Cudzoziemiec może zostać zatrudniony na odległość

W ostatnim okresie, w związku ze wzrostem liczby cudzoziemców w Polsce przy jednoczesnym zwiększeniu możliwości ich zatrudniania, po stronie pracodawców i prawników powstają wątpliwości dotyczące nawiązania stosunku pracy na odległość z obywatelem innego państwa niż Rzeczpospolita Polska (RP). Czy cudzoziemiec może zostać zatrudniony na odległość? Jakie są uwarunkowania prawne w tym zakresie – piszemy na ten temat w poniższym artykule.

Wymagana forma zatrudnienia – podstawy prawne

Należy zaznaczyć na wstępie, że kwestia zatrudniania cudzoziemców na odległość nie została uregulowana w szczególny, odrębny sposób. Niektórzy specjaliści uważają, że brak takich zapisów stanowi lukę prawną i generuje problemy. Niezależnie jednak od tego, czy jest to pogląd zasadny, czy też nie – do zatrudnienia cudzoziemców mają zastosowanie ogólne zasady prawa pracy przy odpowiednim uwzględnieniu norm prawa cywilnego oraz innych przepisów.

W odniesieniu do omawianej problematyki będziemy korzystać z wybranych unormowań następujących aktów prawnych:

• Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp);
• Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (kc);
• Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwanej dalej „ustawą o promocji zatrudnienia”.

Forma zatrudnienia według kp

Przepisy kp wymagają, aby umowa o pracę była zawarta na piśmie. Brak zachowania formy pisemnej nie powoduje jednak nieważności umowy. Potwierdził to także w jednym z postanowień Sąd Najwyższy, stwierdzając, że niezachowanie formy pisemnej nie rodzi konsekwencji w postaci nieważności umowy o pracę, ponieważ wspomniana forma nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Oznacza to zatem, że umowa zawarta ustnie czy nawet w sposób dorozumiany, jest wiążąca dla stron stosunku pracy. Trzeba jednocześnie pamiętać, że unormowania kp nakładają na pracodawcę obowiązki informacyjne względem pracownika, z którym umowa o pracę nie została zawarta na piśmie. 

W przypadku gdy umowy nie zawarto w formie pisemnej, pracodawca musi przekazać pracownikowi na piśmie informacje dotyczące stron stosunku pracy, rodzaju umowy oraz warunków w niej ustalonych.

Jak rozumieć pojęcie formy pisemnej zawarcia umowy o pracę?

Pisaliśmy już o tym, że kp wymaga – w odniesieniu do zawarcia umowy o pracę – formy pisemnej. Regulacje kodeksowe nie wyjaśniają jednak pojęcia „forma pisemna”. W tej materii, poprzez odesłanie z art. 300 kp, należy sięgnąć do postanowień kc. Tradycyjne podejście w tym zakresie reprezentuje art. 78 § 1 kc, który stanowi, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Nie jest jednak wykluczone zastosowanie do formy zawarcia umowy o pracę przepisu określającego warunki zachowania dokumentowej formy czynności prawnej. To rozwiązanie może być użyteczne w sytuacji konieczności zatrudnienia danej osoby (cudzoziemca) na odległość, a więc bez możliwości fizycznej wymiany dokumentów. 

W art. 77(3) doprecyzowano pojęcie dokumentu – jest nim nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Można sobie zatem wyobrazić, że strony zawierają umowę na odległość, wykorzystując system teleinformatyczny. Polega to np. na wymianie plików zawierających oświadczenia woli, które ujawniają wolę stron w sposób dostateczny, przy czym wiadomo, że art. 60 kc odnosi się także do wspomnianych oświadczeń złożonych w postaci elektronicznej. Ponadto ważną kwestią jest potwierdzenie (zgoda) drugiej strony na złożone oświadczenie – tutaj z kolei istotne jest korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Przepisy kc zakładają również, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Dodatkowe warunki określone w ustawie o promocji zatrudnienia

Przepisy ustawy o promocji zatrudnienia obejmują pewne dodatkowe regulacje dotyczące zawierania umów o pracę z cudzoziemcami. Jednak co do istoty – w odniesieniu do formy zawarcia stosunku pracy – nie wykraczają one poza unormowania kp. Zgodnie z art. 88h ust. 1 pkt 3 ustawy o promocji zatrudnienia podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia mu przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały. Zatem podobnie jak w przypadku umowy o pracę zawieranej na podstawie kp istnieje obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej, dodatkowym wymogiem jest – przed akceptacją umowy przez cudzoziemca – przedstawienie mu tłumaczenia treści dokumentu na język dla niego zrozumiały.

Przed podpisaniem powyższej umowy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przedstawienia mu jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały. 

Dodatkowo warto jeszcze wspomnieć, że do zwrotu „forma pisemna” można zastosować omówione już wcześniej przepisy kc dotyczące dokumentowej formy czynności prawnej.

Wprawdzie przepisy ustawy o promocji zatrudnienia przewidują możliwość nałożenia kary grzywny w wysokości od 200 zł do 2000 zł w razie braku zawarcia umowy w formie pisemnej z cudzoziemcem zwolnionym z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, lecz jest to bez znaczenia dla ważności zawarcia umowy w innej formie niż pisemna.

Cudzoziemiec może zostać zatrudniony na odległość – podsumowanie

Przepisy prawa nie rozstrzygają jednoznacznie kwestii zawierania umów o pracę z cudzoziemcem na odległość. Zarówno kp, jak i ustawa o promocji zatrudnienia stawiają wymóg zachowania formy pisemnej, jednak nie wiąże się to z nieważnością w przypadku braku spełnienia tego warunku. Odrębną kwestią jest pojęcie formy pisemnej. Tutaj warto się odwołać do regulacji kc. Wydaje się słuszna teza, zgodnie z którą złożenie zdalnie oświadczenia woli o zawarciu umowy z cudzoziemcem może być oparte na regulacjach dotyczących dokumentowej formy czynności prawnej. Dokumentem w tym przypadku jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Strony zamierzające podjąć współpracę nie muszą się zatem osobiście spotykać, aby podpisać dokumenty, dopuszczalne jest natomiast wykorzystanie narzędzi dostępnych w ramach systemu teleinformatycznego. Jeżeli podmioty nawiązujące stosunek pracy dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ewentualne wątpliwości co do skuteczności zawarcia umowy o pracę ulegają minimalizacji.