 zł / 160 h = 9,37 zł/h;
9,37 zł/h × 8 h = 74,96 zł;
74,96 zł × 50% = 37,48 zł;
1 500 zł + 37,48 zł = 1537,48 zł.
Kwota 37,48 zł stanowi wynagrodzenie za 1 dzień zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, a kwota 1 537,48 zł – wynagrodzenie za cały sierpień 2024 roku – w ramach zmiennego składnika wynagrodzenia.
Ogółem (z uwzględnieniem składników stałych i zmiennego) wynagrodzenie za 1 dzień zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej stanowi kwota 158,92 zł (121,44 zł + 37,48 zł), a wynagrodzenie za cały sierpień 2024 roku – kwota 6516,04 zł (4 978,56 zł + 1 537,48 zł).
Przykład 2.
Pracownik wykorzystał 4 sierpnia 2023 roku zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze 5 godzin (przez pozostałe 3 godziny w tym dniu świadczył pracę).
Jego normalne wynagrodzenie miesięczne obejmuje płacę zasadniczą – 5400,00 zł oraz premię prowizyjną (zmienny składnik wynagrodzenia), która w sierpniu 2023 roku wyniosła 2000,00 zł. W miesiącu tym pracownik otrzymał również jednorazową nagrodę w kwocie 6000,00 zł. Zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego przy obliczaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy nie należy uwzględnić wspomnianej nagrody, gdyż jest ona jednorazową wypłatą za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Nominalny czas pracy w sierpniu 2023 roku wynosi 176 godzin. Obliczając wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, wykonujemy najpierw następujące działania:
5 400,00 zł / 176 h = 30,68 zł/h;
30,68 zł/h × 5 h = 153,40 zł;
153,40 zł × 50% = 76,70 zł;
5 400,00 zł - 76,70 zł = 5 323,30 zł.
Kwota 76,70 zł stanowi wynagrodzenie za 5 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, a kwota 5 323,30 zł – wynagrodzenie za cały sierpień 2023 roku – w ramach stałego składnika wynagrodzenia (płacy zasadniczej).
Następnie przeprowadzamy następujące działania:
176 h - 5 h = 171 h;
2000,00 zł / 171 h = 11,69 zł/h;
11,69 zł/h × 5 h = 58,45 zł;
58,45 zł × 50% = 29,22 zł;
2 000,00 zł + 29,22 zł = 2 029,22 zł.
Kwota 29,22 zł to wynagrodzenie za 5 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, a kwota 2029,22 zł – wynagrodzenie za cały sierpień 2023 roku w ramach zmiennego składnika wynagrodzenia (premii prowizyjnej).
Ogółem (z uwzględnieniem składna stałego i zmiennego) wynagrodzenie za 5 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej stanowi kwota 105,92 zł (76,70 zł + 29,22 zł), a wynagrodzenie za cały sierpień 2023 roku – kwota 7 352,52 zł (5 323,30 zł + 2 029,22 zł).
Regulacja zawarta w omówionym wyżej, nowym art. 1481 kp stanowi wdrożenie art. 7 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE, zgodnie z którym państwa członkowskie wprowadzają niezbędne środki w celu zapewnienia, aby każdy pracownik miał prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika; państwa członkowskie mogą ograniczyć prawo pracownika do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej do określonej ilości czasu przypadającej na rok lub na konkretny przypadek.
