Poradnik Przedsiębiorcy

Czy kasa fiskalna w biurze rachunkowym jest obowiązkowa?

Działalność biura rachunkowego może obejmować różny zakres usług. W przypadku takiej działalności mamy do czynienia zarówno z czynnościami polegającymi na prowadzeniu ksiąg podatkowych, wypełnianiu deklaracji, jak i na świadczeniu usług doradczych w zakresie prawa podatkowego. W kontekście tak szerokiego zakresu warto zastanowić się, czy kasa fiskalna w biurze rachunkowym jest obowiązkowa? Odpowiedź w poniższym artykule!

Kasa fiskalna przy świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych

Ogólny obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika wprost z art. 111 ust. 1 ustawy VAT. Przepis ten podaje, że podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych prowadzi ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej.

Dodatkowo na podstawie rozporządzenia wykonawczego podatnik jest zobowiązany do wystawienia i wydawania paragonów fiskalnych.

W świetle powyższych przepisów kasa fiskalna w biurze rachunkowym jest konieczna w przypadku świadczenia usług na rzecz osób prywatnych. Natomiast w przypadku gdy usługobiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, biuro rachunkowe nie wystawia paragonu, lecz fakturę. W takim przypadku konieczność posiadania kasy fiskalnej nie występuje.

Możliwość skorzystania ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Warto podkreślić, że polskie przepisy podatkowe przewidują opcję skorzystania ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zagadnienie to zostało uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zanim jednak przejdziemy do możliwych rozwiązań w tym zakresie, należy wskazać, że w przypadku świadczenia pewnych kategorii usług podatnik musi zawsze stosować kasę fiskalną i nie ma prawa do skorzystania ze zwolnienia. Jak podaje § 4 ust. 1 pkt 2 lit. h) rozporządzenia, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku świadczenia usług doradztwa podatkowego. Jedynie na zasadzie wyjątku, na podstawie § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, usługi te mogą korzystać ze zwolnienia, gdy świadczone są przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość.

W konsekwencji, w sytuacji gdy biuro rachunkowe świadczy m.in. usługi doradztwa podatkowego na rzecz swoich klientów, musi obowiązkowo korzystać z kasy fiskalnej. Taki obowiązek powstaje również co do całej pozostałej sprzedaży usług.

W kontekście powyższego pojawiła się wątpliwość co do sposobu kwalifikacji usług związanych z obsługą rachunkowo-księgową prowadzoną przez biura rachunkowe. Konkretnie chodzi o takie czynności jak: prowadzenie ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych, sporządzanie deklaracji, jak również wypełnianie ww. dokumentów.

Podatnicy zastanawiali się, czy również w przypadku ww. usług nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej w biurze rachunkowym.

Biura rachunkowe świadczące usługi doradztwa podatkowego obligatoryjnie muszą korzystać z kasy fiskalnej w przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wątpliwości dotyczą natomiast sytuacji, gdy biuro rachunkowe świadczy usługi w zakresie prowadzenia ewidencji oraz wypełniania deklaracji podatkowych.

Interpretacja ogólna MF w zakresie usług związanych z obsługą rachunkowo-księgową

Przedstawione wątpliwości zostały wyjaśnione dopiero w interpretacji ogólnej MF nr PT3.8101.2.2015.AEW.16.

W piśmie tym MF wyraźnie wskazał, że za czynności o charakterze doradczym powinny zostać uznane tylko czynności polegające na udzielaniu podmiotom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami.

Natomiast czynności polegające na prowadzeniu ksiąg i ewidencji podatkowych z istoty swej bliskie są działalności zawodowej osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli czynnościom księgowym, a czynności polegające na sporządzaniu deklaracji i zeznań podatkowych mają w znacznej mierze charakter techniczny, a nie prawny. W związku z tym nie stanowią doradztwa.

Z powyższej interpretacji wynika zatem, że biuro rachunkowe, które wykonuje wyłącznie usługi o charakterze rachunkowo-ewidencyjnym, może w pewnym zakresie skorzystać ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Biuro rachunkowe świadczące usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz na wypełnianiu deklaracji podatkowych może być objęte zwolnieniem z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna w biurze rachunkowym - zwolnienie podmiotowe 

Omawiane rozporządzenie przewiduje dwa rodzaje zwolnień: podmiotowe oraz przedmiotowe. Natomiast w zakresie interesującej nas tematyki możliwe do zastosowania przez biuro rachunkowe będzie wyłącznie zwolnienie podmiotowe określone w § 3 rozporządzenia.

Przepis ten przewiduje, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

W konsekwencji do momentu nieprzekroczenia limitu wartości świadczonych usług kasa fiskalna w biurze rachunkowym nie jest obowiązkowa.

W przypadku przekroczenia limitu w trakcie roku zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20 000 zł.

Przykład 1.

Biuro rachunkowe świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, wypełniania deklaracji podatkowych oraz doradztwa w związku ze stosowaniem przepisów podatkowych. W tym przypadku niezależnie od wielkości sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych czy rolników ryczałtowych biuro rachunkowe obowiązkowo ma stosować kasę fiskalną co do całej sprzedaży.

Przykład 2.

Biuro rachunkowe świadczy usługi wypełniania deklaracji podatkowych oraz obliczania dochodu osobom prowadzącym najem prywatny. W takim przypadku może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego i jeżeli nie zostanie w ciągu roku przekroczony limit 20 000 zł, to posiadanie kasy fiskalnej nie jest konieczne.

Biuro rachunkowe wykonujące wyłącznie czynności o charakterze rachunkowym oraz ewidencyjnym może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w zakresie kasy fiskalnej. Zwolnienie to opiera się na nieprzekroczeniu wartości usług świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Warto podkreślić, że do limitu 20 000 zł nie wlicza się wartości usług świadczonych na rzecz przedsiębiorców.
Kwestia związana z posiadaniem kasy fiskalnej przez biuro rachunkowe determinowana jest przez zakres świadczonych usług. W zależności od tego, z jakimi konkretnymi świadczeniami ze strony biura mamy do czynienia, w różny sposób będą kształtowały się obowiązki biura w kontekście przepisów o kasie fiskalnej.